Cách hạch toán tài khoản 138 (PHẢI THU KHÁC) theo Thông tư 24

Trong kế toán hành chính sự nghiệp, hạch toán các khoản phải thu khác là yếu tố quan trọng để duy trì sự minh bạch tài chính. Tài khoản 138 (Phải thu khác) theo Thông tư 24 giúp các cơ quan quản lý hiệu quả các khoản phải thu ngoài hoạt động thường xuyên. Bài viết này của kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán tài khoản 138, hỗ trợ kế toán viên thực hiện công việc chính xác.

1. Nguyên tắc kế toán

1.1. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải thu khác chưa được phản ánh vào các tài khoản phải thu đã có và tình hình thanh toán các khoản phải thu này.

1.2. Các khoản phải thu phản ánh vào tài khoản này gồm:

- Giá trị tài sản phát hiện thiếu chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý;

- Khoản chi cho các hoạt động liên doanh, liên kết chờ phân bổ cho các bên theo thỏa thuận;

- Phải thu về phí, lệ phí;

- Phải thu về bán hàng dự trữ quốc gia;

- Phải thu tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận được chia;

- Các khoản phải thu khác như phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra; phải thu về bán vật tư, bán ấn chỉ,... giữa đơn vị kế toán cấp trên và đơn vị kế toán cấp dưới; giá trị các khoản cho mượn tiền, tài sản có tính chất tạm thời; các khoản đã chi không được duyệt phải thu hồi;...

1.3. Đối với các tài sản thiếu chờ xử lý được theo dõi hạch toán trên tài khoản 1381, đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo cơ quan có thẩm quyền để xử lý kịp thời, đúng quy định, trường hợp thuộc thẩm quyền xử lý của đơn vị thi phải xử lý ngay, không được để số dư kéo dài.

1.4. Các khoản phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, từng khoản phải thu, từng lần thanh toán và chi tiết khác phục vụ yêu cầu quản lý.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 138- Phải thu khác

Bên Nợ:

- Giá trị tài sản phát hiện thiếu chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý;

- Các khoản chi phí phát sinh chung của hoạt động liên doanh, liên kết phải phân bổ cho các bên theo thỏa thuận liên doanh, liên kết;

- Các khoản phí và lệ phí đã phát sinh, đơn vị có quyền thu và chắc chắn thu được nhưng chưa thu được tiền;

- Chênh lệch giá bán thấp hơn giá xuất kho hoặc xử lý chênh lệch giá bán cao hơn giá xuất kho khi bán hàng dự trữ quốc gia;

- Khoản lãi, cổ tức/lợi nhuận đã phát sinh nhưng đơn vị chưa thu được tiền;

- Các khoản tạm chi, phải thu khác.

Bên Có:

- Khoản phải thu đã thu được, đã kết chuyển;

- Chênh lệch giá bán cao hơn giá xuất kho hoặc xử lý chênh lệch giá bán thấp hơn giá xuất kho khi bán hàng dự trữ quốc gia;

- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý;

- Bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả của cùng một đối tượng.

Số dư bên Nợ: Các khoản phải thu khác nhưng chưa thu được hoặc chưa kết chuyển.

Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Phản ánh số đã thu lớn hơn số phải thu.

Tài khoản 138 - Phải thu khác, có 6 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý;

- Tài khoản 1382- Chi hoạt động liên doanh, liên kết chờ phân bổ: Phản ánh các khoản chi phí phát sinh chung phải phân bổ cho các bên theo thỏa thuận liên doanh, liên kết và việc phân bổ theo thỏa thuận;

- Tài khoản 1383- Phải thu phí, lệ phí: Phản ánh các khoản phí và lệ phí đã phát sinh, đơn vị có quyền thu và chắc chắn thu được nhưng chưa thu được tiền;

- Tài khoản 1384- Phải thu bán hàng dự trữ quốc gia: Phản ánh các khoản chênh lệch giữa giá bán và giá xuất kho khi bán hàng dự trữ quốc gia và việc xử lý số chênh lệch này;

- Tài khoản 1385- Phải thu tiền lãi: Phản ánh khoản lãi, cổ tức/lợi nhuận đã phát sinh mà đơn vị được hưởng nhưng chưa thu được tiền.

- Tài khoản 1388- Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu khác ngoài các khoản phải thu đã phản ánh ở các tài khoản 1381, 1382, 1383, 1384, 1385.

3. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

3.1. Đối với tài sản thiếu

a) Khi phát hiện thiếu tài sản:

- Trường hợp nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá và tiền mặt tồn quỹ,... (trừ TSCĐ) phát hiện thiếu khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 138- Phải thu khác (1381)

Có các TK 111, 112, 152, 153, 155, 156, 172.

