Cách Xây Dựng Thang Bảng Lương Theo Quy Định Mới Nhất

Thang bảng lương có vai trò quan trọng trong một đơn vị, doanh nghiệp, đồng thời tạo cơ chế cạnh tranh giúp người lao động tích cực làm việc.

Trong bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ thông tin chi tiết đến bạn đọc thang bảng lương là gì, cách xây dựng thang bảng lương và những vấn đề liên quan đến thang bảng lương khác.

1. Thang bảng lương là gì?

Thang bảng lương là hệ thống bao gồm các thang lương, nhóm lương và bậc lương, làm căn cứ để trả lương cho người lao động. Dựa vào đây, người quản lý có thể dễ dàng phân loại từng nhóm, từng nhóm lao động của đơn vị mình. Doanh nghiệp trả lương cho người lao động theo bảng lương được xây dựng phù hợp với khả năng và mức độ phức tạp của công việc.

2. Vai trò của thang bảng lương là gì?

Doanh nghiệp cần xây dựng thang bảng lương làm cơ sở trả thu nhập cho người lao động, người lao động ý thức rõ hơn về quyền lợi và xu hướng trả lương. Đây là cơ sở để doanh nghiệp làm việc với chính quyền.

Để quản lý tốt công ty và đảm bảo tính minh bạch trong vấn đề tiền lương của nhân viên, mỗi công ty cần xây dựng bảng lương hàng năm cho riêng mình.

Xây dựng bảng lương trên cơ sở thỏa thuận và khả năng của người lao động, làm cơ sở pháp lý cho việc trả lương, động viên người lao động hăng hái làm việc để tăng lương. Đồng thời cũng thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý chi phí của đơn vị.

3. Quy định về thang bảng lương mới nhất

3.1. Có bắt buộc doanh nghiệp phải đăng ký thang bảng lương không?

Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động phải xây dựng bảng lương, yêu cầu công việc để tuyển dụng lao động và thương lượng mức lương theo công việc với người lao động. Vì vậy, doanh nghiệp bắt buộc phải lập và đăng ký thang bảng lương.

3.2. Đăng ký thang bảng lương ở đâu?

Đơn vị, doanh nghiệp đăng ký bảng lương tại phòng lao động - thương binh và xã hội cấp huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

3.3. Thời hạn đăng ký thang bảng lương

Thời hạn đăng ký thang bảng lương là khi doanh nghiệp mới thành lập hoặc trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp hoặc khi bậc lương thay đổi thì phải lập lại thang lương.

3.4. Thủ tục đăng ký thang bảng lương lần đầu

Rất nhiều doanh nghiệp mới thành lập thắc mắc rằng hồ sơ, thủ tục đăng ký thang bảng lương như thế nào và ở đâu. Vì vậy trong bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ gửi tới bạn đọc thủ tục và bộ hồ sơ nộp thang bảng lương theo quy định.

Bước 1: Doanh nghiệp lập thang, bảng lương theo nguyên tắc do Nhà nước quy định và gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện.

Bước 2: Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện tiếp nhận bảng lương đã đăng ký. Nếu cơ quan quản lý nhà nước phát hiện thang bảng lương của doanh nghiệp vi phạm các nguyên tắc do Nhà nước quy định thì thông báo để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung theo quy định.

Doanh nghiệp (trên 10 nhân viên) đăng ký thang bảng lương, nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện:

• Doanh nghiệp dưới 50 lao động thì nộp bản đăng ký thang bảng lương tại trụ sở UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
• Doanh nghiệp sử dụng từ 50 lao động trở lên phải nộp đơn lên trụ sở Bộ Lao động Thương binh và Xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

3.5. Hồ sơ đăng ký thang bảng lương

Đối với đơn vị đăng ký thang bảng lương lần đầu gồm những hồ sơ sau:

• Quyết định thành lập hội đồng xét thang bảng lương.
• 02 thang bảng lương.
• Bảng phụ cấp nếu có.
• Mô tả chi tiết về chức danh công việc.
• Quyết định ban hành thang bảng lương.
• Biên bản cuộc họp của Hội đồng Đánh giá Thang lương.
• Biên bản thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao có công chứng).
• Giấy đăng ký Hệ thống Thang bảng lương.

Đối với doanh nghiệp đăng ký thang bảng lương khi có thay đổi, điều chỉnh lại mức lương cần chuẩn bị những hồ sơ sau:

• 01 bản bảng lương cũ (có xác nhận của Phòng LĐ-TB&XH huyện, thị xã).
• 03 Thang bảng lương mới.
• 03 Bảng phụ cấp nếu có.

4. Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương

Doanh nghiệp xây dựng thang bảng lương cho cán bộ quản lý, lao động chuyên môn, lao động trực tiếp sản xuất, quản lý, dịch vụ căn cứ vào điều kiện tổ chức sản xuất và lao động.

Thang bảng lương phải dựa trên nguyên tắc bảo đảm bình đẳng, không phân biệt đối xử về giới tính, chủng tộc, màu da, tình trạng hôn nhân, tôn giáo, người khuyết tật...

Tham khảo cấu trúc thang bảng lương do giảng viên khóa học C&B chia sẻ trong video dưới đây

5. Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương

Cách xây dựng thang bảng lương áp dụng với doanh nghiệp tham gia lần đầu

Trường hợp 1: Lao động phổ thông (chưa qua đào tạo, học nghề) mức chi trả tối thiểu phải bằng mức lương tối thiểu vùng đơn vị tổ chức đăng ký hoạt động và kinh doanh

Trường hợp 2: Lao động có trình độ được đào tạo, học nghề: Mức lương chi trả tối thiểu cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng.

Ví dụ: Tháng 01/2023, Công ty A có nhân viên xuất nhập khẩu được qua đào tạo thuộc khu vực I thì mức lương tối thiểu trên bảng lương là: 4.680.000 + (4.680.000 x 7%) = 5.007.600 VNĐ

Trường hợp 3: Lao động làm việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì cộng thêm 5% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương trong điều kiện lao động bình thường.

Ví dụ: Công ty phân bón hóa chất B có lao động hóa chất đã qua học nghề, làm việc độc hại thì mức lương tổi thiểu bậc I thuộc khu vực 1 là: [4.680.000 + (4.680.000 x 7%)] + [4.680.000 + (4.680.000 x 7%)] x 5% = 5.257.980 VNĐ.

Trường hợp có phát sinh phụ cấp thì cộng thêm và ghi theo mức lương trên HĐLĐ.

Xem thêm: Mức lương tối thiểu vùng mới nhất

Hệ thống thang bảng lương theo vị trí công việc, chức danh

Cách lập mức lương bậc 1

- Mức lương tối thiểu trong thang lương do công ty quy định căn cứ vào mức độ phức tạp của công việc và trình độ, kỹ năng, trách nhiệm, kinh nghiệm cần có để thực hiện công việc.

- Công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định.

- Cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định đối với công việc hoặc chức danh cần lao động đã qua đào tạo, thực hành nghề:

- Tiền lương của công việc, chức vụ làm trong điều kiện lao động nặng nhọc, nguy hiểm, độc hại phải cao hơn ít nhất 5%; tiền lương làm công việc, điều kiện lao động đặc biệt khó khăn, nguy hiểm, nguy hiểm ít nhất phải cao hơn tiền lương của công việc, công việc có độ phức tạp tương đương thực hiện trong điều kiện làm việc bình thường là 7%:

Cách lập mức lương từ bậc 2 trở lên

- Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền nhau phải đảm bảo khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng, kinh nghiệm và phát triển tài năng, nhưng ít nhất là 5%.

6. Những lưu ý khi xây dựng thang bảng lương

- Cần thường xuyên kiểm tra, sửa đổi bổ sung để cập nhật kịp thời các quy định mới của Nhà nước và tình hình thực tế của doanh nghiệp.

- Khi sửa đổi, xây dựng, bổ sung bảng lương phải lấy ý kiến ​​của đại diện người lao động và phải thông báo công khai, minh bạch cho người lao động biết khi ký duyệt và thực hiện.

------------

- Theo quy định từ 1/1/2016 Mức tiền lương tháng đóng BHXH được tính là: Mức tiền lương ghi trong hợp đồng lao động (Không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng) và phụ cấp kèm theo lương.

Điều chỉnh lương tối thiểu vùng hàng năm thì doanh nghiệp cũng cần phải điều chỉnh tăng lên trong hợp đồng lao động

- Bậc lương: Doanh nghiệp, công ty có thể xây dựng bao nhiêu bậc cũng được, thường thì các doanh nghiệp hay xây dựng 10 bậc. Người lao động khi mới vào làm việc, sẽ là bậc 1, và theo quy chế tăng lương của doanh nghiệp, mỗi lần tăng lương sẽ lên một bậc, các trường hợp đặc biệt có thể được nâng vượt bậc.

Khoảng cách giữa các bậc lương: Khi lập bảng lương cần chú ý khoảng cách liền kề giữa hay bậc lương đảm bảo khuyến khích người lao động cố gắng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ tối thiểu là 5%

- Nhóm chức danh, vị trí công việc: Căn cứ vào chức danh, vị trí công việc thực tế tại doanh nghiệp và phân nhóm cùng chung một mức lương.

