Phiếu Nhập kho Mẫu 01-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Phiếu Nhập Kho Mẫu 01-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là chứng từ bắt buộc khi doanh nghiệp thực hiện nhập vật tư, hàng hóa vào kho theo quy định mới. Từ năm 2026, mẫu phiếu này được sử dụng thống nhất trên toàn hệ thống kế toán, với nhiều điểm cập nhật quan trọng về chỉ tiêu, cách ghi và phương pháp lưu trữ. Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn nắm rõ chức năng, cấu trúc và hướng dẫn lập Phiếu nhập kho Mẫu 01-VT một cách chính xác theo quy định hiện hành.
Mục lục
I. Cấu Trúc Của Phiếu Nhập Kho Mẫu 01-VT
Phiếu nhập kho Mẫu 01-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC được thiết kế thống nhất nhằm phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật tư, hàng hóa nhập kho. Một phiếu hợp lệ phải đảm bảo đầy đủ các nhóm chỉ tiêu sau:
1. Nhóm thông tin chung
Gồm các yếu tố giúp xác định chứng từ và bộ phận lập phiếu:
- Tên đơn vị, bộ phận lập, bộ phận nhận hàng.
- Địa điểm kho, ngày lập phiếu, số phiếu được đánh theo trình tự liên tục.
Những thông tin này là căn cứ để phân loại, lưu trữ và tra cứu chứng từ.
2. Nhóm thông tin hàng hóa, vật tư
Là phần chiếm tỷ trọng lớn nhất, gồm:
- Tên vật tư/hàng hóa, mã hàng, quy cách (nếu có).
- Đơn vị tính, số lượng thực nhập, đơn giá, thành tiền.
- Cột ghi chú để phản ánh đặc điểm riêng như tình trạng hàng hoặc yêu cầu kiểm đếm.
Các chỉ tiêu phải khớp với hợp đồng, hóa đơn và biên bản giao nhận.
3. Thông tin về chứng từ gốc kèm theo
Ghi rõ loại chứng từ và số lượng chứng từ đi kèm như: Hóa đơn, biên bản nghiệm thu, biên bản giao hàng, hợp đồng…
Phần này giúp đối chiếu, xác minh tính hợp lệ của nghiệp vụ nhập kho.
4. Chỉ tiêu về kiểm nhận
Bao gồm chữ ký và họ tên của:
- Người giao hàng, người nhận hàng, thủ kho, kế toán.
- Trường hợp doanh nghiệp có bộ phận kiểm soát nội bộ, có thể bổ sung dòng ký kiểm tra.
5. Yêu cầu về ký số – ký tên theo quy định mới
Thông tư 99/2025 cho phép sử dụng phiếu nhập kho điện tử với chữ ký số hợp lệ. Khi ký điện tử, các chỉ tiêu phải thể hiện rõ: Thời gian ký, danh tính người ký, chứng thư số.
Phiếu phải được lưu trữ trên hệ thống quản lý chứng từ theo tiêu chuẩn an toàn dữ liệu.
>>> Tham khảo: KHÓA HỌC NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN ỨNG DỤNG
II. Hướng Dẫn Cách Ghi Phiếu Nhập Kho 01-VT Theo Đúng Quy Định
Góc trên bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận nhập kho. Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn hoặc thừa phát hiện trong kiểm kê.
Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho; tên kho; địa điểm kho nhập.
>>> Tải mẫu Phiếu nhập kho Mẫu 01-VT về: tại đây
Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh nhập).
Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho.
Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hóa đơn,... tùy theo quy định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực nhập.
Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập cùng một phiếu nhập kho.
Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên Phiếu nhập kho bằng chữ.
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) (đặt giấy than viết 1 lần), và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người giao hàng giữ (Đối với trường hợp phiếu nhập kho lập bằng bản cứng).
III. Quy Trình Lập – Kiểm Tra – Ký Duyệt – Luân Chuyển Phiếu Nhập Kho 01-VT
Quy trình xử lý Phiếu nhập kho 01-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC được chuẩn hóa nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và kiểm soát chặt chẽ hàng hóa khi vào kho. Doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:
Bước 1: Lập phiếu từ bộ phận mua hàng/đề nghị nhập
Bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sử dụng lập Đề nghị nhập kho, đính kèm hợp đồng, hóa đơn hoặc chứng từ liên quan.
Sau đó kế toán căn cứ chứng từ gốc để lập Phiếu nhập kho 01-VT, ghi đầy đủ thông tin chung và danh mục hàng hóa dự kiến nhập.
