Mẫu Bảng Chấm Công - Cách Làm Bảng Chấm Công Excel Mới Nhất

Ngày nay, trong các doanh nghiệp và cơ quan, lập bảng chấm công là hoạt động đã rất phổ biến. Trong bài viết này, Kế Toán Lê Ánh sẽ giới thiệu tới các bạn các mẫu bảng chấm công cụ thể nhất, khoa học nhất và rất dễ sử dụng.

Sử dụng bảng chấm công này, bạn có thể dễ dàng theo dõi số ngày đi làm của nhân viên trong doanh nghiệp của bạn và đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và công bằng cho tất cả nhân viên.

I. Bảng Chấm Công Là Gì? Mục Đích Lập Bảng Chấm Công

1. Bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công là căn cứ quan trọng để các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo dõi ngày làm việc thực tế, xin nghỉ phép, hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, ... từ đó đánh giá mức độ chuyên cần, nỗ lực, nhiệt tình và hiệu quả công việc của mỗi người lao động để làm cơ sở để trả lương.

Bảng chấm công là gì?

Đối với một số công ty kinh doanh, lập bảng chấm công không phải là điều quan trọng tuy nhiên nó cần để xây dựng cơ sở kinh doanh ổn định, lâu dài.

2. Mục đích lập bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công được sử dụng nhằm mục đích theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ ốm, nghỉ bảo hiểm xã hội,… của nhân viên làm căn cứ tính tiền lương, tiền bảo hiểm xã hội cho mỗi nhân viên và quản lý trong doanh nghiệp.

»»» Khóa Học Kế Toán Online - Tương Tác Trực Tiếp Cùng Kế Toán Trưởng Trên 15 Năm Kinh Nghiệm

II. Các Phương Pháp Chấm Công Phổ Biến Hiện Nay

1. Chấm công truyền thống

Chấm công truyền thống là phương pháp chấm công trực tiếp mà người quản lý sẽ thực hiện vào đầu mỗi giờ của ca làm việc. Công nhân có mặt sẽ báo cáo với quản lý để quản lý nắm được số công nhân đi làm.

⇒ Phương pháp truyền thống này tuy dễ thực hiện nhưng độ chính xác lại không cao.

2. Chấm công bằng thẻ từ

Mỗi nhân viên sẽ được cấp một mã duy nhất dựa trên thông tin cá nhân liên quan đến họ tên, ngày sinh, v…v… Thông tin này sẽ chỉ được in trên thẻ của người đó. Trước mỗi ca làm việc, nhân viên sẽ sử dụng thẻ để quẹt tại máy chấm công được cài đặt tại một vị trí nhất định trong văn phòng.

⇒ Hình thức chấm công bằng thẻ tử này giúp nhân viên chấm công nhanh hơn, tỷ lệ chính xác cao, tuy nhiên nó cũng có những hạn chế nhất định vì có thể nhờ đồng nghiệp giúp chấm công khi không ở nơi làm việc.

3. Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt (Face ID)

Phương pháp chấm công dựa trên khuôn mặt này là một bước đột phá có thể giúp các doanh nghiệp thực hiện một cách nhanh chóng và có độ chính xác rất cao so với tất cả các phương pháp khác.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp sẽ phải trả rất nhiều tiền cho một chiếc máy nhận diện khuôn mặt. Máy được lắp đặt tại cửa gần giống như máy chấm công bằng thẻ từ nhưng máy sẽ tích hợp thêm một camera có thể quét khuôn mặt của từng người dựa trên các cài đặt được xác định trước trong máy.

4. Chấm công bằng vân tay

Phương pháp chấm công bằng vân tay khá phổ biến trong các tổ chức. Bằng cách sử dụng vân tay của mình để quét ở trên máy chấm vân tay, nhân viên sẽ được ghi nhận là có mặt trong buổi làm ngày hôm đó.

5. Chấm công qua ứng dụng

Ngoài 4 phương pháp chấm công ở phía trên thì chúng ta có thêm phương pháp chấm công thứ 5 đó chính là chấm công trên các ứng dụng.

Công ty sẽ cung cấp cho các nhân viên của mình một tài khoản để có thể đăng nhập trên ứng dụng chuyên dùng để chấm công. Nếu như nhân viên đó không thể có mặt ở công ty để có thể chấm công bằng vân tay, bằng gương mặt hoặc bằng thẻ từ thì phương pháp khá tiện lợi.

III. Mẫu Bảng Chấm Công Mới Nhất

1. Mẫu bảng chấm công Excel mới nhất 2024 (Cập nhật 2025)

⭕ Mẫu bảng chấm công 2024 Excel

Thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp cho các doanh nghiệp quản lý số công của nhân viên trong năm 2024. Kế toán Lê Ánh đã phân chia các tháng theo từng sheet, hỗ trợ người chấm công theo dõi một cách nhanh chóng và thuận tiện.

»» LINK TẢI: Mẫu bảng chấm công 2024

⭕ Mẫu bảng chấm công 2025 Excel

Được cập nhật cho năm 2025, hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi ngày công của nhân viên hiệu quả hơn.

»» LINK TẢI: Mẫu bảng chấm công 2025

⭕ Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 133 (File Excel)

Được thiết kế dựa theo Thông tư 133, mẫu này hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận công theo quy chuẩn.

»» LINK TẢI: Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 133

2. Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

Mẫu này giúp ghi nhận thời gian làm thêm giờ của nhân viên, hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và quản lý số giờ làm thêm một cách chính xác và dễ dàng.

3. Mẫu bảng chấm công theo ca

Mẫu bảng chấm công theo ca phù hợp cho các doanh nghiệp có lịch làm việc chia theo ca kíp. Mẫu này hỗ trợ theo dõi thời gian làm việc của từng ca, giúp dễ dàng quản lý công của nhân viên trong các khung giờ khác nhau.

4. Mẫu bảng chấm công theo ngày

Mẫu bảng này ghi nhận số ngày công của nhân viên theo từng ngày. Phù hợp cho các doanh nghiệp có nhu cầu theo dõi công hàng ngày và điểm danh liên tục tình hình làm việc của nhân viên.

»»LINK TẢI: Mẫu bảng chấm công hàng ngày

5. Biểu mẫu điểm danh nhân viên

Biểu mẫu này giúp doanh nghiệp quản lý việc điểm danh nhân viên hàng ngày. Mẫu bao gồm các cột thông tin cơ bản như tên nhân viên, ngày điểm danh, trạng thái có mặt hay vắng mặt, hỗ trợ quản lý sự hiện diện một cách đơn giản và chính xác.

6. LƯU Ý cách download và sử dụng bảng chấm công

Vì đây là file chia sẻ cộng đồng nên bạn cần thực hiện các bước sau để tải về và sử dụng riêng:

• Trên giao diện Google Sheets, chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái.
• Chọn Tải xuống và tiếp tục chọn định dạng Microsoft Excel (.xlsx) để tải file về máy.
• Sau khi tải xong, bạn có thể mở file trên Excel và tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng của mình mà không ảnh hưởng đến bản chia sẻ gốc.

Link download: Tổng hợp Mẫu Bảng Chấm Công Mới Nhất

IV. Phương Pháp Và Cách Ghi Bảng Chấm Công

Dựa vào điều kiện sản xuất, kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp chấm công phù hợp và hiệu quả nhất để thực hiện.

Người phụ trách công việc chấm công sẽ dựa theo mẫu bảng chấm công, dùng ký hiệu tương ứng theo các hoạt động như đi làm, tham dự hội nghị, nghỉ theo chế độ,… để quản lý chuyên cần của nhân viên trong doanh nghiệp.

– Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp như phòng, ban, nhóm làm việc,… phải lập bảng chấm công và nộp cho quản lý vào cuối tháng.

– Mỗi ngày, người quản lý như trưởng phòng, trưởng ban, trưởng nhóm,… hay người được ủy quyền chấm công sẽ chấm công cho mỗi thành viên và ghi chú ký hiệu vào ngày chấm công trong các cột từ cột từ ngày 1 đến cột ngày 31 theo quy định của doanh nghiệp.

– Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và nộp bảng chấm công như giấy xin nghỉ việc được hưởng bảo hiểm xã hội, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,… về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu để tính tiền lương và bảo hiểm xã hội cho mỗi nhân viên.

– Bảng chấm công sau đó được lưu tại phòng kế toán cùng các giấy tờ liên quan.

V. Cách Tạo Bảng Chấm Công Excel

Bảng chấm công Excel sẽ được tạo dựa trên lịch các ngày làm việc trong tháng của doanh nghiệp. Bạn hoàn toàn có thể tự tạo bảng chấm công theo đặc trưng của doanh nghiệp bạn trên Excel

Ví dụ: Doanh nghiệp bạn lịch làm việc từ 2 - 7 nghỉ CN thì bạn bôi màu các ngày CN trong tháng để phân biệt với những ngày làm việc. 

- Tổng số ngày công làm việc trong tháng sẽ tính dựa trên quy định tính công của mỗi công ty.

Ví dụ: Tổng số ngày công = Ngày công thực tế + Nửa ngày công x 0.5 + Nghỉ có lương + Nghỉ ốm hoặc thai sản.

- Cách ghi chú trong mẫu bảng chấm công Excel

Mỗi người chấm công sẽ có cách ghi chú riêng khi đi làm cả ngày, nửa ngày hay nghỉ không bắt buộc chỉ 1 loại ghi chú chỉ cần đồng nhất và dễ hiểu là được

Ví dụ:

• X - Đi làm cả ngày
• X/2 - Đi làm nửa ngày
• 0 - Nghỉ

- Hàm Excel được dùng để tạo bảng chấm công trong Excel

Thường bảng chấm công sẽ sử dụng hàm Counif (hàm đếm có điều kiện), các bạn tham khảo ở 2 hình dưới đây:

*Tính tổng số ngày làm việc của 1 nhân viên: 

Ví dụ: Công thức tính tổng số ngày làm việc của nhân viên "Vũ Thị Huyền": 

=COUNTIF(D7:AH7,"x")+1/2*(COUNTIF(D7:AH7,"x/2"))+0*(COUNTIF(D7:AH7,"0"))

*Tính tổng số công của tất cả nhân viên trong 1 ngày: 

=COUNTIF(D7:D20,"x")+1/2*(COUNTIF(D7:D20,"x/2"))+0*(COUNTIF(D7:D20,"0"))

Nâng trình kế toán Excel với các bài viết:

• [10+] Các Hàm Excel Thường Dùng Trong Kế Toán
• Hàm COUNTIF Trong Excel
• Hàm IF trong excel
• Hàm SUMIF trong excel
• Hàm Vlookup trong Excel
• Hàm AVERAGE trong Excel
• Hàm ROUND Trong Excel
• Hàm FREQUENCY Trong Excel
• Hàm Counta trong Excel
• Hàm Nối Chuỗi CONCAT và CONCATENATE Trong Excel

Bảng chấm công là một công cụ quản lý nhân viên vô cùng hữu ích và phổ biến mà doanh nghiệp nào cũng cần có. Bảng chấm công cũng có thể xem là cuốn sổ ghi chép lại nhật ký đi làm của nhân viên trong doanh nghiệp.

Nhờ vào bảng chấm công mà doanh nghiệp có thể quản lý được nhân viên đã làm việc tất cả bao nhiêu ngày hay giờ tùy trong một tháng. Dựa vào ghi chép này, doanh nghiệp sẽ tính toán được một mức lương phù hợp, chính xác với thời gian và công sức mà nhân viên thực hiện công việc.

Tham khảo thêm cách sử dụng hàm Countif trong Excel qua những hướng dẫn chi tiết của giảng viên khóa học tin học văn phòng tại trung tâm Lê Ánh ở Video dưới đây:

Xem thêm:

• Công Việc Của Kế Toán Tổng Hợp (Hàng Ngày - Tháng - Quý)
• Mức Lương Tối Thiểu Vùng 2022 Cập Nhật Mới Nhất 
• Mức Lương Cơ Sở Cập Nhật Mới Nhất
• Mức Lương Cơ Bản Mới Nhất

Trên đây là những mẫu bảng chấm công được cập nhật mới nhất 2022 và cách lập bảng chấm công Excel chi tiết. Hy vọng nội dung bài viết trên sẽ hữu ích cho các bạn đang làm công việc chấm công - tính lương trong doanh nghiệp. Kế toán Lê Ánh Chúc các bạn thành công trong công việc!

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904 848 855/ Mrs Lê Ánh