Phiếu Xuất Kho Mẫu 02-VT Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Phiếu Xuất Kho Mẫu 02-VT Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là chứng từ bắt buộc dùng để ghi nhận việc xuất vật tư, hàng hóa ra khỏi kho theo quy định mới áp dụng từ năm 2026. Mẫu 02-VT được Bộ Tài chính chuẩn hóa lại về nội dung, chỉ tiêu thông tin và yêu cầu ký số, nhằm tăng tính minh bạch và đảm bảo số liệu tồn kho chính xác. Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn hiểu rõ chức năng, cấu trúc và hướng dẫn cách lập Phiếu Xuất Kho Mẫu 02-VT đúng quy định hiện hành.
Mục lục
I. Cấu Trúc Của Phiếu Xuất Kho Mẫu 01-VT
Phiếu Xuất Kho Mẫu 02-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC được thiết kế thống nhất nhằm ghi nhận đầy đủ thông tin về việc xuất vật tư, hàng hóa ra khỏi kho. Một phiếu hợp lệ phải bao gồm các nhóm chỉ tiêu sau:
1. Thông tin chung của đơn vị
Ghi rõ tên đơn vị, bộ phận lập phiếu, địa điểm kho, ngày lập và số phiếu theo dãy số liên tục. Đây là căn cứ để xác định đối tượng lập phiếu và tra cứu khi cần kiểm tra chứng từ.
2. Bảng kê vật tư, hàng hóa xuất kho
Là phần quan trọng nhất của phiếu, bao gồm:
- Tên hàng hóa/vật tư, mã hàng, mô tả quy cách.
- Đơn vị tính, số lượng yêu cầu xuất, số lượng thực xuất.
- Đơn giá và thành tiền (ghi theo giá chưa thuế).
Thông tin phải trùng khớp với danh mục vật tư của doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác của tồn kho.
3. Lý do xuất kho và chứng từ kèm theo
- Ghi rõ mục đích xuất: dùng cho sản xuất, sửa chữa, bán hàng, trả lại cho nhà cung cấp…
- Đồng thời liệt kê chứng từ gốc: Phiếu đề nghị xuất, lệnh sản xuất, hợp đồng, biên bản giao nhận.
>>> Tham khảo: KHÓA HỌC NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN ỨNG DỤNG
II. Hướng Dẫn Cách Ghi Phiếu Xuất Kho 01-VT Theo Đúng Quy Định
Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.
Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên, đơn vị (bộ phận): số và ngày, tháng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tỉnh của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
- Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).
- Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tuỳ theo qui định hạch toán của doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).
>>> Tải mẫu Phiếu xuất kho Mẫu 02-VT về: tại đây
Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực tế đã xuất kho.
Dòng "Tổng số tiền viết bằng chữ": Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tùy theo tổ chức quản lý và quy định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên).
Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.
Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
III. Quy Trình Lập – Kiểm Tra – Ký Duyệt – Luân Chuyển Phiếu Xuất Kho 02-VT
Quy trình xử lý Phiếu Xuất Kho Mẫu 02-VT được áp dụng thống nhất nhằm đảm bảo kiểm soát vật tư – hàng hóa trước khi ra khỏi kho, đồng thời hạn chế sai sót về số liệu và trách nhiệm liên quan.
1. Lập phiếu từ bộ phận đề nghị xuất kho
Bộ phận sử dụng hoặc bộ phận sản xuất gửi Phiếu đề nghị xuất kho kèm lý do và số lượng cần xuất.Kế toán kho hoặc
thủ kho căn cứ đề nghị và chứng từ liên quan (lệnh sản xuất, hợp đồng, đơn hàng…) để lập Phiếu Xuất Kho 02-VT và ghi đầy đủ thông tin chung, danh mục hàng dự kiến xuất.
2. Kiểm tra và đối chiếu số liệu thực tế
Trước khi xuất, thủ kho thực hiện:
- Kiểm tra tồn kho thực tế và đối chiếu với số liệu trên phần mềm.
- Đo đếm, kiểm tra chủng loại vật tư chuẩn bị xuất.
Nếu có chênh lệch hoặc hàng không đạt chất lượng, phải báo ngay cho kế toán và bộ phận đề nghị.
3. Ký duyệt của các bên liên quan
Phiếu Xuất Kho chỉ có hiệu lực khi được ký đủ theo phân cấp:
- Người đề nghị xuất: xác nhận nhu cầu sử dụng.
- Thủ kho: xác nhận số lượng thực xuất.
- Kế toán: kiểm tra tính hợp lệ của nghiệp vụ và chứng từ gốc.
- Người phê duyệt (quản lý bộ phận hoặc kế toán trưởng): phê duyệt cuối cùng cho phép xuất hàng.
4. Ghi sổ kế toán và lưu trữ chứng từ
Sau khi ký duyệt, thủ kho giao hàng và kế toán thực hiện:
- Ghi giảm tồn kho trên sổ kho và sổ kế toán.
- Kẹp Phiếu Xuất Kho với các chứng từ gốc (phiếu đề nghị, lệnh sản xuất, hợp đồng…) để lưu hồ sơ theo đúng quy định.
- Cập nhật phần mềm kế toán ngay trong ngày để tránh lệch số liệu.
IV. Một Số Lỗi Thường Gặp Khi Lập Phiếu Xuất Kho Và Cách Khắc Phục
Trong quá trình lập Phiếu Xuất Kho 02-VT, kế toán và thủ kho dễ gặp một số sai sót ảnh hưởng đến tính chính xác của tồn kho và tính hợp lệ của chứng từ. Dưới đây là các lỗi phổ biến và hướng xử lý:
1. Ghi sai mã hàng, mã kho
Nguyên nhân: Không đồng bộ mã giữa bộ phận kho – kế toán; dùng mã cũ hoặc mã không tồn tại trong danh mục vật tư.
Khắc phục: Chuẩn hóa danh mục vật tư, khóa mã trên phần mềm; kiểm tra lại mã trước khi ghi phiếu để tránh sai lệch tồn kho.
2. Ghi sai đơn vị tính hoặc không khớp với danh mục kho
Nguyên nhân: Dùng đơn vị tính trên hợp đồng hoặc hóa đơn nhưng không khớp với hệ thống kho.
Khắc phục: Phiếu xuất kho phải ghi đơn vị tính thống nhất theo danh mục vật tư; nếu có chuyển đổi đơn vị, phải tính lại số lượng và có xác nhận của bộ phận liên quan.
3. Chênh lệch giữa số liệu chứng từ và thực xuất
Nguyên nhân: Kiểm đếm không kỹ; xuất thiếu hoặc xuất thừa so với phiếu đề nghị.
Khắc phục: Kiểm nhận thực xuất trước khi ghi vào phiếu. Nếu có chênh lệch, lập biên bản và xin ý kiến phê duyệt trước khi thực hiện xuất kho.
4. Không ghi rõ lý do xuất kho
Nguyên nhân: Bỏ sót hoặc ghi lý do mơ hồ như “xuất dùng”, “xuất sản xuất”.
Khắc phục: Ghi rõ mục đích: xuất cho công trình nào, phân xưởng nào, lệnh sản xuất số bao nhiêu… để phục vụ kiểm soát chi phí và quyết toán sau này.
5. Bỏ sót chữ ký hoặc ký sai thẩm quyền
Nguyên nhân: Luân chuyển chứng từ không đúng quy trình; ký thay, ký thiếu người có trách nhiệm.
Khắc phục: Phiếu xuất kho phải có đủ chữ ký: Người đề nghị – Thủ kho – Kế toán – Người phê duyệt. Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình phê duyệt hoặc workflow điện tử để tránh thiếu sót.
6. Không đính kèm chứng từ gốc theo quy định
Nguyên nhân: Thủ kho chỉ lập phiếu mà không kèm Phiếu đề nghị xuất, lệnh sản xuất hoặc tài liệu liên quan.
Khắc phục: Kẹp Phiếu xuất kho với phiếu đề nghị, lệnh sản xuất, hợp đồng/đơn hàng… Với phiếu điện tử, đính kèm file trực tiếp trên hệ thống để đảm bảo hồ sơ đầy đủ.
Việc áp dụng Phiếu Xuất Kho Mẫu 02-VT Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là yêu cầu bắt buộc giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hàng tồn kho và đảm bảo tính hợp lệ của nghiệp vụ xuất kho từ năm 2026. Khi nắm rõ cấu trúc, cách ghi và quy trình ký duyệt, kế toán có thể hạn chế sai sót, đồng thời đảm bảo số liệu xuất – tồn luôn minh bạch, phục vụ tốt cho công tác kế toán và kiểm soát nội bộ.
Để cập nhật đầy đủ các biểu mẫu và hướng dẫn thực hành theo Thông tư 99/2025, bạn có thể theo dõi thêm các bài phân tích chuyên sâu trên website của Kế toán Lê Ánh hoặc tham gia các khóa học tổng hợp thực hành để áp dụng chính xác trong doanh nghiệp.
>>> Tham khảo: Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
