Cách Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Chưa Phát Hành Đã Sử Dụng

Trong thực tế có nhiều trường hợp, doanh nghiệp đặt in hay mua hóa đơn điện tử chưa làm thông báo phát hành nhưng đã sử dụng. Có một số vấn đề được đặt ra như:

• Có bắt buộc phải thông báo phát hành hóa đơn không?

• Cách xử lý hóa đơn điện tử chưa phát hành đã sử dụng như thế nào cho đúng?

• Sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành có được không?

• Sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành có bị phạt? 

• Hóa đơn đầu vào chưa thông báo phát hành có được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN?

Trong bài viết này Kế toán Lê Ánh sẽ giúp các bạn giải đáp những câu hỏi liên quan đến sử dụng hóa đơn điện tử chưa phát hành đã sử dụng theo quy định mới nhất

I. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn

1. Có bắt buộc phải thông báo phát hành hóa đơn không?

Khoản 1, Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về  việc phát hành hóa đơn của tổ chức kinh doanh như sau

"1. Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế, phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này), hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp..."

⇒ Theo đó trừ những hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế thì tổ chức kinh doanh khi muốn sử dụng hóa đơn đều phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

2. Thời gian gửi thông báo phát hành hóa đơn

Đối với việc gửi thông báo lần đầu:

Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Đối với việc gửi thông báo lần 2 trở đi:

Nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu, thời gian gửi thông báo vẫn là 02 ngày trước sử dụng hóa đơn.

Đối với một số trường hợp khác:

Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn.

Lưu ý: Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.

3. Nội dung thông báo phát hành hóa đơn

Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm:

• Tên đơn vị phát hành hoá đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại;
• Các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…));
• Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn (đối với hoá đơn tự in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử (đối với hoá đơn điện tử);
  Ngày lập Thông báo phát hành;
• Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

>>>>>>>> Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Thực Hành

II. Cách xử lý hóa đơn chưa thông báo phát hành đã sử dụng

Biện pháp khắc phục hậu quả của việc xuất hóa đơn chưa thông báo phát hành

• Lập và nộp lại thông báo phát hành hóa đơn
  
• Nộp phạt theo quy định
  
• Kê khai, nộp thuế đối với hóa đơn chưa thông báo phát hành nhưng đã sử dụng (nếu có)
  

Cách xử lý hóa đơn chưa thông báo phát hành đã sử dụng đối với người mua để kê khai, khấu trừ thuế
Bên cạnh đó, tại điểm c, khoản 2, điều 10 Thông tư số 10/2014/TT-BTC cũng có quy định:

Trường hợp người bán có hành vi vi phạm quy định tại điểm a, điểm b và điểm c Khoản này và đã chấp hành Quyết định xử phạt, người mua hàng được sử dụng hóa đơn để kê khai, khấu trừ, tính vào chi phí theo quy định.

Như vậy, đối với các hóa đơn người bán chưa thông báo phát hành nhưng đã sử dụng. Người mua hàng muốn sử dụng hóa đơn đó để kê khai, khấu trừ thuế, tính vào chi phí khi tính thuế TNDN, thì:

• Yêu cầu bên bán cung cấp biên bản phạt (bản photocopy) đối với việc xuất hóa đơn chưa thông báo phát hành
  
• Yêu cầu bên bán cung cấp biên lai, chứng từ (bản photocopy) chứng minh việc đã tiến hành nộp phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành.
  

Tham khảo: Khóa Học Kế Toán Online - Tương Tác Trực Tiếp Với Giảng Viên Kế Toán Trưởng Trên 15 Năm Kinh Nghiệm

III. Mức xử phạt các hành vi sử dụng hóa đơn khi chưa có thông báo phát hành hóa đơn

Căn cứ: Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020

*Mức phạt hóa đơn chưa thông báo phát hành đã sử dụng:

1. Phạt tiền từ 500.000 - 1.500.000 đồng đối với hành vi:

- Sử dụng hóa đơn đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế nhưng chưa đến thời hạn sử dụng.

2. Phạt tiền từ 6.000.000 - 18.000.000 đồng đối với hành vi:

- Không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.

- Trường hợp không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế theo quy định thì bị xử phạt theo quy định tại Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP hoặc Điều 16, Điều 17 Chương II Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

- Nếu sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành ⇒ Mà các hóa đơn đó gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã kê khai nộp thuế (hoặc chưa đến kỳ kê khai nộp thuế) ⇒ Thì bị phạt từ 6 - 18 triệu đồng

- Nếu sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành ⇒ Mà các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế ⇒ Thì bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp (Điều 28) hoặc bị xử phạt về hành vi trốn thuế (Điều 16, Điều 17), cụ thể như sau:

+) Nếu bị phạt theo điều 28 hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp:

"Điều 28. Xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn

1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn."

+) Nếu bị phạt theo Điều 16, Điều 17 hành vi trốn thuế:

"Điều 16. Xử phạt hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn

1. Phạt 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn cao hơn so với quy định đối với một trong các hành vi sau đây:

...

đ) Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để hạch toán giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm nhưng khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra phát hiện, người mua chứng minh được lỗi vi phạm sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp thuộc về bên bán hàng và người mua đã hạch toán kế toán đầy đủ theo quy định."

"Điều 17. Xử phạt hành vi trốn thuế:

1. Phạt tiền 1 lần số thuế trốn đối với người nộp thuế có từ một tình tiết giảm nhẹ trở lên khi thực hiện một trong các hành vi vi phạm sau đây:

...

d) Sử dụng hóa đơn không hợp pháp; sử dụng không hợp pháp hóa đơn để khai thuế làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn, số tiền thuế được miễn, giảm;

2. Phạt tiền 1,5 lần số tiền thuế trốn đối với người nộp thuế thực hiện một trong các hành vi quy định tại khoản 1 nêu trên mà không có tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ.

3. Phạt tiền 2 lần số thuế trốn đối với người nộp thuế thực hiện một trong các hành vi quy định tại khoản 1 nêu trên mà có một tình tiết tăng nặng.

4. Phạt tiền 2,5 lần số tiền thuế trốn đối với người nộp thuế thực hiện một trong các hành vi quy định tại khoản 1 nêu trên có hai tình tiết tăng nặng.

5. Phạt tiền 3 lần số tiền thuế trốn đối với người nộp thuế thực hiện một trong các hành vi quy định tại khoản 1 nêu trên có từ ba tình tiết tăng nặng trở lên."

Mức phạt lập thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ nội dung:

Phạt tiền từ 2.000.000 - 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ nội dung theo quy định đã được cơ quan thuế phát hiện và có văn bản thông báo cho tổ chức, cá nhân biết để điều chỉnh nhưng tổ chức, cá nhân chưa điều chỉnh mà đã lập hóa đơn giao cho khách
hàng;

b) Không niêm yết thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định;

Mức phạt nộp chậm TB04/AC thông báo điều chỉnh phát hành hóa đơn

1. Phạt tiền từ 500.000 - 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc khi thay đổi tên quá thời hạn từ 10 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới;

b) Nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế nơi chuyển đến khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp quá thời hạn từ 10 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới;

2. Phạt tiền từ 2.000.000 - 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc khi thay đổi tên quá thời hạn từ 21 ngày trở lên, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới;

b) Nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế nơi chuyển đến khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp quá thời hạn từ 21 ngày trở lên, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới.

Nguyên tắc áp dụng mức phạt vi phạm về phát hành hóa đơn

- Khi xác định mức phạt tiền đối với người nộp thuế vi phạm vừa có tình tiết tăng nặng, vừa có tình tiết giảm nhẹ thì được giảm trừ tình tiết tăng nặng theo nguyên tắc một tình tiết giảm nhẹ được giảm trừ một tình tiết tăng nặng.

- Các tình tiết giảm nhẹ hoặc tăng nặng đã được sử dụng để xác định khung tiền phạt thì không được sử dụng khi xác định số tiền phạt cụ thể như sau:

+ Khi phạt tiền, mức phạt tiền cụ thể đối với một hành vi vi phạm thủ tục hóa đơn là mức trung bình của khung phạt tiền được quy định đối với hành vi đó.

+ Nếu có tình tiết giảm nhẹ, thì mỗi tình tiết được giảm 10% mức tiền phạt trung bình của khung tiền phạt nhưng mức phạt tiền đối với hành vi đó không được giảm quá mức tối thiểu của khung tiền phạt;

+ Nếu có tình tiết tăng nặng thì mỗi tình tiết tăng nặng được tính tăng 10% mức tiền phạt trung bình của khung tiền phạt nhưng mức phạt tiền đối với hành vi đó không được vượt quá mức tối đa của khung tiền phạt.

Trên đây là một số quy định về phát hành hóa đơn điện từ và cách xử lý hóa đơn điện tử chưa phát hành đã sử dụng. Mong rằng những chia sẻ của Kế toán Lê Ánh trong bài viết hữu ích với bạn đọc!

 Xem thêm các bài viết liên quan:

• Cách viết hóa đơn điện tử hàng cho, biếu, tặng nội bộ
• Cách xử lý hóa đơn đầu vào bỏ sót năm trước
• Quy định phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử