Thủ Tục Báo Tăng Giảm BHXH Khi Có Thay Đổi Nhân Sự

Khi doanh nghiệp phát sinh thay đổi nhân sự, kế toán/HR bắt buộc phải thực hiện thủ tục báo tăng hoặc báo giảm BHXH kịp thời để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh rủi ro bị truy thu, xử phạt. Trong đó, việc báo tăng – báo giảm đúng thời điểm, đúng hồ sơ là yêu cầu quan trọng trong quản lý lao động và tiền lương.

Bài viết dưới đây, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục, hồ sơ và thời hạn báo tăng giảm BHXH theo quy định hiện hành.

1. Nguyên tắc thực hiện báo tăng, báo giảm BHXH

Báo tăng, báo giảm BHXH là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp khi có biến động về lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội. Việc thực hiện đúng nguyên tắc không chỉ đảm bảo quyền lợi BHXH, BHYT, BHTN của người lao động, mà còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu, xử phạt hành chính.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc sau:

1.1. Trường hợp phải báo tăng BHXH

Doanh nghiệp phải thực hiện báo tăng BHXH khi:

• Tuyển dụng người lao động mới có hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên
• Người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc
• Người lao động đã có mã số BHXH hoặc chưa có mã số BHXH

→ Thời điểm báo tăng là tháng người lao động bắt đầu làm việc và hưởng tiền lương theo hợp đồng lao động.

1.2. Trường hợp phải báo giảm BHXH

Doanh nghiệp phải thực hiện báo giảm BHXH khi:

• Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động
• Người lao động nghỉ việc, nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng
• Người lao động không còn thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc tại doanh nghiệp

→ Thời điểm báo giảm là tháng người lao động chấm dứt quan hệ lao động hoặc không còn phát sinh tiền lương.

1.3. Nguyên tắc về thời hạn thực hiện

• Báo tăng, báo giảm BHXH phải được thực hiện kịp thời trong tháng phát sinh
• Trường hợp báo chậm, doanh nghiệp có thể:
• Bị truy thu tiền BHXH
• Phát sinh tiền lãi chậm đóng
• Gặp khó khăn khi giải quyết chế độ cho người lao động

1.4. Hình thức thực hiện

Hiện nay, việc báo tăng, báo giảm BHXH được thực hiện chủ yếu qua giao dịch điện tử với cơ quan BHXH thông qua:

• Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam
• Phần mềm kê khai BHXH điện tử của các nhà cung cấp được BHXH Việt Nam chấp thuận
• Doanh nghiệp không còn thực hiện hồ sơ giấy trực tiếp như trước đây, trừ một số trường hợp đặc biệt theo yêu cầu của cơ quan BHXH.

Báo tăng – báo giảm BHXH là nghiệp vụ bắt buộc, phát sinh thường xuyên, đòi hỏi kế toán/HR phải nắm chắc thời điểm, đối tượng và nguyên tắc thực hiện để tránh sai sót.

2. Hồ sơ báo tăng BHXH cho người lao động

Khi doanh nghiệp phát sinh người lao động mới thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, kế toán/HR phải thực hiện thủ tục báo tăng BHXH ngay trong tháng người lao động bắt đầu làm việc và hưởng lương. Hồ sơ báo tăng hiện nay đã được đơn giản hóa và thực hiện hoàn toàn trên hệ thống điện tử.

2.1. Hồ sơ báo tăng BHXH theo quy định hiện hành

Hồ sơ báo tăng BHXH bao gồm:

(1) Hợp đồng lao động

• Hợp đồng lao động từ 01 tháng trở lên
• Đã ký đầy đủ giữa người lao động và doanh nghiệp
• Là căn cứ xác định đối tượng tham gia BHXH bắt buộc

(2) Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT – Mẫu TK1-TS

Mẫu TK1-TS

Áp dụng trong các trường hợp:

• Người lao động chưa có mã số BHXH
• Người lao động đã có mã số BHXH nhưng cần điều chỉnh thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, CCCD…)
• Do người lao động kê khai và ký xác nhận

(3) Danh sách lao động tham gia BHXH – Mẫu D02-LT

Do doanh nghiệp lập trên phần mềm kê khai BHXH điện tử

Mẫu D02-LT

Thể hiện đầy đủ:

• Thông tin người lao động
• Mức lương đóng BHXH
• Thời điểm bắt đầu tham gia

Lưu ý quan trọng: Hiện nay không còn sử dụng các phiếu giao nhận hồ sơ PGNHS 600/600a như trước. Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ dựa trên biểu mẫu điện tử chuẩn (TK1-TS, D02-LT).

2.2. Trường hợp báo tăng BHXH truy thu (báo chậm)

Trong trường hợp doanh nghiệp báo tăng BHXH chậm so với thời điểm người lao động bắt đầu làm việc, ngoài hồ sơ cơ bản nêu trên, cơ quan BHXH có thể yêu cầu bổ sung:

• Bảng lương các tháng truy thu
• Chứng từ thanh toán tiền lương
• Giải trình lý do báo tăng chậm

Khi đó:

• Doanh nghiệp phải truy đóng BHXH, BHYT, BHTN
• Có thể phát sinh tiền lãi chậm đóng theo quy định

2.3. Thời điểm báo tăng và ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động

Thời điểm báo tăng BHXH là tháng người lao động bắt đầu làm việc và hưởng lương

Nếu báo tăng đúng hạn:

• Người lao động được cấp thẻ BHYT kịp thời
• Quyền lợi BHXH được ghi nhận đầy đủ

Nếu báo tăng chậm:

• Có thể ảnh hưởng đến quyền lợi khám chữa bệnh BHYT
• Gây khó khăn khi giải quyết chế độ ốm đau, thai sản

3. Hồ sơ báo giảm BHXH khi người lao động nghỉ việc

Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động hoặc không còn thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện báo giảm BHXH kịp thời. Việc báo giảm đúng thời điểm giúp doanh nghiệp không phát sinh đóng thừa BHXH, đồng thời đảm bảo quá trình đóng của người lao động được ghi nhận chính xác.

3.1. Trường hợp phải báo giảm BHXH

Doanh nghiệp phải thực hiện báo giảm BHXH khi phát sinh một trong các trường hợp sau:

• Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động
• Người lao động nghỉ việc theo thỏa thuận hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng
• Người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng
• Người lao động không còn thuộc đối tượng tham gia BHXH tại doanh nghiệp

Thời điểm báo giảm là tháng người lao động chính thức nghỉ việc hoặc không còn phát sinh tiền lương.

3.2. Hồ sơ báo giảm BHXH theo quy định hiện hành

Hồ sơ báo giảm BHXH bao gồm:

(1) Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động / Quyết định thôi việc

Có đầy đủ chữ ký của người sử dụng lao động

Là căn cứ pháp lý xác định thời điểm kết thúc quan hệ lao động

(2) Danh sách lao động tham gia BHXH – Mẫu D02-LT

Do doanh nghiệp lập trên phần mềm kê khai BHXH điện tử

Thể hiện rõ thông tin người lao động báo giảm

(3) Thẻ BHYT còn thời hạn (nếu có)

Doanh nghiệp thu hồi thẻ BHYT của người lao động

Thực hiện báo giảm để ngừng giá trị sử dụng thẻ theo đúng thời điểm

Lưu ý: Hiện nay, cơ quan BHXH không yêu cầu nộp sổ BHXH giấy khi báo giảm. Toàn bộ quá trình đóng được quản lý trên dữ liệu điện tử theo mã số BHXH của người lao động.

3.3. Thời điểm báo giảm và ảnh hưởng đến chi phí doanh nghiệp

Nếu báo giảm đúng tháng nghỉ việc: Doanh nghiệp chỉ đóng BHXH đến hết tháng cuối cùng người lao động làm việc

Nếu báo giảm chậm:

• Doanh nghiệp có thể bị tính đóng thừa BHXH
• Thủ tục điều chỉnh, hoàn trả phức tạp và mất thời gian

→ Vì vậy, kế toán/HR cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận nhân sự để xác định chính xác ngày nghỉ việc và thực hiện báo giảm kịp thời.

3.4. Chốt sổ BHXH cho người lao động sau khi báo giảm

Sau khi hoàn tất báo giảm BHXH, doanh nghiệp có trách nhiệm:

• Thực hiện chốt sổ BHXH cho người lao động
• Hoàn tất nghĩa vụ đóng BHXH đến thời điểm nghỉ việc
• Bàn giao thông tin quá trình đóng BHXH để người lao động tiếp tục tham gia tại đơn vị mới hoặc làm thủ tục hưởng chế độ

→ Việc chốt sổ BHXH là nghĩa vụ bắt buộc, doanh nghiệp không được trì hoãn hoặc giữ hồ sơ của người lao động.

4. Mức đóng BHXH khi báo tăng, báo giảm (áp dụng hiện hành)

Khi thực hiện báo tăng hoặc báo giảm BHXH, kế toán cần xác định đúng mức lương làm căn cứ đóng và tỷ lệ trích nộp BHXH, BHYT, BHTN theo quy định hiện hành. Đây là nội dung dễ sai, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí doanh nghiệp và quyền lợi người lao động.

4.1. Mức lương làm căn cứ đóng BHXH

Mức lương đóng BHXH là mức lương theo hợp đồng lao động, bao gồm:

• Mức lương ghi trong HĐLĐ
• Phụ cấp lương (chức vụ, trách nhiệm, thâm niên…)
• Các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể, trả thường xuyên cùng kỳ lương

Không bao gồm:

• Tiền thưởng
• Tiền ăn giữa ca trong mức quy định
• Các khoản phúc lợi, hỗ trợ không mang tính thường xuyên

→ Kế toán cần căn cứ hợp đồng lao động và quy chế tiền lương để xác định đúng mức đóng ngay khi báo tăng.

4.2. Tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN hiện hành

Tổng tỷ lệ đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc hiện nay là 32% trên tiền lương đóng BHXH, cụ thể:

Người sử dụng lao động đóng: 21,5%

• BHXH: 17,5%
• BHYT: 3%
• BHTN: 1%

Người lao động đóng: 10,5%

• BHXH: 8%
• BHYT: 1,5%
• BHTN: 1%

Tỷ lệ này áp dụng thống nhất cho:

• Lao động mới báo tăng
• Lao động đang tham gia BHXH lâu năm

4.3. Nguyên tắc đóng BHXH theo tháng phát sinh

• Báo tăng BHXH trong tháng nào → đóng BHXH từ tháng đó
• Báo giảm BHXH trong tháng nào → ngừng đóng từ tháng đó, nếu người lao động không còn phát sinh tiền lương

Trường hợp người lao động làm việc không đủ tháng:

• Nếu nghỉ việc trước ngày 15 và không hưởng lương → không phải đóng BHXH tháng đó
• Nếu nghỉ việc từ ngày 15 trở đi → phải đóng BHXH cho cả tháng

(Thực tế áp dụng theo hướng dẫn của cơ quan BHXH địa phương)

4.4. Lưu ý thực tế khi kê khai mức đóng

Không kê khai mức lương đóng BHXH thấp hơn mức lương tối thiểu vùng

Trường hợp điều chỉnh tăng/giảm lương:

• Phải thực hiện điều chỉnh mức đóng BHXH kịp thời
• Tránh để cơ quan BHXH truy thu khi thanh tra

5. Nơi nộp và hình thức nộp hồ sơ báo tăng – báo giảm BHXH

Hiện nay, việc báo tăng, báo giảm BHXH được thực hiện chủ yếu bằng hình thức giao dịch điện tử. Doanh nghiệp không còn nộp hồ sơ giấy trực tiếp như trước, trừ một số trường hợp đặc biệt theo yêu cầu của cơ quan BHXH.

5.1. Nộp hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH qua giao dịch điện tử (bắt buộc)

Doanh nghiệp thực hiện báo tăng, báo giảm BHXH thông qua Cổng giao dịch BHXH điện tử, cụ thể:

• Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam
• Hoặc phần mềm kê khai BHXH điện tử của các nhà cung cấp được BHXH Việt Nam chấp thuận như: VNPT, Viettel, TS24, EFY, BKAV…

Đây là hình thức bắt buộc và được áp dụng thống nhất trên toàn quốc.

5.2. Điều kiện để thực hiện giao dịch BHXH điện tử

Để nộp hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH trực tuyến, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Tài khoản giao dịch BHXH điện tử đã được cơ quan BHXH phê duyệt
• Chữ ký số (Token) còn hiệu lực
• Phần mềm kê khai BHXH điện tử phù hợp

Doanh nghiệp chỉ được sử dụng một hệ thống phần mềm kê khai BHXH tại cùng một thời điểm.
Nếu trước đây đã đăng ký với nhà cung cấp khác, cần thực hiện thủ tục hủy trước khi chuyển sang phần mềm mới.

5.3. Quy trình nộp hồ sơ báo tăng – báo giảm BHXH online

Quy trình thực hiện gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống giao dịch BHXH điện tử

Kế toán/HR đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký.

 

Bước 2: Lập hồ sơ báo tăng hoặc báo giảm

Khai báo thông tin người lao động trên phần mềm, lập Mẫu D02-LT, đính kèm các biểu mẫu liên quan (nếu có).

 

 

 

 

Bước 3: Ký số và nộp hồ sơ

Sử dụng chữ ký số để ký điện tử và gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH quản lý.

 

Bước 4: Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ

Theo dõi kết quả tiếp nhận, phản hồi hoặc yêu cầu bổ sung từ cơ quan BHXH trực tiếp trên hệ thống.

5.4. Trường hợp nộp hồ sơ giấy

Trong thực tế hiện nay: Rất ít cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ giấy

Chỉ áp dụng khi:

• Hệ thống điện tử gặp sự cố
• Có yêu cầu đặc biệt bằng văn bản từ cơ quan BHXH

→ Doanh nghiệp không nên chủ động nộp hồ sơ giấy nếu không có hướng dẫn cụ thể từ cơ quan BHXH quản lý.

6. Thời gian giải quyết hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH và kết quả nhận được

Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ báo tăng hoặc báo giảm BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử, cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận và xử lý theo quy trình nghiệp vụ. Kế toán cần nắm rõ thời gian giải quyết và kết quả tương ứng để chủ động theo dõi, phối hợp với người lao động.

6.1. Thời gian giải quyết hồ sơ

Theo thực tế triển khai tại cơ quan BHXH hiện nay, thời gian xử lý hồ sơ thường như sau:

• Báo tăng BHXH: Khoảng 05–10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ hợp lệ
• Báo giảm BHXH: Khoảng 05 ngày làm việc, tùy từng địa phương và khối lượng hồ sơ

Trường hợp hồ sơ thiếu hoặc sai thông tin, cơ quan BHXH sẽ:

• Gửi thông báo yêu cầu bổ sung, điều chỉnh
• Thời gian xử lý được tính lại từ khi hồ sơ hoàn thiện

6.2. Kết quả nhận được khi báo tăng BHXH

Sau khi hồ sơ báo tăng được duyệt:

• Người lao động được cấp thẻ BHYT (bản điện tử hoặc thẻ vật lý tùy từng thời điểm)
• Thông tin tham gia BHXH được ghi nhận trên hệ thống dữ liệu BHXH

Lưu ý:

Mỗi người lao động chỉ có 01 mã số BHXH duy nhất

Trường hợp người lao động đã từng tham gia BHXH ở đơn vị khác:

• Không cấp sổ BHXH mới
• Chỉ tiếp tục ghi nhận quá trình đóng trên mã số BHXH đã có

6.3. Kết quả nhận được khi báo giảm BHXH

Sau khi hoàn tất báo giảm:

• Quá trình tham gia BHXH của người lao động được chốt đến thời điểm nghỉ việc
• Thẻ BHYT của người lao động ngừng giá trị sử dụng theo thời điểm báo giảm

Doanh nghiệp có trách nhiệm:

• Thực hiện chốt sổ BHXH
• Bàn giao đầy đủ thông tin quá trình đóng cho người lao động

6.4. Lưu ý về chốt sổ BHXH

Chốt sổ BHXH là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp

Doanh nghiệp không được:

• Giữ hồ sơ BHXH
• Trì hoãn chốt sổ vì bất kỳ lý do nào

Việc chốt sổ đúng hạn giúp người lao động:

• Tiếp tục tham gia BHXH tại đơn vị mới
• Làm thủ tục hưởng các chế độ BHXH khi đủ điều kiện

7. Những lỗi thường gặp khi báo tăng, báo giảm BHXH và cách tránh

Trong quá trình thực hiện báo tăng, báo giảm BHXH, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc lỗi do chủ quan về thời điểm, hồ sơ hoặc mức đóng. Những sai sót này có thể dẫn đến truy thu BHXH, phát sinh lãi chậm đóng hoặc ảnh hưởng quyền lợi người lao động.

Dưới đây là các lỗi phổ biến kế toán cần đặc biệt lưu ý.

7.1. Báo tăng BHXH chậm so với thời điểm người lao động vào làm

Lỗi thường gặp

• Người lao động đã đi làm, hưởng lương nhưng doanh nghiệp chưa báo tăng BHXH ngay
• Để dồn nhiều tháng mới báo tăng

Hậu quả

• Bị truy thu BHXH cho thời gian báo chậm
• Phát sinh lãi chậm đóng
• Người lao động không được hưởng BHYT kịp thời

Cách tránh

• Báo tăng BHXH ngay trong tháng người lao động bắt đầu làm việc
• Phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận nhân sự và kế toán tiền lương

7.2. Báo giảm BHXH không đúng thời điểm nghỉ việc

Lỗi thường gặp

• Báo giảm chậm dù người lao động đã nghỉ việc
• Báo giảm trước khi người lao động chính thức chấm dứt HĐLĐ

Hậu quả

• Báo giảm chậm: đóng thừa BHXH, khó hoàn trả
• Báo giảm sớm: ảnh hưởng quyền lợi BHYT của người lao động

Cách tránh

• Căn cứ quyết định chấm dứt HĐLĐ
• Xác định đúng tháng nghỉ việc, tháng cuối cùng hưởng lương

7.3. Kê khai sai mức lương đóng BHXH

Lỗi thường gặp

• Chỉ kê khai lương cơ bản, bỏ sót phụ cấp và khoản bổ sung
• Kê khai mức lương thấp hơn lương tối thiểu vùng

Hậu quả

• Bị truy thu phần chênh lệch
• Có thể bị xử phạt khi thanh tra BHXH

Cách tránh

• Đối chiếu HĐLĐ – quy chế lương – bảng lương
• Xác định đầy đủ các khoản phải tính vào lương đóng BHXH

7.4. Không thực hiện chốt sổ BHXH kịp thời cho người lao động

Lỗi thường gặp

• Giữ hồ sơ BHXH của người lao động đã nghỉ việc
• Chậm chốt sổ do chưa hoàn tất công nợ nội bộ

Hậu quả

• Vi phạm nghĩa vụ của người sử dụng lao động
• Người lao động không thể tiếp tục tham gia BHXH tại đơn vị mới

Cách tránh

• Thực hiện chốt sổ BHXH ngay sau khi báo giảm
• Hoàn tất nghĩa vụ BHXH trước khi bàn giao hồ sơ

7.5. Không theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trên hệ thống điện tử

Lỗi thường gặp

• Nộp hồ sơ xong nhưng không kiểm tra phản hồi
• Bỏ sót yêu cầu bổ sung của cơ quan BHXH

Hậu quả

• Hồ sơ bị treo, không được giải quyết
• Ảnh hưởng tiến độ giải quyết quyền lợi cho người lao động

Cách tránh

• Theo dõi trạng thái hồ sơ thường xuyên
• Xử lý kịp thời các yêu cầu điều chỉnh, bổ sung

Để hiểu đúng bản chất và thực hành thành thạo toàn bộ nghiệp vụ tiền lương – BHXH – thuế liên quan trong doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo Khóa học Kế toán Tổng hợp Thực hành tại Kế toán Lê Ánh. Tại đây, các kế toán trưởng nhiều năm kinh nghiệm sẽ trực tiếp hướng dẫn cách xử lý hồ sơ BHXH, kê khai – điều chỉnh – chốt sổ theo đúng quy định và tình huống thực tế doanh nghiệp.

Xem chi tiết Khóa học Kế toán Tổng hợp Thực hành tại Kế toán Lê Ánh để chủ động và tự tin hơn trong công việc: https://ketoanleanh.edu.vn/khoa-hoc/khoa-hoc-ke-toan-tong-hop-thuc-hanh