- TSCĐ phát hiện thiếu khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, trong thời gian chờ quyết định xử lý, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để ghi giảm TSCĐ, ghi:

Nợ TK 138- Phải thu khác (giá trị còn lại) (1381)

Nợ TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế tài sản cố định của đơn vị (giá trị hao mòn, khấu hao lũy kế)

Có TK 211- Tài sản cố định của đơn vị (nguyên giá).

b) Khi có quyết định xử lý đối với trường hợp thiếu tài sản:

- Căn cứ quyết định xử lý tài sản thiếu, ghi:

Nợ các TK 138 (1388), 372,...

Có các TK 138 (1381),...

- Khi thu hồi khoản phải bồi thường, ghi:

Nợ TK 111, 112,...

Có TK 138- Phải thu khác (1388).

- Trường hợp phải nộp vào tài khoản tạm giữ của cơ quan tài chính phần giá trị còn lại của TSCĐ, hoặc giá trị hàng tồn kho thiếu đang theo dõi trên sổ kế toán của đơn vị, ghi:

Nợ TK 811- Chi phí khác

Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước (3338).

3.2. Kế toán các khoản chi hoạt động liên doanh, liên kết chờ phân bổ

- Khi phát sinh chi phí chung phải phân bổ, căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 138- Phải thu khác (1382)

Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331,....

- Định kỳ, căn cứ vào thỏa thuận liên doanh, liên kết và chi phí được phân bổ mà đơn vị phải gánh chịu, ghi:

Nợ các TK 154, 642,...

Có TK 138- Phải thu khác (1382).

 Sau khi đối chiếu chi phí phát sinh chung mỗi bên phải gánh chịu và doanh thu chia cho các bên theo hợp đồng, kế toán bù trừ khoản phải thu và phải trả (chi tiết cho từng bên tham gia), ghi:

Nợ các TK 333, 338 (3382)

Có các TK 133, 138 (1382).

3.3. Phải thu các khoản phí và lệ phí

a) Khi xác định được chắc chắn các khoản phí và lệ phí có khả năng thu được, ghi:

Nợ TK 138- Phải thu khác (1383)

Có TK 338- Phải trả khác (3383).

b) Khi thu được bằng tiền:

Nợ các TK 111, 112

Có TK 138- Phải thu khác (1383).

3.4. Kế toán thu về bán hàng dự trữ quốc gia tại các đơn vị được phép bán theo quy định:

a) Nhận trước tiền của khách hàng, ghi:

Nợ các TK 111, 112

Có TK 131 - Phải thu khách hàng

b) Khi xuất hàng:

- Trường hợp giá bán cao hơn giá xuất kho, căn cứ phiếu xuất kho và hồ sơ có liên quan, ghi:

Nợ TK 131- Phải thu khách hàng (số phải thu theo giá bán)

Có TK 172- Hàng dự trữ quốc gia (theo giá xuất kho)

Có TK 138- Phải thu khác (1384) (Số chênh lệch giá bán cao hơn giá xuất kho)

- Trường hợp giá bán thấp hơn giá xuất kho, căn cứ phiếu xuất kho và hồ sơ có liên quan, ghi:

Nợ TK 131- Phải thu khách hàng (số phải thu theo giá bán)

Nợ TK 138- Phải thu khác (1384) (Số chênh lệch giá bán thấp hơn giá xuất kho)

Có TK 172- Hàng dự trữ quốc gia (theo giá xuất kho)

c) Khi kết thúc đợt bán hàng, căn cứ vào hồ sơ, chứng từ có liên quan:

- Trường hợp tổng giá bán cao hơn tổng giá xuất kho, căn cứ chênh lệch giá bán cao hơn giá xuất kho, ghi:

Nợ TK 138- Phải thu khác (1384)

Có TK 372- Kinh phí dự trữ quốc gia.

- Trường hợp tổng giá bán thấp hơn tổng giá xuất kho, căn cứ chênh lệch giá bán thấp hơn giá xuất kho, ghi:

Nợ TK 372- Kinh phí dự trữ quốc gia

Có TK 138- Phải thu khác (1384).

3.5. Phải thu về tiền lãi, cổ tức lợi nhuận từ hoạt động đầu tư tài chính:

a) Trường hợp nhận lãi định kỳ

- Định kỳ, phản ánh số lãi từng kỳ, ghi:

Nợ các TK 111, 112 (nếu nhận được bằng tiền), hoặc

Nợ TK 138- Phải thu khác (1385) (nếu chưa thu tiền)

Có TK 515- Doanh thu tài chính.

- Khi thu được tiền lãi:

Nợ các TK 111, 112

Có TK 138- Phải thu khác (1385).

b) Trường hợp nhận lãi 1 lần vào ngày đáo hạn:

- Định kỳ, tính số lãi phải thu từng kỳ, ghi:

Nợ TK 138- Phải thu khác (1385)

Có TK 515- Doanh thu tài chính.

- Khi thanh toán các khoản đầu tư đến kỳ đáo hạn, ghi:

Nợ các TK 111, 112,...

Có TK 121- Đầu tư tài chính (số tiền gốc)

Có TK 515- Doanh thu tài chính (số tiền lãi của kỳ đáo hạn)

Có TK 138- Phải thu khác (1385) (tiền lãi đã ghi vào thu nhập của các kỳ trước nhận tiền vào kỳ này).

c) Khi đơn vị nhận được thông báo chia cổ tức, lợi nhuận từ các hoạt động đầu tư vào đơn vị khác, ghi:

Nợ TK 138- Phải thu khác (1385)

Có TK 515- Doanh thu tài chính.

d) Nếu cổ tức, lợi nhuận được giữ lại để bổ sung vào các khoản đầu tư tài chính, ghi:

Nợ TK 121- Đầu tư tài chính

Có các TK 138 (1385), 515,...

3.6. Các khoản phải thu khác

a) Trường hợp vật tư, ấn chỉ do đơn vị kế toán cấp trên mua sắm, in ấn chuyển cho đơn vị kế toán cấp dưới bán và phải nộp trả tiền bán về đơn vị kế toán cấp trên (trong trường hợp không phải là hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ):

a1) Tại đơn vị kế toán cấp trên:

- Khi xuất kho vật tư, ấn chỉ cho đơn vị kế toán cấp dưới để bán, ghi:

Nợ TK 138- Phải thu khác (1388)

Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu.

- Khi nhận được tiền bán vật tư, ấn chỉ từ đơn vị cấp dưới nộp lên, ghi:

Nợ các TK 111, 112

Có TK 138- Phải thu khác (1388).

- Đối với số chênh lệch giữa giá bán và giá xuất kho, ghi:

Nợ TK 138- Phải thu khác (1388)

Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước (nếu phải nộp NSNN)

Có TK 711- Thu nhập khác (nếu được để lại).

 Trường hợp nhận lại vật tư, ấn chỉ do đơn vị kế toán cấp dưới nộp trả, ghi:

Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 138- Phải thu khác (1388).

a2) Tại đơn vị kế toán cấp dưới:

- Khi nhận vật tư bán, ấn chỉ bán từ đơn vị kế toán cấp trên, ghi:

Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 338- Phải trả khác (3388).

- Khi xuất bán, ghi:

Nợ các TK 111, 112

Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (theo giá xuất kho)

Có TK 338- Phải trả khác (3388) (phần chênh lệch giữa giá bán và giá xuất kho phải nộp cấp trên)

Có TK 711- Thu nhập khác (phần chênh lệch được để lại đơn vị).

- Khi nộp trả tiền bán về đơn vị kế toán cấp trên, ghi:

Nợ TK 338- Phải trả khác (3388)

Có các TK 111, 112.

- Trường hợp phải nộp trả vật tư, ấn chỉ về đơn vị kế toán cấp trên, ghi:

Nợ TK 338- Phải trả khác (3388)

Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu.

b) Trường hợp phát sinh các khoản đã ghi nhận vào chi năm nay nhưng bị thu hồi giảm chi, ghi:

Nợ TK 138- Phải thu khác (1388)

Có TK 154,611,612,...

c) Trường hợp bị cơ quan thanh tra, kiểm toán xuất toán các khoản đã ghi nhận chi phí các năm trước và phải nộp trả NSNN (khi báo cáo tài chính năm trước đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền hoặc đã được công khai), căn cứ quyết định ghi:

Nợ TK 138- Phải thu khác (1388)

Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước (3338).

Việc hạch toán đúng tài khoản 138 (Phải thu khác) theo Thông tư 24 giúp các cơ quan hành chính sự nghiệp duy trì sự minh bạch và hiệu quả tài chính. Hy vọng rằng hướng dẫn này đã cung cấp thông tin hữu ích cho các kế toán viên

                                    ..........................................................

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán cao cấp, khóa học kế toán quản trị, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích báo cáo tài chính, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp, khóa học kế toán hành chính sự nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh 

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khoá học xuất nhập khẩu online - offline, khóa học hành chính nhân sự online - offline chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM