Giải đáp thắc mắc Hóa đơn điện tử cho Bên Mua (Bên tiếp nhận Hóa đơn điện tử)

Hóa đơn điện tử dần thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy, không chỉ bên bán (Bên xuất Hóa đơn điện tử) phải hiểu và nắm chắc quy định, hướng dẫn mà bên mua (bên tiếp nhận Hóa đơn điện tử) cũng cần hiểu và được giải đáp về những vấn đề này.

Kế toán Lê Ánh đã tổng hợp một số thắc mắc của bạn đọc và xin giải đáp các thắc mắc qua bài viết dưới đây. 

>>>>>>>>>xem thêm: Giải đáp các thắc mắc về hóa đơn điện tử

1.Khách hàng có thể nhận Hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng một trong những cách thức sau:

– Nhận hóa đơn điện tử thông qua tài khoản riêng mà bên phát hành hóa đơn cung cấp. Khi đã có tài khoản riêng, khách hàng chỉ cần vào mục Cổng tiếp nhận hóa đơn trên trang web của bên phát hành hóa đơn là có thể nhận về hóa đơn điện tử của mình.

– Nhận hóa đơn điện tử thông qua email của bản thân.

– Nhận hóa đơn điện tử bằng Tool tiếp nhận hóa đơn mà bên phát hành hóa đơn đã cài đặt trên máy cho khách hàng.

– Nhận hóa đơn điện tử qua Services Port (cổng dịch vụ) của bên phát hành hóa đơn điện tử.

2. Khách hàng có thể xem Hóa đơn điện tử bằng hình thức nào?

Khách hàng có thể xem Hóa đơn điện tử bằng hình thức:

Xem trên máy tính, laptop (máy tính xách tay)

Xem trên các thiết bị số như Máy tính bảng, Smart phone…..

Xem bản Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

3. Để xem được hóa đơn điện tử khách hàng có cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?

Khách hàng xem Hóa đơn điện tử

Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của khách hàng nếu chưa có thì cần cài đặt thêm các chương trình như:

Chương trình giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip,

Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.

Khách hàng cần cài đặt phần mềm Foxit Reader, Adobe Reader,… để xem hóa đơn điện tử có dạng file PDF

4. Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính tôi phải làm gì?

Sau khi khách hàng đã tải về hóa đơn điện tử dưới dạng file nén (.zip), khách hàng vui lòng làm theo các bước sau để mở hóa đơn:

– Giải nén file .zip vừa tải về

– Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .xml

– Bạn có thể dùng trình duyệt web IE để xem hóa đơn bằng cách: chọn Open with và chọn Internet Explorer (IE), trường hợp IE ko hiển thị, thì khách hàng chọn Browse để tìm IE.

– Sau khi kích chọn xong hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho khách hàng xem

5. Bên mua hàng có phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử không?

Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp.

Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn được nén dưới dạng .zip về để lưu trữ. Trường hợp khách hàng vẫn cần hóa đơn bản giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán thì bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký đóng dấu và gửi cho khách hàng.

6.Bên mua phải phải thực hiện kê khai Thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?

– Người mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.

– Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường

7.Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể thực hiện những tác vụ gì?

Xem hóa đơn điện tử

Tải hóa đơn điện tử để thực hiện lưu trữ

Tra cứu hóa đơn điện tử

In hóa đơn điện tử ra giấy để xem (Không có giá trị pháp lý)

8. Bên mua phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?

– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.

– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế: nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu.. thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. (theo công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016).

– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn

9.Khi nào bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử. Để có hóa đơn giấy chuyển đổi cần làm gì?

Bên mua cần hóa đơn giấy (Hóa đơn được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.

Lưu ý:

– Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

– Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”

– Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

10.Khi phát hiện ra thông tin Hóa đơn điện tử bị sai sót (Thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá,…) khách hàng phải làm gì?

Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán hàng) để xử lý các sai sót của Hóa đơn điện tử.

Nếu bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn vào khai báo thuế, bên mua cần phải phối hợp với bên bán để lập biên bản xác nhận điều chỉnh/thay thế hóa đơn.

11. Làm sao để bên mua xác định được Hóa đơn điện tử của bên bán có giả mạo hay không?

Bên mua có thể dựa vào các yếu tố:

Tra cứu thông báo phát hành HĐĐT của bên bán thông qua cổng thông tin điện tử của CQT.

Chữ ký trên HĐĐT là chữ ký điện tử

12. Nếu tháng này tôi nhận Hóa đơn điện tử nhưng tháng sau tôi muốn dùng hóa đơn giấy được không?

Không được.

Nếu bên mua muốn nhận hóa đơn giấy, bên bán sẽ chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn dạng giấy cho bên mua, trên hóa đơn giấy được chuyển đổi sẽ có dòng “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” có giá trị pháp lý được Cơ Quan Thuế chấp nhận.

 13.Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán với bên bán bằng hình thức nào?

Thanh toán Hóa đơn điện tử

Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy:

+ Tiền mặt

+ Chuyển khoản

+ Thẻ tín dụng

+ Các hình thức khác

Về thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua với bên bán có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra phương án hợp lý nhất.

14.Với Hóa đơn điện tử căn cứ vào đâu để biết tôi đã thanh toán tiền dịch vụ hay chưa?

Nếu thanh toán tiền mặt: khách hàng sẽ nhận được Phiếu thu tiền/ Biên nhận thanh toán.

Nếu thanh toán qua ngân hàng: các chứng từ ngân hàng sẽ là xác nhận bên mua đã thanh toán tiền dịch vụ cho bên bán.

>>>>>> xem thêm: Những điểm mới trên mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử khiến cho một số cá nhân, tổ chức vẫn còn lúng túng và chưa hiểu rõ được các thông tin.Kế toán Lê Ánh sẽ cập nhật thường xuyên liên tục các bài viết mới nhất về “hóa đơn điện tử” để các bạn tham khảo, hỗ trợ tốt hơn cho công việc của mình.  Các bạn xem thêm nhiều bài viết hay hơn nữa tại www.ketoanleanh.edu.vn 

Kế toán Lê Ánh tự hào là một trong những trung tâm đào tạo kế toán thực tế tốt nhất hiện nay.Trung tâm cam kết hỗ trợ học viên đến khi các bạn có thể làm được việc thì thôi mà không cần phát sinh thêm bất cứ khoản chi phí nào cả. Liên hệ tới Hotline 0904 848855 để tham gia khóa học kế toán tổng hợp thực hành để được các kế toán trưởng hướng dẫn các nghiệp vụ kế toán.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!