Bước 2: Kiểm nhận và đối chiếu thực tế
Khi hàng được giao đến kho, thủ kho và người nhận hàng tiến hành:
- Kiểm tra số lượng, chủng loại, chất lượng.
- Đối chiếu thực nhập với chứng từ gốc (hóa đơn, biên bản giao hàng).
- Ghi nhận kết quả kiểm đếm vào phiếu.
Nếu có chênh lệch, lập biên bản riêng và báo ngay bộ phận liên quan.
Bước 3: Ký duyệt của thủ kho – kế toán – phụ trách bộ phận
Phiếu nhập kho chỉ có hiệu lực khi đủ chữ ký:
- Người giao hàng xác nhận đã bàn giao.
- Người nhận hàng/thủ kho xác nhận số lượng thực nhập.
- Kế toán kiểm tra và ký xác nhận tính hợp lệ của chứng từ.
Phụ trách bộ phận/kế toán trưởng ký duyệt cuối cùng theo phân cấp.
Bước 4: Ghi sổ kế toán và lưu trữ chứng từ
Sau khi duyệt, kế toán tiến hành:
- Ghi nhận nghiệp vụ vào sổ chi tiết vật tư, sổ kho và sổ cái liên quan.
- Lưu trữ Phiếu nhập kho cùng toàn bộ chứng từ gốc theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán.
IV. Một Số Lỗi Thường Gặp Khi Lập Phiếu Nhập Kho Và Cách Khắc Phục
Trong quá trình lập Phiếu nhập kho 01-VT, kế toán và thủ kho thường mắc một số sai sót ảnh hưởng đến tính chính xác của số liệu và tính hợp lệ của chứng từ. Dưới đây là các lỗi phổ biến và hướng xử lý:
1. Ghi sai mã kho, mã hàng
Nguyên nhân: Không thống nhất mã vật tư giữa kho – kế toán – phần mềm; hoặc sử dụng mã cũ.
Khắc phục: Xây dựng danh mục mã kho, mã hàng chuẩn; khóa mã trên phần mềm để tránh nhập nhầm; kiểm tra mã trước khi ghi phiếu.
2. Chênh lệch giữa chứng từ gốc và số lượng thực nhập
Nguyên nhân: Hàng giao thiếu, dư; hoặc kiểm đếm không kỹ.
Khắc phục: Thực hiện kiểm nhận 2 bước: đối chiếu chứng từ → kiểm số lượng thực tế. Nếu có chênh lệch, lập biên bản ngay và báo bộ phận mua hàng xử lý trước khi ký phiếu.
3. Bỏ sót chữ ký hoặc ký sai thẩm quyền
Nguyên nhân: Luân chuyển phiếu không đúng quy trình; không xác định rõ người chịu trách nhiệm.
Khắc phục: Thiết lập quy trình ký rõ ràng cho từng phiếu. Với phiếu điện tử, cần phân quyền ký số theo chức danh để tránh ký sai người.
4. Ghi đơn giá – đơn vị tính không khớp
Nguyên nhân: Đơn vị tính trên phiếu khác với đơn vị tính trên hóa đơn; ghi đơn giá sau thuế vào phiếu.
Khắc phục: Phiếu nhập kho chỉ ghi giá chưa thuế và đơn vị tính đúng như hệ thống kho. Cần rà soát lại hợp đồng, hóa đơn để đảm bảo tính thống nhất.
5. Không đính kèm chứng từ gốc theo quy định
Nguyên nhân: Lỗi lưu trữ, gửi thiếu hồ sơ khi ký duyệt.
Khắc phục: Mỗi Phiếu nhập kho phải kèm: hóa đơn, biên bản giao nhận, hợp đồng (nếu có). Với phiếu điện tử, scan/đính kèm file trực tiếp trên hệ thống để đảm bảo hồ sơ đầy đủ.
Việc áp dụng Phiếu nhập kho Mẫu 01-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là bước thay đổi quan trọng trong hệ thống chứng từ kế toán từ năm 2026, đòi hỏi doanh nghiệp cập nhật kịp thời để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch. Khi hiểu đúng cấu trúc, nguyên tắc ghi và quy trình luân chuyển phiếu, kế toán có thể kiểm soát tốt hơn hàng tồn kho, hạn chế sai lệch số liệu và nâng cao hiệu quả quản trị.
Nếu bạn cần tài liệu hướng dẫn chi tiết hoặc khóa học tổng hợp thực hành theo Thông tư 99/2025, đội ngũ giảng viên tại Kế toán Lê Ánh luôn sẵn sàng hỗ trợ. Hãy theo dõi thêm các bài viết chuyên sâu trên website để cập nhật đầy đủ các biểu mẫu mới.
>>> Tham khảo: Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
