Những kinh nghiệm cần biết khi quyết toán thuế

Quyết toán thuế là công việc bắt buộc, không mong đợi của tất cả doanh nghiệp vì thường bị cơ quan thuế kiểm tra phát hiện lỗi để xử lý vi phạm hành chính, truy thu thuế. Kế toán cần phải chuẩn bị rất nhiều tài liệu, chứng từ sổ sách giải trình với cơ quan thuế. Kế toán Lê Ánh xin gửi đến bạn đọc bài viết kinh nghiệm cần biết khi quyết toán thuế tại đây nhé.

>>>Xem thêm: Các bước chuẩn bị khi quyết toán với cơ quan thuế

 Khi kê khai và quyết toán thuế TNCN doanh nghiệp phải hoàn thiện rất nhiều nghiệp vụ, làm số sách chứng từ tuy nhiên dù bạn cẩn thận như thế nào nêu không có kinh nghiệm chuẩn bị sẵn sàng doanh nghiệp của bạn rất dễ bị phát hiện sai sót, vậy khi kê khai  và chuẩn bị chứng từ quyết toán thuế bạn cần chuẩn bị những gì

Lưu ý khi kê khai thuế GTGT khi quyết toán thuế 

Kế toán nên nhớ doanh nghiệp của bạn chỉ nên kê khai thuế với những hóa đơn gốc có đầy đủ thong tin áp dụng với hàng mua nội địa hoặc giấy tờ nhập khẩu với hàng mua nước ngoài. Trường hợp doanh nghiệp của bạn mua hàng mà chưa nhận được hết chứng từ từ bên bán thì lưu lại thì chưa kê khai vội, phải theo dõi và đòi hóa đơn của bên bán tránh hệ luy sau này nếu cơ quan thuế yêu cầu xuất hóa đơn.

Khi quyết toán thuế để hướng dẫn kê khai hàng xuất khẩu  mà không phải tờ khai hải quan như mọi người vẫn nghĩ.  Nếu doanh nghiệp quyết toán thuế theo tờ khai có nghĩa là trước khi có giấy nộp thuế sẽ bị phat tội kê khai sai kỳ tính thuế và tội phạt chậm nộp tiền thuế GTGT.  Cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp phải điều chỉnh giấy nộp thuế theo từng tháng nào thì sẽ kê khai vào tháng đó khi có phát sinh sẽ phải nộp tiền thuế mà doanh nghiệp tính nôp phạt. 

Trường hợp mà doanh nghiệp kê khai xong sau khi nộp báo cáo thuế nên kết xuất ra một file excel để lưu lại sẽ dử dụng khi quyết toán, rất nhiều kế toán không chú ý nên khi cơ quan thuế yêu cầu mất nhiều thời gian tìm lại sẽ bị đánh giá không chuyên nghiệp, nhiều trường hợp doanh nghiệp tuyển dụng kế toán mới nhận ban giao lại chưa rõ các đầu mục công việc sẽ khó xác định file tài liệu ở đâu khi nhập tay thường bị nhẫm lẫn. Rất nhiều công ty do quản lý chưa chặt chẽ nên khi quyết toán thuế đã bị soi lỗi này rât nặng.

Khi quyết toán thuế doanh nghiệp kế toán không nên dùng biểu mẫu theo HTKK 3.3.0 do không có phần diễn giải khi quyế toán vì biểu mẫu không có, không có nghĩa là không nhập. Tốt nhất kế toán nên soạn ra  file Excel có đầy đủ, khi quyết toán thuế sẽ cần tới vì cơ quan thuế luôn trong tâm lý bắt lỗi doanh nghiệp để phạt hành chính mà. Đồng thời doanh nghiệp cũng dễ dàng khi kiểm tra số liệu sổ sách.

những lưu ý cần biết khi quyết toán thuế

 Kế toán cần lưu ý nhiều tình tiết khi quyết toán thuế 

I. Những lưu ý khi quyết toán thuế tại doanh nghiệp với hàng hóa

Doanh nghiệp chi phối hàng hóa dùng cho nhiều mục đích khác nhau: Hàng xuất bán, tiêu dùng nội bộ, cho biết làm quà tặng… khi xuất hóa đơn cần phải xuất có hóa đơn đầy đủ hết.  Vì nhiều trường hợp doanh nghiệp xuất hàng khuyến mãi, cho tặng nhân viên công ty không xuất hóa đơn, nhưng sau khi cơ quan thuế kiểm tra lại yêu cầu xuất trình và giải thích lý do vì sao không xuất hóa đơn. Lúc này doanh nghiệp phải lo lằng giải quyết hóa đơn sẽ rất khó khăn.

a) Trường hợp quyết toán thuế với hàng bảo hành

 Đối với hàng bảo hành doanh nghiệp xuất bán để giao cho khách hàng thì vẫn nên xuất hóa đơn tiêu dùng nội bộ trong công ty. Trường hợp doanh nghiệp không được xuất hóa đơn cần có các loại phiếu bản hành và biên bản bàn giao.  Kế toán xuất hóa đơn cho công ty mình để kê khai VAT đầu ra, đầu vào như bình thường , chắc chắn không bị bắt bẻ.

b) Đối với hàng tồn kho và doanh nghiệp cần thanh lý vì không thể bán được ra ngoài thị trường: Thì doanh nghiệp phải thực hiện theo quy trình đã được thanh lý thì mới đươc ghi nhận giá vốn và vẫn phải xuất trình hóa đơn ghi nhận là bán hàng bị lỗ.

c) Đối với hàng hóa xuất kho nhưng chưa viết hóa đơn ở thời điểm thanh toán sau đó mới viết lại hóa đơn ở thời gian sau, có nghĩa là thời điểm xuất hóa đơn khác cần phải soát lại, ghi chú ra, hóa đơn nào đi với phiếu xuất kho nào, có khớp chưa?

Trường hợp hóa đơn xuất không khớp cần tìm hiểu rõ nguyên nhân và tìm cách sử lý vì cơ quan thuế sẽ phạt nặng tội này mà doanh nghiệp rất khó giải thích khi bị phát hiện sai pham.

3: Lưu ý về chi phí lãi vay khi quyết toán thuế

Trường hợp công ty có vay vốn ngân hàng thì sẽ không được để tồn quỹ tiền mặt cao nhất ở thời điểm ngân hàng giải ngân. Nếu kế toán để tồn quỹ tiền mặt quá cao thì phải làm phiếu chi để chi ra bớt, nội dung thì cứ bịa ra, như: chi phí marketing không có hóa đơn, chi phụ cấp, .… không có hóa đơn  để giảm quỹ.

Doanh nghiệp thường tạo ra những khoản chi phí hợp lý nhưng cần ghi ra không có hóa đơn nhé, để sau này loại ra khi quyết toán thuế.

Vi nếu ơ thời điểm doanh nghiệp vay ngân hàng ghi nhận tồn quỹ tại công ty lớn hơn số tiền đi vay thì sẽ không được tính chi phí lãi vay này vào chi phí hợp lý, sẽ bị loại ra.

VD: Công ty tồn quỹ tiền mặt là 200 triệu, chi phí trả lương nhân viên là 140 triệu, trong tháng đó doanh nghiệp phải nhập tiền hàng để sản xuất hết 100 tiệu nên phải đi vay ngân hàng thì trường hợp này chi phí tiền lãi vay vẫn bị loại ra là vô lý nhưng theo quy định là như vậy

Lưu ý: Quỹ tiền mặt sẽ không được để âm tiền.

Tiếp theo khi chuẩn bị quyết toán thuế cần phải lưu một số vấn đề sau

Hạch toán với sổ phụ ngân hàng

Doanh nghiệp khi quyết toán thuế cần có đầy đủ sổ phụ ngân hàng gôm có: sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi…)nên chuẩn bị sao kê theo từng năm. Kế toán cần chuẩn bị sổ phụ ở dạn file cứng và cả file mềm được kết xuất trên Internet Banking để dễ kiểm tra, đối chiếu.

Đơn vị thuế sẽ kiểm tra theo sổ sách chứng từ bản sao nếu có nghi vấn cần xác thực cái gì thì họ mới tìm bản gốc. Trường hợp doanh nghiệp phát hiện thiếu xót chứng từ nên cần kiểm tra lại đẻ bổ sung chứng từ còn thiểu, nếu kế toán phát hiện thiếu sẽ bị kiểm tra  và phạt tiền thuế.

Những kinh nghiệm cần lưu ý khi lưu trữ hóa đơn đầu vào, đầu ra theo từng cuốn sổ sách. Nếu doanh nghiệp đặt in hóa đơn đã được đánh số và hóa đơn thì doanh nghiệp tự đánh số thứ tự cuốn theo trình tư sử dụng và cả thời gian sử dụng của hóa đơn.

Ví dụ: khi dùng hết cuốn số 1, ngày xuất hóa đơn trong đó từ 01/01/2015 – 31/01/2015, thì làm cái nhãn thế này rồi dán bên ngoài luôn để dễ tìm kiếm khi cần hóa đơn.

Lưu ý về những hóa đơn doanh nghiệp đã hủy: Trên quyển hóa đơn doanh nghiệp phải liệt kê ra những hóa đơn đã hủy xem có bao nhiêu số đã được hủy cần phải note lại để khi tìm là nhận ra ngay đồng thời làm ngay file Excel thống kê đề phòng cơ quan thuế cần xem tới khi quyết toán. 

  • Đếm số hóa đơn hủy: Doanh nghiệp phải đếm lại những hóa đơn đã hủy, kiểm tra lại tình trạng xem có sai sót gì không.Nếu doanh nghiệp không hóa biên bản hủy hóa đơn sẽ bị phạt hành chính.

Với hóa đơn đã hủy ở liên thứ 2 mà khách hàng trả về thì phả dán lại vào cuốn ở hóa đơn, gạch chéo rồi làm biên bản hủy hóa đơn vào ngay sau, để kế toán kiểm tra có ngay.

quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì

    Sổ phụ ngân hàng cần được chuẩn có đầy đủ thông tin     

  3. Lưu trữ hóa đơn đầu vào

Đối với hóa đơn đầu vào phải đục lỗ và đóng bìa thành từng quyển, sếp lại theo từng tháng, quý khi kê khai thuế ở tờ khai GTGT. Cẩn tổng hợp cả kế tóKhi bạn tìm 1 tờ hóa đơn ở dòng số mấy trên tờ khai thuế, thì đếm số tờ hóa đơn sẽ ra ngay. Quý nào có tờ khai quý đó.

-Cần in thêm vào số cái TK133 đã được hạch toán để khớp với bảng kê doanh nghiệp mua vào làm căn cứ đối chiếu bảng kê mua vào bán ra, các số dư phát sinh khi báo cáo thuế luôn.

- Hóa đơn được phép đục lỗ để lưu trữ nhé, chỉ cần không được quá sai phạm nghiêm trọng còn những lỗi nhỏ như viết mờ, thiếu chữ có bị sao nếu thiếu may mắn doanh nghiệp mởi bị kiểm tra còn không thì thường khi bạn chuẩn bị đủ chứng từ vì thông thường cơ quan thuế làm việc trên file mềm trước. (chính là bảng kê đầu vào) khi nào có nghi vấn gì đó, thì họ mới kiểm tra hóa đơn gốc thôi.

           4. Lưu ý khi quyết toán với hóa đơn có giá trị lớn hơn 20 triệu

-Với hóa đơn trên 20 triệu thì phải chuyển khoản, doanh nghiệp cần photo thêm Ủy nhiệm chi thanh toán bấm chung vào hóa đơn hoặc là ghi chú lại hóa đơn nào thanh toán ngày nào cũng được

Lưu ý: Khi viết thông tin cần làm là “UNC chuyển tiền từ tài khoản công ty mua sang tài khoản công ty bán” . Tuyệt đối không được ghi giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng người bán vì sẽ bị loại ra khỏi chi phí.

- Đối với hóa đơn thanh toán có giá trị lớn hơn 20 triệu cần phải có UNC sẽ bị cơ quan thuế kiểm tra nên bạn cần chuẩn bị đầy đủ để tránh trường hợp thanh tra thuế cần tới thì phải có ngay.

Trường hợp hóa đơn thanh toán 20 triệu nếu khong thanh toán qua ngân hàng mà để khấu trừ công nợ - với nhà cung cấp thì phải có “biên bản cấn trừ công nợ” ký tên xác nhận giữa 2 bên.

          5. Lưu ý đối với hàng hóa phi mậu dịch

Đối với hàng hóa phi mậu dịch do NCC cho, biếu, tặng để làm mẫu, ta không mất tiền mua, không thanh toán mà chỉ tốn tiền nộp thuế NK, thuế GTGT và chi phí vận chuyển nhận hàng về.

Thuế GTGT sẽ được khấu trừ, nếu hàng đó dùng để kinh doanh, nhưng vẫn có nhiều trường hợp hàng hóa phi mậu dịch ở trường hợp này không bị khấu trừ thuế GTGT.

Kinh nghiệm xử lý với hàng hóa phi mậu dịch chỉ nên đăng ký nhập kho mà không xuất hóa đơn làm gì.

          6. Xử lý hóa đơn mua hàng của công ty bỏ trốn khi quyết toán thuế

-Nếu không may công ty bạn dính phải hóa đơn với công ty bỏ trốn thì thiệt hại là: loại thuế GTGT đầu vào, bị loại khỏi chi phí hợp lý, phạt hành chính, chậm nộp thuế. Ngoài ra bị phạt về hành vi gian lận, trốn thuế, tùy vào mức độ nghiêm trọng.

Nếu bị dính vào công ty bỏ trốn như mình mà phát hiện sớm, thì điều chỉnh lại BCTC, tự loại ra trước thì thiệt hại sẽ ít hơn đừng để cơ quan thuế sờ ra mới biết thì sẽ không kịp xoay sở.

Nếu công ty bị phạt thì mức phạt nặng nhất chiếm 70% số tiền thiệt hại, vừa bị truy thu thuế GTGT+TNDN, vừa bị phạt chậm nộp, vừa bị phạt hành chính.

hóa đơn khi quyết toán thuế cần lưu ý gì

          Đối với hóa đơn của công ty bỏ trốn nên rà soát và loại bỏ trước khi cơ quan thuế sờ đến 

  7. Những điều cần biết khác khi quyết toán thuế TNDN

Trường hợp doanh nghiệp quyết toán tiền lương tháng 13 và thưởng tết trong năm đó sẽ không được tính vào chi phí hợp lý vì theo cách tính của cơ quan thuế là doanh nghiệp bị lỗ thì không được có những chi phí này, tuy nhiên đây là yếu tố mang tính tùy biến với mỗi đơn vị thuế.

- Chi phí quà tặng cho khách hàng bị loại ra,thì chi phí của nhân viên khi đi tặng quà cũng sẽ bị loại. Như vậy khi hạch toán chi phí quyết toán thuế không nên ghi là đi tặng quà chỉ cần ghi là đi công tác sẽ được tính vào chi phí được trừ. hoc ke toan thuc hanh

-làm rõ những phí khấu hao tài sản cố định cần phải có File phân bổ chi tiết để khi cơ quan thuế kiểm tra sẽ không bị loại.

              8. Hướng dẫn hạch toán đầy đủ những loại chi phí khác

- Khi quyế tóan thuế doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng đầu là chi phí hợp lý hay không hợp lý để biết được khi loại ra những chi phí không hợp lý luôn.

- Với những khoản chi không có hóa đơn  thì mình ghi rõ ra luôn là “Chi… không có hóa đơn”, hoặc “Chi…có hóa đơn nhưng không hợp lệ”.

Trên đây là những lưu ý cần biết khi quyết toán thuế tại doanh nghiệp mà bạn cần biết. Hy vọng, với những phương pháp này kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn chuẩn bị đầy đủ hơn khi quyết toán thuế tại doanh nghiệp.

Để giải quyết những vướng mắc về nghiệp vụ kế toán, bạn có thể tham gia khóa học kế toán tổng hợp tại Trung tâm Lê Ánh được cập nhật tại website: ketoanleanh.edu.vn

Cùng với chương trình đào tạo các khóa học kế toán tổng hợp thực hành, Trung tâm Lê Ánh tổ chức các khóa học xuất nhập khẩu được giảng dạy bởi các chuyên gia hàng đầu trong ngành xuất nhập khẩu, để biết thêm thông tin về khóa học này, bạn vui lòng tham khảo tại website: xuatnhapkhauleanh.edu.vn

Hotline giải đáp thắc mắc về các khóa học kế toán dành cho mọi đối tượng: 0904 848 855/Mrs Lê Ánh 

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

 Những kinh nghiệm cần biết khi quyết toán thuế