Quy định về tính hợp lệ của hóa đơn chứng từ

Chứng từ hợp pháp và hợp lý hợp lệ đảm bảo những tài liệu này khi quyết toán không bị loại ra khỏi các chi phí phí khác. Vậy thế nào là hóa đơn chứng từ hợp lệ. Kế toán Lê Ánh xin gửi đến bạn đọc bài viết nghiệp vụ chi tiết tại đây nhé.  

>>> Xem thêm: Toàn bộ thủ tục về tạm dừng hợp đồng doanh nghiệp cần biết

I. Những điều cần biết về tính hợp lệ của chứng từ  

Tính hợp pháp của hóa đơn chứng từ là những chứng từ luân chuyển tại doanh nghiệp áp dụng theo quy định. Quy định chi tiết về hóa đơn như sau:

Hóa đơn được lập phải do Bộ Tài chính phát hành, trường hợp hóa đơn của doanh nghiệp phải được đặt in theo quy định về in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hoá đơn.

Những hóa đơn không hợp pháp là những hóa đơn giả và hóa đơn tự in theo quy định của doanh nghiệp chưa qua thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế ....  

Khi hạch toán, kế toán của doanh nghiệp không lương hết được  những tình huống xảy ra khi giao dịch và sử dụng hóa đơn hóa đơn bất hợp pháp. Nhiều trường hợp doanh nghiệp có trường hợp về giao dich mua bán hàng hóa dich vụ có thật kèm theo hóa đơn tài chính đầy đủ, đảm bảo hóa đơn phải thanh toán đây đủ và minh bạch kèm theo những chứng từ được thanh toán bổ sung qua ngân hàng. Tuy nhiên sẽ gặp phải những trường hợp bổ sung có rủi ro về hàng hóa đơn có nhiều tình huống xảy ra với các trường hợp:

1. DN cung cấp hàng hóa đã cung cấp hàng hóa dịch vụ doanh nghiệp nhưng hàng hóa dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó

Ví dụ: Công ty Dịch vu kế toán Việt ký hợp đồng với công ty TNHH Bình Minh chi tiết về việc cung cấp dịch vụ làm sổ sách kế toán và xuất hóa đơn cho Công ty TNHH Bình Minh. Nhưng công ty dịch vụ kế toán Việt lại không đăng ký kinh doanh về mảng hoạt động  tư vấn kinh doanh nên không đủ dịch vu này do khi mở công ty tư vấn kế toán cần có chứng chỉ hành nghề.  Vì vậy hóa đơn công ty dịch vụ kế toán Việt cung cấp sẽ là hóa đơn hóa bất hợp pháp sẽ bị loại ra khỏi chi phí khi cơ quan thuế tới làm việc. 

–Trường hợp doanh nghiệp mua hóa đơn hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp trong danh sách các doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh hoặc thuộc đối tượng bỏ trốn trong theo dõi của cơ quan thuế. 

Theo quy định trên thì doanh nghiệp trong thời gian doanh nghiệp đó tạm ngừng hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp đó không sử dụng hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ, trong thời gian này nếu doanh nghiệp có phát sinh hoạt động giao dịch với các doanh nghiệp này thì các hóa đơn đầu vào  sẽ được tính là hóa đơn bất hợp pháp. 

Hóa đơn chứng từ phải đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ để không bị loại bỏ chi phí hợp lý khi hạch toán 

Trường họp hóa đơn xuất ra là hóa đơn của doanh nghiệp đang bỏ trốn Về doanh nghiệp đang bỏ trốn mà cơ quan thuế đang theo dõi. Nghĩa trực diện mà chúng ta hay hiểu là các doanh nghiệp không còn trên thương trường, mất tích, không còn liên lạc được, cơ quan thuế không có được thông tin kiểm soát.

Nhưng còn một trường hợp nữa bị xếp vào doanh nghiệp đang bỏ trốn đó là: doanh nghiệp tự ý ngừng báo cáo với cơ quan thuế nhưng không có công văn xin tạm dừng hoạt động hoặc doanh nghiệp có làm công văn xin tạm dừng hoạt động kinh doanh, tuy nhiên hết thời gian quy định về tạm ngừng hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp vẫn không thực hiện tiếp các bước tiếp theo (hoặc là mở hoạt động kinh doanh trở lại hoặc phải làm thủ tục giải thể doanh nghiệp). Do vậy giao dịch trong trường hợp này cũng sẽ nảy sinh hóa đơn đầu vào là bất hợp pháp.

2. Tính hợp lý của chứng từ

Hợp lý ở đây là nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền… thể hiện trên hóa đơn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được. Doanh nghiệp kinh doanh hoạt động mảng lĩnh vực nào thì hóa đơn chứng từ cũng phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó.

Ví dụ: Trường hợp doanh nghiệp không phải đơn vị kinh doanh vận tải mà không có phương tiện đi lại như ô tô, xe máy thuộc về sở hữu của  cá nhân có các hóa đơn đầu vào đổ nhiên liệu thì hóa đơn này được coi là hợp pháp nhưng sẽ không hợp lý vì xe này không thuộc sở hữu của doanh nghiệp nên nhiên liệu dùng để tiêu hao xe cũng không coi là chi phí hợp lý, nên hóa đơn này không được coi là hóa đơn hợp lệ. 

II. Những lỗi thường gặp về hóa đơn, chứng từ cần biết 

Hóa đơn chứng từ hợp lệ phải đảm bảo đáp ứng đủ các nguyên tắc áp dụng về cách lập, ghi hóa đơn và những chỉ tiêu đã có trên hóa đơn. Thông thương trong công tác quản lý hóa đơn chứng từ những sai phạm về hóa đơn thường mắc 
Để đảm bảo hóa đơn, chứng từ hợp lệ, chúng ta cần nắm được các nguyên tắc, quy định về cách lập, cách ghi các chỉ tiêu trên hóa đơn. Các sai phạm hay mắc phải khi lập hóa đơn thì rất nhiều, có thể đưa ra như sau:

–  Mực sử dụng trên hóa đơn không đúng theo quy định như: mực phai, mực bút chì, mực đỏ.

–  Kế toán hay ghi sai hoặc không đúng ngày tháng hóa đơn, tên doanh nghiệp, mã số thuế doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp.

–  Quy định về số tiền hóa đơn có sự sai lệch thông tin về: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế …

–  Nội dung trên hóa đơn ghi thiếu các chỉ tiêu: tên công ty, nội dung giao dịch, chữ ký người bán hoặc người mua trên hóa đơn. Đối với những trường hợp người mua không mua không áp dụng trưc tiếp, ghi hình thức mua hàng trên hóa đơn như: bán hàng qua điện thoại, hình thức bán hàng qua mạng Internet ... không được ghi thông tin người bán hàng được bỏ trống. 

– Nội dung hóa đơn sử dụng không có dấu của đơn vị bán hàng (ngoài những trường hợp doanh nghiệp bán hàng sử dụng hóa đơn đăc thù, dùng để đăng ký riêng với cơ quan thuế không phải sử dụng dấu tròn hoặc có mã vạch trên hóa đơnnhư: điện, nước, cước viễn thông, hóa đơn vé máy bay...) thì những hóa đơn này sẽ không được tính là hóa đơn hợp lệ. 

Ngoài những lưu ý trên doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn cần phải lưu ý thêm những thông tin khác nữa về hóa đơn khi thanh toán với cơ quan thuế. Hiện nay cơ chế tự quản lý, tự kê khai và tự nộp, tự chịu trách nhiệm như hiện nay thì cơ quan này phải tự chịu trách nhiệm để hạn chế tối đa những nghiệp vụ kinh tế có thể phát sinh nếu có để đảm bảo tính hợp lệ  và hợp pháp của hóa đơn chứng từ.  

Trên đây, kế toán Lê Ánh vừa chia sẻ cho bạn bài viết quy định về tính hợp lệ của hóa đơn chứng từ. Mong rằng bài viết sẽ giá trị cho các bạn đang tìm hiểu và làm về hóa đơn chứng từ 

Bạn đọc quan tâm tham khảo bài viết tại đây: Cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học dành cho dân kế toán

Nếu như bạn muốn theo học kế toán thì có thể liên hệ hotline tư vấn khóa học kế toán thực hành: 0904 848 855/ Mrs Lê Ánh  

Bên cạnh mảng đào tạo kế toán, Trung tâm Lê Ánh có đào tạo các khóa học xuất nhập khẩu, để biết thêm thông tin về khóa học này, bạn vui lòng tham khảo tại website: xuatnhapkhauleanh.edu.vn

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công Học kế toán