- Doanh nghiệp mới thành lập cần nộp hồ sơ thang bảng lương nộp lên phòng lao động quận, huyện xác nhận. 

- Trường hợp doanh nghiệp đang hoạt động khi có thay đổi về mức lương cần phải điều chính và nộp bảng lương mới. Mức lương tối thiểu vùng khi được điều chỉnh tăng lên, doanh nghiệp cần phải lập lại thang bảng lương để nộp lại cho phòng lao động.

- Mức lương ghi trên BHXH là mức lương ghi trong hợp đồng lao động có cả phụ cấp nếu có.

- Khi nộp thang bảng lương lên phòng lao động: Soạn thành 2 bản giữa các trang có đóng dấu giáp lai

7. Mẫu thang bảng lương mới nhất

Dưới đây là 2 mẫu thang bảng lương phổ biến nhất chúng tôi muốn giới thiệu tới các bạn.

7.1. Mẫu thang bảng lương file Excel của doanh nghiệp

Tên đơn vị: Công ty TNHH ...

Địa chỉ: Số 26 đường Láng, P. Ngã Tư Sở, Q. Đống Đa, Hà Nội

Mã số thuế:....

THANG, BẢNG LƯƠNG NĂM ...

1. Mức lương tối thiểu:

Mức lương tối thiểu doanh nghiệp áp dụng: 4.680.000 đồng

2. Hệ thống thang, bảng lương

Hà Nội, Ngày .... Tháng .... Năm ...

⇒ Chú ý: Ngoài việc nộp thang bảng lương theo mẫu, doanh nghiệp phải nộp một số giấy tờ khác để làm, hồ sơ đăng ký thang bảng lương.

Link tải: Mẫu thang bảng lương Excel

7.2. Mẫu thang bảng lương nhân viên của đơn vị sự nghiệp

Công thức tính mức lương trong thang bảng lương

Mức lương = (Hệ số lương x Mức lương tối thiểu doanh nghiệp áp dụng)

• 01 - Ngạch lương: Áp dụng cho tất cả các chức danh sau
• 02 - Ngạch lương: Áp dụng cho tất cả các chức danh sau

7.3. Phụ cấp lương

Công thức tính mức phụ cấp lương trong thang bảng lương mới nhất

Mức phụ cấp = Tỷ lệ phụ cấp x Tiền lương tối thiểu doanh nghiệp áp dụng

8. Quyết định ban hành thang bảng lương

Tham khảo mẫu quyết định ban hành thang bảng lương:

QUYẾT ĐỊNH

(Về việc ban hành hệ thống thang bảng lương)

Giám đốc công ty TNHH ABC

- Căn cứ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0106482709 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hà Nội cấp ngày 20 tháng 09 năm 2014.

- Căn cứ Nghị định số 49/2013/NĐ-CP ban hành ngày 14 tháng 05 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật lao động về tiền lương.

- Căn cứ Nghị định số 122/2015/NĐ-CP ban hành ngày 14 tháng 11 năm 2014 của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc ở doanh nghiệp.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành hệ thống bảng lương của CÔNG TY TNHH ABC

Điều 2: Thời gian thực hiện kể từ ngày ……………..

Điều 3: Các phòng ban Công ty và Các cơ quan chức năng có liên quan có trách nhiệm thực hiện quy định này.

9. Xử phạt hành chính khi có sai phạm trong việc xây dựng thang bảng lương

Căn cứ vào khoản 10 Điều 1 Nghị định 88/2015/NĐ-CP

- Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 - 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện theo quy định.

- Phạt tiền từ 2.000.000 - 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định pháp luật;

b) Sử dụng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định khi đã có ý kiến sửa đổi, bổ sung của cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;

c) Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;

d) Không thông báo cho người lao động biết trước về hình thức trả lương ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện.

Xem thêm: 

• Bảng Thanh Toán Tiền Lương - Tổng Hợp Mẫu Và Cách Lập
• Mức tiền lương tháng đóng BHXH để hưởng lương hưu
• Những lưu ý về kế toán tiền lương khi thực hiện quyết toán thuế
• Cách kiểm tra chi phí tiền lương trước khi quyết toán thuế TNDN

Bài viết trên đây Kế toán Lê Ánh đã giới thiệu tới các bạn những thông tin cần thiết về thang bảng lương và hướng dẫn đăng ký thang bảng lương cụ thể. Hy vọng rằng những chia sẻ này đã mang lại cho các bạn những thông tin hữu ích nhất.

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán online/ offline, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích báo cáo tài chính... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh 

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học xuất nhập khẩu online - offline, khóa học hành chính nhân sự online - offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM