Thời Điểm Lập Hóa Đơn Từ 01/7/2026: Hướng Dẫn Đầy Đủ Theo Nghị Định 254/2026/NĐ-CP Và Thông Tư 91/2026/TT-BTC

Thời điểm lập hóa đơn là ngày chuyển giao hàng hóa hoặc ngày hoàn thành dịch vụ; riêng dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì mốc là ngày thu tiền. Đây là chỉ tiêu xác định kỳ khai thuế nên không được lấy ngày ký hợp đồng hay ngày xuất kho nội bộ để thay thế. Ngoài ba nguyên tắc gốc này, Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định 17 nhóm ngành đặc thù có mốc riêng, áp dụng từ 01/7/2026.

Từ ngày 01/7/2026, toàn bộ quy định về hóa đơn điện tử được thay mới. Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 và Thông tư số 91/2026/TT-BTC cùng ngày thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Riêng quy định về thời điểm xuất hóa đơn được tập trung tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, với ba nguyên tắc gốc và mười bảy nhóm ngành đặc thù.

Bài viết này, Kế toán Lê Ánh hướng dẫn chi tiết cách xác định thời điểm lập hóa đơn cho từng loại giao dịch, dành cho người bắt đầu làm kế toán thực tế và kế toán doanh nghiệp cần tra cứu nhanh.

Quy định về thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 254

1. Thời điểm lập hóa đơn là gì và vì sao kế toán không được xác định sai

Thời điểm lập hóa đơn là ngày mà pháp luật thuế buộc người bán phải phát hành hóa đơn cho một giao dịch, được ghi nhận thành một chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Với người mới vào nghề, hóa đơn thường bị hiểu đơn giản là chứng từ để đòi tiền, và từ cách hiểu đó sinh ra sai lầm phổ biến nhất trong thực tế: chờ khách hàng chuyển khoản rồi mới xuất hóa đơn.

Trên thực tế, ngày ghi trên hóa đơn quyết định cùng lúc ba việc.

• Thứ nhất, đó là mốc xác định kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng của người bán: hóa đơn lập ngày 30/9 thuộc quý III, lập ngày 01/10 đã sang quý IV, kéo theo toàn bộ số liệu tờ khai thay đổi.
• Thứ hai, đó là mốc ghi nhận doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của kỳ.
• Thứ ba, đó là căn cứ để bên mua kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và hạch toán chi phí được trừ.

Một lưu ý là trên hóa đơn điện tử tồn tại hai chỉ tiêu thời gian khác nhau là thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số, theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Hai mốc này có thể lệch nhau, nhưng việc kê khai thuế luôn căn cứ vào thời điểm lập hóa đơn. Kế toán cần kiểm tra cấu hình phần mềm để ngày lập hóa đơn phản ánh đúng ngày phát sinh nghiệp vụ, tránh để hệ thống tự gán ngày ký số làm ngày hóa đơn.

2. Căn cứ pháp lý về thời điểm xuất hóa đơn đang có hiệu lực

Hệ thống văn bản về hóa đơn điện tử đã được thay mới đồng bộ từ ngày 01/7/2026. Người mới học cần nắm đúng bộ văn bản còn hiệu lực để tránh tra cứu nhầm sang các hướng dẫn cũ vẫn tồn tại rất nhiều trên internet. Kế toán Lê Ánh tập hợp cho người đọc dễ tra cứu như sau:

Các văn bản đã hết hiệu lực từ 01/7/2026 gồm Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP và Thông tư số 32/2025/TT-BTC. Khi tham khảo tài liệu trên mạng, cần kiểm tra ngày đăng bài, bởi mọi hướng dẫn còn viện dẫn Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đều không còn là căn cứ áp dụng.

Nguyên tắc chuyển tiếp cho giao dịch phát sinh quanh mốc 01/7/2026

Trong những tháng đầu áp dụng, câu hỏi được hỏi nhiều nhất là giao dịch phát sinh trước ngày 01/7/2026 nhưng hóa đơn lại được lập sau ngày đó thì theo văn bản nào. Nguyên tắc chung về áp dụng văn bản quy phạm pháp luật là hành vi phát sinh ở thời điểm nào thì chịu sự điều chỉnh của văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm đó. Vì vậy, nghĩa vụ lập hóa đơn của một giao dịch hoàn thành trong tháng 6/2026 vẫn được xác định theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP; việc lập hóa đơn muộn sang tháng 7 không làm giao dịch đó chuyển sang khung của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, mà chỉ làm phát sinh thêm hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.

Với hóa đơn đã lập trước ngày 01/7/2026 theo quy định cũ, nếu sau ngày này mới phát hiện sai sót thì việc điều chỉnh hoặc thay thế được thực hiện theo quy định chuyển tiếp tại Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC, tức là dùng biểu mẫu và quy trình mới cho tờ hóa đơn cũ. Doanh nghiệp có hợp đồng hoặc kỳ đối soát nằm vắt qua mốc 01/7/2026 nên đối chiếu trực tiếp Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC và Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP trước khi xử lý.

3. Ba nguyên tắc và các tình huống liên quan khi xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử

Để dễ dàng linh hoạt vào mọi tình huống trong thực tế khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán nhiều loại mặt hàng, dịch vụ khác nhau, người đọc cần nắm chắc các nguyên tắc chi phối thời điểm lập hóa đơn. Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rất nhiều tình huống, tuy nhiên với người mới bắt đầu làm nghề thì việc đọc thôi sẽ rất khó hiểu để áp dụng. Vì vậy, người đọc cần làm chủ cấu trúc của Điều này được thiết kế theo logic nguyên tắc chung trước, ngoại lệ sau. Khoản 1, khoản 2 và khoản 3 đặt ra ba nguyên tắc gốc bao phủ phần lớn giao dịch của doanh nghiệp thương mại và dịch vụ thông thường; khoản 4 liệt kê các nhóm ngành đặc thù; khoản 5 xử lý tình huống giao dịch phát sinh ban đêm.

Cần phân định rõ phạm vi để không nhầm căn cứ: các mục 3.1 đến 3.3 là ba nguyên tắc gốc, lần lượt tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 9. Các mục 3.4 đến 3.7 không phải nguyên tắc gốc mà là những tình huống có căn cứ riêng, nằm ở khoản 5 Điều 9, Điều 4 và Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, và Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

3 nguyên tắc xác định thời điểm lập hóa đơn

3.1. Bán hàng hóa: mốc là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng

Đối với hoạt động bán hàng hóa, bao gồm cả bán và chuyển nhượng tài sản công cũng như bán hàng dự trữ quốc gia, hóa đơn được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Trong thực tế, mốc chuyển giao quyền sở hữu được chứng minh bằng biên bản giao nhận hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có xác nhận của bên mua, hoặc chứng từ giao hàng của đơn vị vận chuyển. Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình để bộ phận kho và giao nhận chuyển chứng từ về phòng kế toán ngay trong ngày, thay vì đợi cuối tháng đối chiếu công nợ rồi mới xuất hóa đơn.

Riêng xuất khẩu hàng hóa, kể cả gia công xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan. Đây là quy định dễ vi phạm, vì bộ phận xuất nhập khẩu và bộ phận kế toán thường không cùng theo dõi ngày thông quan trên tờ khai hải quan.

3.2. Cung cấp dịch vụ: mốc là thời điểm hoàn thành hoặc thời điểm thu tiền

Đối với cung cấp dịch vụ, kể cả cung cấp cho tổ chức và cá nhân nước ngoài, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm thu tiền.

Điểm mới quan trọng nhất của Nghị định 254/2026/NĐ-CP nằm ở phần loại trừ: khoản tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ không làm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền. Trước đây, ranh giới giữa tiền đặt cọc và tiền ứng trước gây tranh cãi kéo dài và nhiều doanh nghiệp bị truy thu vì không xuất hóa đơn khi nhận cọc. Nay quy định đã rõ, nhưng để được hưởng thì hồ sơ phải chặt.

Khuyến nghị thực hành: soạn sẵn điều khoản mẫu về đặt cọc trong hợp đồng dịch vụ, lập phiếu thu ghi rõ nội dung là tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng theo Bộ luật Dân sự, và lưu biên bản chuyển cọc thành tiền thanh toán khi đến thời điểm tương ứng. Thiếu các chứng từ này, cơ quan thuế hoàn toàn có cơ sở coi khoản tiền là ứng trước và kết luận doanh nghiệp lập hóa đơn chậm.

3.3. Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, từng công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng và giá trị tương ứng. Đây là quy định bị vi phạm thường xuyên nhất ở các doanh nghiệp phân phối. Thói quen cuối tháng chốt sản lượng rồi xuất một hóa đơn tổng chỉ hợp pháp khi giao dịch thuộc các nhóm được phép đối soát tại khoản 4; với hàng hóa thông thường, mỗi đợt giao hàng là một hóa đơn.

3.4. Giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm

Khoản 5 Điều 9 bổ sung một tình huống rất thực tế: nếu người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động mà phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động, thì thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Quy định này gỡ khó cho nhà hàng, khách sạn, cửa hàng tiện lợi và dịch vụ vận tải đêm. Cần lưu ý điều kiện đi kèm, bởi doanh nghiệp đã trang bị hệ thống lập hóa đơn tự động vẫn phải lập ngay tại thời điểm phát sinh.

3.5. Hàng khuyến mại, biếu tặng, trả thay lương và tiêu dùng nội bộ

Đây là nhóm nghiệp vụ không phát sinh dòng tiền nên rất hay bị bỏ sót. Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua, bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn; trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử quy định tại Điều 7 của Nghị định.

Điều 9 không đặt mốc riêng cho nhóm này, nên thời điểm lập hóa đơn quay về nguyên tắc gốc tại khoản 1, tức thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa. Trên thực tế đó là ngày xuất hàng khuyến mại giao cho khách, ngày bàn giao hàng biếu tặng, ngày chi trả lương bằng hàng hóa, hoặc ngày xuất hàng ra sử dụng đối với tiêu dùng nội bộ thuộc diện phải lập hóa đơn.

Ranh giới quan trọng nhất nằm ở tiêu dùng nội bộ. Khoản 8 Điều 7 loại trừ hàng hóa, dịch vụ tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh và hàng hóa, dịch vụ xuất hoặc cung cấp để sử dụng phục vụ sản xuất, kinh doanh. Nghĩa là xuất vật tư cho phân xưởng, xuất thành phẩm để chạy thử dây chuyền, luân chuyển nội bộ phục vụ hoạt động kinh doanh thì không phải lập hóa đơn. Ngược lại, hàng hóa xuất dùng cho mục đích ngoài sản xuất kinh doanh như phúc lợi tập thể, tặng nhân viên nhân dịp lễ tết thì vẫn phải lập hóa đơn theo khoản 1 Điều 4.

Một điều kiện thường bị bỏ qua ở dòng hàng khuyến mại: giá tính thuế giá trị gia tăng bằng không chỉ áp dụng khi chương trình khuyến mại được thực hiện theo pháp luật thương mại, nghĩa là đã thông báo hoặc đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về thương mại theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP. Nếu doanh nghiệp phát hàng tặng kèm mà không có hồ sơ chương trình khuyến mại hợp lệ, cơ quan thuế xếp lô hàng đó vào nhóm cho, biếu, tặng và ấn định giá tính thuế theo giá của hàng hóa cùng loại tại thời điểm phát sinh. Hồ sơ chương trình vì vậy là điều kiện của thuế suất.

3.6. Hàng bán bị trả lại và trường hợp hủy, chấm dứt giao dịch

Hàng bán bị trả lại không được xử lý tại Điều 9 mà tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trong phần quy định về xử lý hóa đơn điện tử đã lập. Cách tiếp cận của văn bản là coi việc trả lại hàng như một sự kiện làm thay đổi giá trị của hóa đơn gốc, chứ không phải một giao dịch bán hàng mới.

Nguyên tắc chung tại điểm c.1: người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng đã mua, thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán, và mỗi bên thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.

Ngoại lệ tại điểm c.2 áp dụng cho hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng như ô tô, xe máy, và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua. Khi đó nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì chính người mua lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán, chứ không phải người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

Điểm c.4 xử lý một tình huống rất hay gặp trong dịch vụ và bất động sản: người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước, hoặc lập hóa đơn thu tiền theo tiến độ đối với kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây nhà để bán, sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt giao dịch, hủy một phần việc cung cấp dịch vụ. Khi đó người bán điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo cách xử lý tại điểm c.1.

Về hồ sơ, Thông tư yêu cầu người bán và người mua phải lưu giữ đầy đủ chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa, dịch vụ và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Trong thực tế, bộ hồ sơ tối thiểu gồm biên bản thỏa thuận trả lại hàng ghi rõ lý do và danh mục hàng trả, chứng từ giao nhận hàng trả lại, và hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn trả lại hàng tương ứng.

3.7. Chiết khấu thương mại và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Chiết khấu thương mại theo số lượng hoặc doanh số không được nêu tại Điều 9 nhưng phát sinh ở hầu hết doanh nghiệp phân phối, và luôn gây lúng túng vì khoản chiết khấu chỉ xác định được khi kết thúc chương trình hoặc kỳ bán hàng, tức là sau khi đã lập nhiều hóa đơn cho từng lần giao. Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khoản chiết khấu được điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc của kỳ tiếp theo, kèm bảng kê các số hóa đơn liên quan. Điều cần nhớ là chiết khấu không làm thay đổi thời điểm lập của các hóa đơn đã phát hành trước đó; doanh nghiệp không được vì chờ chốt chiết khấu mà lùi ngày lập của các hóa đơn giao hàng.

Với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế theo khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm kết thúc từng giao dịch bán hàng, không có cơ chế gộp cuối ngày trừ những trường hợp được nêu riêng tại khoản 4 Điều 9. Đây là nhóm liên quan trực tiếp đến hộ kinh doanh, cơ sở bán lẻ và dịch vụ ăn uống.

4. Bảng tra thời điểm lập hóa đơn cho 17 nhóm ngành đặc thù

Khoản 4 Điều 9 là phần dài nhất và cũng là phần cần tra cứu thường xuyên nhất. Nguyên tắc áp dụng rất rõ ràng: quy định riêng ưu tiên hơn quy định chung. Nếu giao dịch thuộc một trong các nhóm dưới đây thì áp dụng mốc thời gian của nhóm đó, không quay lại khoản 1 hay khoản 2.

Thời điểm lập hóa đơn - 17 nhóm ngành đặc thù

Khi áp dụng các quy định này, người đọc cần lưu ý:

• Một là các mốc chậm nhất chỉ là hạn cuối chứ không phải mốc mặc định; nếu đối soát xong sớm thì phải lập hóa đơn ngay.
• Hai là muốn áp dụng cơ chế đối soát tại điểm a và điểm b, doanh nghiệp phải có kỳ quy ước thỏa thuận bằng văn bản với khách hàng và biên bản đối soát ghi rõ ngày ký, thiếu hai chứng từ này, khi thanh tra cơ quan thuế sẽ quay lại áp dụng nguyên tắc chung.
• Ba là điểm a có cụm mở về các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính, nghĩa là danh mục còn có thể được bổ sung, kế toán cần theo dõi cập nhật.

4.1. Phân tích điểm r khoản 4: dịch vụ cung cấp cho cá nhân là người tiêu dùng

Điểm r là quy định gây băn khoăn nhiều nhất trong khoản 4, vì đây là điểm duy nhất không ấn định một mốc thời gian cụ thể nào. Câu hỏi thực tế đặt ra là doanh nghiệp thuộc nhóm này có được miễn lập hóa đơn theo từng giao dịch hay không. Câu trả lời là có, nhưng đây là miễn có điều kiện và không đồng nghĩa với việc không phải sử dụng hóa đơn. Chính xác hơn về mặt pháp lý, điểm r không miễn nghĩa vụ mà thay thế cơ chế thực hiện: thay vì phát hành hóa đơn cho từng giao dịch, doanh nghiệp chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch đến cơ quan thuế theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch, Mẫu số 01/TTGD Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Ba căn cứ dẫn đến cách hiểu này.

Thứ nhất là vị trí của điều khoản: Nghị định đã dành riêng Điều 7 để liệt kê các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử, nên nếu muốn miễn hoàn toàn cho nhóm dịch vụ tiêu dùng thì chỗ đúng phải là Điều 7, không phải khoản 4 Điều 9 vốn là phần quy định về thời điểm lập hóa đơn.

Thứ hai là cấu trúc nội tại: điểm r không nêu bất kỳ mốc thời gian nào, khác hẳn mười sáu điểm còn lại, mà chỉ dẫn chiếu sang cơ chế chuyển dữ liệu tại điểm a.2 khoản 3 Điều 16, gắn với thời hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng. Nghĩa vụ ghi nhận doanh thu vì thế chuyển từ phát hành hóa đơn theo từng lần sang báo cáo dữ liệu theo kỳ khai thuế.

Thứ ba, sự khác biệt giữa điểm a và điểm r. Hai danh mục trùng nhau gần như hoàn toàn ở phần dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, thông tin tín dụng, tài sản mã hóa, hỗ trợ giao dịch trên sàn các-bon, taxi và xe hợp đồng. Khác biệt duy nhất nằm ở đối tượng khách hàng: điểm a nói rõ cung cấp dịch vụ cho khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức, còn điểm r nói rõ cho cá nhân là người tiêu dùng. Đây là ranh giới giữa giao dịch với tổ chức và giao dịch với người tiêu dùng mà bạn đọc khi nghiên cứu văn bản pháp luật phải hiểu và phân tích được. Cùng một ngân hàng, giao dịch với doanh nghiệp thì đối soát rồi lập hóa đơn theo điểm a, giao dịch với khách hàng cá nhân thì chuyển dữ liệu theo điểm r.

Cơ chế của điểm r chỉ được áp dụng khi hội đủ bốn điều kiện đồng thời: dịch vụ thuộc danh mục được liệt kê; khách hàng là cá nhân người tiêu dùng; doanh nghiệp có hệ thống phần mềm quản lý chi tiết từng giao dịch với dữ liệu thu tiền lưu trữ theo từng giao dịch; và thực tế đã chuyển dữ liệu theo Mẫu số 01/TTGD. Thiếu một điều kiện thì quay về nguyên tắc chung tại khoản 2 Điều 9, nghĩa là phải lập hóa đơn theo từng giao dịch tại thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền.

4.2. Xử lý khi khách hàng yêu cầu hóa đơn trong trường hợp điểm r

Khi khách hàng cá nhân yêu cầu hóa đơn, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng, tại thời điểm thu tiền hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9. Bản thân điểm r không viết rõ, nhưng khi chúng ta phân tích các nội dung khác của Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì thấy rõ trách nhiệm này. Cụ thể:

Điều 18 ghi nhận quyền của người mua được yêu cầu và nhận hóa đơn, đồng thời xác định hóa đơn do người mua yêu cầu và nhận từ người bán là cơ sở để xác định nghĩa vụ thuế của người bán với ngân sách nhà nước. Điều 41 đặt ra chế độ khen thưởng người tiêu dùng tố giác người bán không lập và không giao hóa đơn, với mức chi không quá 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính và tối đa 10 triệu đồng cho một vụ việc.

5. Những điểm mới về thời điểm lập hóa đơn so với quy định cũ

Người đọc cần hiểu rằng, thời điểm lập hóa đơn hiện nay được quy định tại điều 9, nghị định 254/2026/NĐ-CP. Các Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP là quy định cũ, hiện hết hiệu lực.

6. Quy trình sáu bước xác định thời điểm lập hóa đơn

Để không bị lập hóa đơn sai thời điểm, kế toán nên viết quy trình dưới đây và dán tại bàn làm việc để áp dụng cho mọi nghiệp vụ, kể cả nghiệp vụ tưởng như đã quen thuộc.

Bước 1 – Kiểm tra giao dịch có thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử hay không. Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP lần đầu tiên gom các trường hợp này vào một điều riêng, trong đó có góp vốn bằng tài sản, tài sản điều chuyển giữa công ty mẹ và đơn vị hạch toán phụ thuộc, máy móc thiết bị cho mượn không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu, hàng hóa dịch vụ tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh. Nếu thuộc nhóm này thì dừng lại.

Bước 2 – Xác định bản chất giao dịch là bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hay hỗn hợp. Với hợp đồng hỗn hợp như bán thiết bị kèm lắp đặt và bảo trì, cần tách phần hàng hóa và phần dịch vụ để áp dụng đúng mốc cho từng phần, hoặc thỏa thuận rõ trong hợp đồng về thời điểm nghiệm thu tổng thể.

Bước 3 – Tra khoản 4 Điều 9 xem giao dịch có thuộc 17 nhóm đặc thù không. Nếu có, áp dụng mốc riêng; nếu không, quay lại nguyên tắc gốc tại khoản 1 hoặc khoản 2.

Bước 4 – Xác định mốc sự kiện pháp lý cụ thể. Đó là ngày bàn giao hàng, ngày nghiệm thu, ngày ký biên bản đối soát, ngày thu tiền, ngày thông quan hay ngày kết thúc chuyến đi, tùy nhóm giao dịch.

Bước 5 – Kiểm tra bộ chứng từ chứng minh mốc đó. Mốc thời gian nào cũng phải có chứng từ tương ứng: biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản đối soát, tờ khai hải quan đã thông quan, phiếu thu kèm hợp đồng. Nếu không tìm được chứng từ, khả năng cao là kế toán đang xác định sai mốc.

Bước 6 – Lập hóa đơn, ký số, chuyển dữ liệu và lưu hồ sơ. Kiểm tra ngày lập hóa đơn trên phần mềm khớp với mốc đã xác định, ký số trong ngày nếu có thể, chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo Điều 15 và Điều 16 Nghị định, sau đó kê khai vào kỳ tương ứng với ngày lập hóa đơn.

Các bạn có thể in ảnh sau ra để tiện tra cứu:

Quy trình 6 bước xác định thời điểm lập hóa đơn

7. 10 tình huống thực hành về thời điểm xuất hóa đơn điện tử theo nghị định 254/2026/NĐ-CP

Tác giả biên soạn các tình huống thực hành sau để bạn đọc dễ học và thực hành trong doanh nghiệp. Các nội dung khác nhiều hơn, phong phú về loại hình doanh nghiệp, độ phức tạp của nghiệp vụ sẽ được hướng dẫn rất kỹ trong khóa học kế toán tổng hợp thực hành và kế toán thuế của Kế toán Lê Ánh:

Tình huống 1 – Bán hàng trả chậm. Công ty A giao hàng ngày 05/8/2026, hợp đồng cho phép thanh toán sau 30 ngày. Hóa đơn phải lập ngày 05/8/2026 là ngày chuyển giao quyền sở hữu, không được chờ thu tiền.

Tình huống 2 – Dịch vụ thu tiền trước một phần. Công ty B ký hợp đồng tư vấn ba tháng, khách ứng trước 30% ngày 10/8/2026, dịch vụ hoàn thành ngày 31/10/2026. Lập hóa đơn cho phần ứng trước tại ngày 10/8, phần còn lại tại ngày 31/10.

Tình huống 3 – Nhận tiền đặt cọc. Công ty C nhận 200 triệu đồng đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ, hợp đồng ghi rõ chế tài mất cọc. Không lập hóa đơn khi nhận tiền. Khi hai bên thống nhất chuyển cọc thành tiền thanh toán thì thời điểm đó phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn.

Tình huống 4 – Hàng xuất khẩu. Lô hàng của Công ty D được thông quan chiều thứ Năm ngày 13/8/2026. Người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, tức thứ Sáu ngày 14/8/2026. Nếu ngày thông quan rơi vào trước một kỳ nghỉ lễ thì mốc chậm nhất lùi tương ứng đến ngày làm việc đầu tiên sau kỳ nghỉ. Đây là chi tiết khiến nhiều doanh nghiệp tính nhầm thành ngày kế tiếp theo lịch.

Tình huống 5 – Xây dựng theo giai đoạn. Nhà thầu E nghiệm thu bàn giao giai đoạn 1 ngày 28/8/2026, chủ đầu tư thanh toán ngày 21/9/2026. Hóa đơn lập ngày 28/8/2026, tính vào kỳ khai thuế tháng 8 hoặc quý III.

Tình huống 6 – Dịch vụ logistics có đối soát. Công ty F cung cấp dịch vụ trong tháng 8/2026, hai bên ký biên bản đối soát ngày 04/9/2026. Lập hóa đơn ngày 04/9/2026; nếu đến 07/9/2026 vẫn chưa đối soát xong thì vẫn phải lập hóa đơn trong ngày 07/9/2026.

Tình huống 7 – Cho thuê thu tiền trước nhiều kỳ. Công ty G thu trước tiền thuê văn phòng 6 tháng vào ngày 03/8/2026. Lập hóa đơn ngày 03/8/2026 cho toàn bộ số tiền đã thu. Cần tách bạch hai nghĩa vụ: hóa đơn và thuế giá trị gia tăng phát sinh trọn vẹn tại ngày 03/8/2026 theo số tiền đã thu, còn doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp của hoạt động cho thuê tài sản thu tiền trước nhiều kỳ thì được xác định theo hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp đang áp dụng, trong đó doanh nghiệp có thể được lựa chọn ghi nhận một lần cho toàn bộ số tiền trả trước hoặc phân bổ cho số tháng thuê tương ứng.

Tình huống 8 – Bán lẻ xăng dầu. Cửa hàng H bán cho khách vãng lai hàng trăm lượt mỗi ngày. Lập hóa đơn tại thời điểm kết thúc từng lần bán, sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc phần mềm kết nối cột bơm; không được gộp cuối ngày.

Tình huống 9 – Bán hàng ca đêm. Nhà hàng K bán hàng lúc 23h30 ngày 10/8/2026, chưa có phần mềm lập hóa đơn tự động. Được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. Nếu đã có phần mềm tự động thì phải lập ngay trong đêm.

Tình huống 10 – Giao hàng nhiều đợt. Công ty L giao hàng ba đợt vào các ngày 05/8, 15/8 và 25/8/2026 và muốn gộp thành một hóa đơn ngày 31/8/2026. Cách làm này sai; hàng hóa thông thường không thuộc nhóm được đối soát nên phải lập ba hóa đơn tương ứng ba lần giao hàng.

8. Mười lỗi sai về thời điểm xuất hóa đơn thường gặp và cách phòng ngừa

Sau khi đã hiểu và biết thực hành về thời điểm xuất hóa đơn rồi, bạn đọc cần nhận biết được các lỗi thường gặp và cách phòng tránh. Tác giả hướng dẫn bạn những giải pháp sau:

10 lỗi kế toán thường gặp về thời điểm lập hóa đơn

9. Mức phạt khi lập hóa đơn không đúng thời điểm

Lập hóa đơn không đúng thời điểm là hành vi vi phạm hành chính độc lập, bị xử phạt theo Nghị định số 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 16/01/2026. Mức phạt xác định theo số lượng hóa đơn vi phạm và theo loại giao dịch.

Cần khẳng định rõ một điểm mà bạn đọc hay hỏi: Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 vẫn đang có hiệu lực, chưa từng bị thay thế mà chỉ được sửa đổi, bổ sung. Tính đến ngày cập nhật bài viết, văn bản này đã qua hai lần sửa. Lần thứ nhất là Nghị định 310/2025/NĐ-CP ngày 02/12/2025, hiệu lực từ 16/01/2026, sửa Điều 5 và Điều 24 và chính là căn cứ của bảng mức phạt dưới đây. Lần thứ hai là Nghị định 291/2026/NĐ-CP ngày 21/7/2026, hiệu lực ngay trong ngày ban hành, bổ sung Mục 3 và Điều 19a vào sau Mục 2 Chương II của Nghị định 125/2020/NĐ-CP để xử phạt các hành vi liên quan đến nghĩa vụ cung cấp thông tin phục vụ trao đổi thông tin theo điều ước và thỏa thuận quốc tế về thuế. Lần sửa năm 2026 không chạm tới Điều 24, nên toàn bộ khung phạt về lập hóa đơn không đúng thời điểm trình bày như sau:

Bảng trên chỉ đọc đúng khi gắn với ba lưu ý sau.

Thứ nhất, các mức tiền tại Điều 24 là mức áp dụng cho tổ chức; hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh chịu một nửa mức tương ứng theo nguyên tắc tại Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Thứ hai, Nghị định 310/2025/NĐ-CP bổ sung vào Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP nguyên tắc gộp vụ việc: nhiều hóa đơn lập không đúng thời điểm còn trong thời hiệu xử phạt và bị xử lý trong cùng một vụ việc thì chỉ bị xử phạt về một hành vi, nhưng khung tiền phạt được xác định theo tổng số lượng hóa đơn vi phạm. Chính nguyên tắc này giải thích vì sao bảng được chia theo số lượng, và cũng là lý do một đợt thanh tra phát hiện hàng trăm hóa đơn lập chậm có thể đi thẳng lên khung cao nhất.

Thứ ba, điều kiện còn trong thời hiệu xử phạt là điều kiện tiên quyết; hóa đơn vi phạm đã hết thời hiệu không được tính vào số lượng để xác định khung phạt.

Ngoài chế tài hành chính, doanh nghiệp còn đối mặt hai rủi ro phái sinh. Với người bán, hóa đơn lập chậm sang kỳ sau làm phát sinh chênh lệch giữa doanh thu kế toán và doanh thu tính thuế, dẫn đến khai thiếu số thuế phải nộp của kỳ và có thể bị tính tiền chậm nộp. Với người mua, hóa đơn nhận được không đúng thời điểm dễ bị đặt vấn đề về tính hợp lệ của giao dịch khi thanh tra, đặc biệt khi hồ sơ giao nhận không đầy đủ.

9.1. Xử lý khi phát hiện hóa đơn đã lập sai thời điểm

Khi hóa đơn đã lập bị sai sót về thời điểm xuất hóa đơn, người bán và người mua cần hiểu đây là loại sai sót cần xử lý bằng cách lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh theo hướng dẫn tại điều 10, thông tư 91/2026/TT-BTC.

Quy trình xử lý theo 4 bước dưới đây.

Bước một, chốt lại mốc thời gian đúng và lập văn bản thỏa thuận với người mua. Xác định lại ngày giao hàng hoặc ngày hoàn thành dịch vụ theo chứng từ gốc, đối chiếu với ngày ghi trên hóa đơn, rồi làm việc với bên mua để thống nhất hướng xử lý. Văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót phải được hoàn tất trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, không phải sau đó. Đây là trình tự bắt buộc; làm ngược thứ tự thì hồ sơ mất tính thuyết phục khi giải trình.

Thông tư 91/2026/TT-BTC có bổ sung ba trường hợp người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận, gồm chuyển dữ liệu hóa đơn theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch, và hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số khác. Ngoài ba trường hợp này, người bán và người mua bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Bước hai, lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế. Tuy nhiên, trong trường hợp nếu hóa đơn lập sai là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hoặc hóa đơn bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, thì bắt buộc lập hóa đơn thay thế chứ không được dùng hóa đơn điều chỉnh.

Lưu ý bắt buộc khi thực hiện bước này là: nếu lần xử lý đầu tiên đã chọn hình thức điều chỉnh thì các lần xử lý tiếp theo của cùng tờ hóa đơn phải tiếp tục dùng hình thức điều chỉnh, đã chọn thay thế thì tiếp tục thay thế, không được đổi qua lại.

Bước ba, ký số và gửi hóa đơn mới cho người mua. Đồng thời chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo trách nhiệm quy định tại Điều 15 hoặc Điều 16 Nghị định, tùy hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế.

Bước bốn, hoàn thiện và lưu hồ sơ giải trình. Bộ hồ sơ gồm chứng từ gốc chứng minh mốc thời gian thực tế, văn bản thỏa thuận đã ký ở bước một, hóa đơn bị điều chỉnh hoặc bị thay thế và hóa đơn mới. Đây là tài liệu bên thanh tra hỏi đến đầu tiên, nên cần lưu thành bộ, không để rời rạc theo từng chứng từ.

Xem thêm: Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định mới nhất

9.2. Kê khai thuế khi hóa đơn lập lệch kỳ

Về phía bên bán, phải xác định lại kỳ phát sinh thực tế của việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ để kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra và ghi nhận doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp vào đúng kỳ đó. Nói cách khác, dù tờ hóa đơn mang ngày khác, nghĩa vụ thuế vẫn phải được phản ánh về đúng kỳ mà giao dịch thực sự xảy ra.

Về phía bên mua, có sự tách đôi mà kế toán mới rất dễ nhầm. Thuế giá trị gia tăng đầu vào được kê khai khấu trừ tại kỳ nhận được hóa đơn, nhưng chi phí lại phải ghi nhận vào kỳ thực tế nhận hàng hóa hoặc dịch vụ. Hai mốc này có thể rơi vào hai kỳ khác nhau, thậm chí hai năm tài chính khác nhau.

Ví dụ minh họa: bên bán giao hàng ngày 29/12/2026 nhưng đến ngày 06/01/2027 mới lập hóa đơn. Cách xử lý của hai bên như sau.

Hệ quả kế toán cần lường trước: chênh lệch giữa kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng và kỳ ghi nhận doanh thu, chi phí sẽ tạo ra khác biệt giữa số liệu trên sổ và số liệu trên tờ khai. Kế toán nên lập bảng theo dõi riêng các hóa đơn lệch kỳ tại thời điểm khóa sổ cuối năm, kèm thuyết minh, để phục vụ đối chiếu khi quyết toán.

10. Bộ công cụ kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp, hộ kinh doanh nên thiết lập để tránh lập hóa đơn sai thời điểm

Theo Kế toán Lê Ánh, việc tuân thủ không phụ thuộc vào trí nhớ của một cá nhân, doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên xây dựng ba tài liệu nội bộ đơn giản. Bao gồm:

• Quy chế lập hóa đơn: xác định với từng dòng doanh thu thì mốc lập hóa đơn là gì, ai chịu trách nhiệm cung cấp chứng từ gốc, thời hạn chuyển chứng từ về phòng kế toán.

• Lịch đối soát: áp dụng cho các hợp đồng thuộc nhóm điểm a và điểm b khoản 4, ghi rõ kỳ quy ước, ngày dự kiến ký biên bản đối soát và hạn cuối lập hóa đơn tương ứng.

• Bảng kiểm cuối kỳ: đối chiếu danh sách chứng từ giao hàng, biên bản nghiệm thu và phiếu thu trong kỳ với danh sách hóa đơn đã lập, nhằm phát hiện nghiệp vụ bị bỏ sót trước khi khóa sổ.

11. Bảng tra nhanh thời điểm lập hóa đơn theo nghị định 254/2026/NĐ-CP

Để dễ cho người đọc tra cứu nhanh về thời điểm lập hóa đơn theo nghị định 254/2026/NĐ-CP, tác giả tổng hợp bảng tra cứu nhanh thời điểm lập hóa đơn trong bảng dưới đây:

Nguồn: TS Lê Thị Ánh, CEO Kế toán Lê Ánh

Kết luận

Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn là kỹ năng nền tảng của kế toán bán hàng và kế toán thuế. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn đọc hiểu và làm chủ được thời điểm xuất hóa đơn đúng thời điểm. Bạn đọc chỉ cần nắm chắc ba nguyên tắc gốc tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, biết tra bảng 17 nhóm ngành đặc thù tại khoản 4 và luôn gắn mỗi mốc thời gian với một chứng từ chứng minh, doanh nghiệp đã loại bỏ được phần lớn rủi ro bị xử phạt và bị điều chỉnh kỳ kê khai. Với những giao dịch phức tạp hoặc ngành nghề đặc thù, bạn đọc nên đối chiếu trực tiếp văn bản gốc và tham vấn cơ quan thuế quản lý trước khi áp dụng.

Để hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử, bạn đọc hãy tham khảo các bài viết liên quan của tác giả:

• Cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo quy định tại nghị định 254/2026/NĐ-CP và thông tư 91/2026/TT-BTC áp dụng từ ngày 01/07/2026
• Nội dung của hóa đơn điện tử

Bạn đọc cũng có thể đặt câu hỏi xuống phía dưới bài viết nếu có những trao đổi hoặc những điểm chưa rõ.

Về tác giả và cơ sở biên soạn

Nguồn tham chiếu pháp lý

• Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 – Điều 26, Điều 27, Điều 52.

• Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ – Điều 4, Điều 6, Điều 7, Điều 9, Điều 10, Điều 15, Điều 16, Điều 18, Điều 41.

• Thông tư số 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ Tài chính – Điều 10 (đặc biệt khoản 5 về trả lại hàng hóa), Điều 24, Phụ lục III.

• Nghị định số 125/2020/NĐ-CP – Điều 24, được sửa đổi bởi Nghị định số 310/2025/NĐ-CP.

• Nghị định số 291/2026/NĐ-CP ngày 21/7/2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 125/2020/NĐ-CP – bổ sung Mục 3 và Điều 19a, không sửa đổi Điều 24.

• Công văn số 4831/CT-CS ngày 15/7/2026 của Cục Thuế về giới thiệu nội dung mới.