Bảng Tra Thời Điểm Lập Hóa Đơn Theo 17 Nhóm Ngành Đặc Thù

Thời điểm lập hóa đơn ngành đặc thù được quy định cụ thể tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, áp dụng từ ngày 01/7/2026. Theo nguyên tắc chung, bán hàng hóa lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng; cung cấp dịch vụ lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành dịch vụ. Tuy nhiên, 17 nhóm ngành, lĩnh vực đặc thù tại khoản 4 Điều 9 được áp dụng mốc lập hóa đơn riêng, căn cứ vào thời điểm đối soát dữ liệu, nghiệm thu, kỳ hạn, hoàn thành nghĩa vụ hoặc từng lần phát sinh giao dịch tùy trường hợp.

Để kế toán dễ xác định khi nào phải lập hóa đơn và hạn chế nhầm kỳ kê khai, bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh tổng hợp bảng tra thời điểm lập hóa đơn theo 17 nhóm ngành đặc thù, bám sát từng trường hợp quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và có ví dụ minh họa để tra cứu nhanh. Nội dung đặc biệt phù hợp với kế toán doanh nghiệp hoạt động ở lĩnh vực đặc thù và kế toán dịch vụ đang phụ trách nhiều khách hàng thuộc các ngành khác nhau.

1. Nguyên tắc chung về thời điểm lập hóa đơn

Khoản 1, 2 và 3 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đặt ba nguyên tắc nền cho mọi ngành. Kế toán đối chiếu nguyên tắc chung trước, sau đó mới tra bảng nhóm đặc thù để xác định mốc chính xác.

Ba nguyên tắc chung:

• Bán hàng hóa. Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Xuất khẩu hàng hóa lập hóa đơn chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
• Cung cấp dịch vụ. Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Người cung cấp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ khoản đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng.
• Giao hàng nhiều lần. Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hoặc bàn giao đều lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị tương ứng.

Ví dụ, doanh nghiệp bán một lô máy móc và giao thành ba đợt thì lập ba hóa đơn theo từng đợt giao, mỗi hóa đơn ghi giá trị của đợt giao tương ứng.

2. Bảng tra thời điểm lập hóa đơn theo 17 nhóm ngành đặc thù

Khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP liệt kê các trường hợp đặc thù tại điểm a đến điểm o. Bảng tra dưới đây gom thành 17 nhóm ngành – hoạt động, kèm mốc lập hóa đơn và căn cứ để kế toán tra nhanh theo lĩnh vực của đơn vị.

3. Nhóm dịch vụ số lượng lớn cần đối soát dữ liệu

Điểm a và điểm b khoản 4 Điều 9 quy định mốc lập hóa đơn cho nhóm dịch vụ phát sinh thường xuyên, số lượng lớn, cần đối soát dữ liệu trước khi lập. Đặc điểm chung là hóa đơn lập sau khi các bên chốt số liệu, không lập ngay tại từng giao dịch nhỏ.

Nhóm này gồm hai mốc chính:

• Dịch vụ cần đối soát dữ liệu định kỳ (điểm a). Áp dụng cho cung cấp điện theo đối soát, nước, truyền hình, quảng cáo truyền hình, thương mại điện tử, bưu chính chuyển phát, viễn thông theo kỳ, logistic, dịch vụ ngân hàng trừ cho vay, chứng khoán, tài sản mã hóa, xổ số điện toán, thu phí đường bộ, dịch vụ vận tải hành khách qua phần mềm và nhiều dịch vụ khác. Thời điểm lập là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu, chậm nhất ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh, hoặc chậm nhất 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
• Viễn thông, công nghệ thông tin phải đối soát cước kết nối (điểm b). Thời điểm lập là thời điểm hoàn thành đối soát cước theo hợp đồng, chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước. Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước hòa mạng mà khách không lấy hóa đơn thì cuối ngày hoặc định kỳ trong tháng lập chung một hóa đơn.

Ví dụ, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ truyền hình thu tiền theo kỳ tháng, lập hóa đơn sau khi đối soát số liệu thuê bao, chậm nhất ngày 07 của tháng sau.

4. Nhóm xây dựng, lắp đặt và bất động sản

Điểm c và điểm d khoản 4 Điều 9 quy định mốc lập hóa đơn cho ngành xây dựng, lắp đặt và kinh doanh bất động sản. Đặc điểm chung là dòng tiền gắn tiến độ công trình hoặc tiến độ thanh toán, nên mốc lập hóa đơn theo nghiệm thu hoặc theo ngày thu tiền.

Ba tình huống thường gặp:

• Xây dựng, lắp đặt (điểm c). Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Bất động sản thu tiền theo tiến độ, chưa chuyển giao quyền (điểm d.1). Thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán ghi trong hợp đồng.
• Bất động sản đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng (điểm d.2). Thời điểm lập hóa đơn theo nguyên tắc chung tại khoản 1 Điều 9.

Ví dụ, nhà thầu nghiệm thu hạng mục phần móng ngày 20 thì lập hóa đơn ngày 20 dù chưa nhận được tiền. Một chủ đầu tư dự án căn hộ thu tiền đợt theo hợp đồng ngày 15 thì lập hóa đơn ngày 15 cho số tiền của đợt thu.

5. Nhóm dầu khí, điện và xăng dầu

Điểm e, điểm g và điểm h khoản 4 Điều 9 quy định mốc lập hóa đơn cho ngành năng lượng. Đặc điểm chung là giá và khối lượng phụ thuộc đối soát hoặc chốt số liệu theo tháng, riêng bán lẻ xăng dầu lập theo từng lần bán.

Các mốc lập hóa đơn ngành năng lượng:

• Dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến từ dầu thô (điểm e). Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bên mua và bên bán xác định giá bán chính thức, không phân biệt đã thu tiền.
• Khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than chuyển bằng đường ống (điểm e). Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hai bên xác định khối lượng khí giao của tháng, chậm nhất ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế của tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Bán điện của công ty phát điện trên thị trường điện (điểm g). Thời điểm lập hóa đơn căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, chậm nhất ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế.
• Bán lẻ xăng dầu tại cửa hàng cho khách (điểm h). Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm kết thúc bán xăng, dầu theo từng lần bán.

Ví dụ, một cửa hàng xăng dầu lập hóa đơn điện tử ngay khi kết thúc mỗi lần bơm cho khách, không gộp nhiều lần bơm vào cuối ngày.

6. Nhóm vận tải, bảo hiểm và cho vay

Điểm đ, điểm i, điểm k, điểm l và điểm o khoản 4 Điều 9 quy định mốc lập hóa đơn cho nhóm dịch vụ có kỳ đối soát hoặc kỳ hạn riêng. Đặc điểm chung là mốc lập gắn thời điểm kết thúc dịch vụ, kỳ hạn thu tiền hoặc thời điểm ghi nhận doanh thu.

Các mốc lập hóa đơn của nhóm này:

• Vận tải hàng không qua website, thương mại điện tử (điểm đ). Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ xuất ra trên hệ thống.
• Vận tải hàng không qua đại lý, bảo hiểm qua đại lý (điểm i). Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, chậm nhất ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.
• Cho vay của tổ chức tín dụng (điểm k). Thời điểm lập hóa đơn theo kỳ hạn thu lãi trong thỏa thuận cho vay; đến kỳ hạn không thu được thì lập tại thời điểm thu được tiền lãi; trả lãi trước hạn thì lập tại thời điểm thu lãi trước hạn.
• Vận tải hành khách bằng taxi có phần mềm tính tiền (điểm l). Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm kết thúc chuyến đi, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
• Kinh doanh bảo hiểm (điểm o). Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo pháp luật về kinh doanh bảo hiểm, trừ trường hợp thuộc điểm a và điểm i.

Ví dụ, một hãng taxi công nghệ lập hóa đơn điện tử ngay khi kết thúc chuyến đi và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế trong cùng thời điểm.

7. Nhóm y tế và thu phí đường bộ

Điểm m và điểm n khoản 4 Điều 9 quy định mốc lập hóa đơn cho cơ sở khám chữa bệnh và hoạt động thu phí đường bộ điện tử không dừng. Đặc điểm chung là giao dịch phát sinh liên tục theo lượt, cho phép tổng hợp lập hóa đơn theo ngày hoặc theo kỳ.

Hai mốc lập hóa đơn của nhóm này:

• Khám bệnh, chữa bệnh có phần mềm quản lý viện phí (điểm m). Khách đến khám không lấy hóa đơn thì cuối ngày cơ sở tổng hợp thông tin khám, chữa bệnh và phiếu thu để lập hóa đơn cho các dịch vụ y tế trong ngày; khách yêu cầu thì lập hóa đơn giao ngay. Cơ sở lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội tại thời điểm được thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh cho người có thẻ bảo hiểm y tế.
• Thu phí sử dụng đường bộ điện tử không dừng (điểm n). Ngày lập hóa đơn là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Khách có một hoặc nhiều phương tiện sử dụng nhiều lần trong tháng thì đơn vị lập hóa đơn theo định kỳ, chậm nhất ngày cuối cùng của tháng phát sinh, nội dung liệt kê chi tiết từng lượt xe qua trạm.

Ví dụ, một bệnh viện tổng hợp toàn bộ dịch vụ khám chữa bệnh trong ngày của nhóm khách không lấy hóa đơn để lập một hóa đơn điện tử vào cuối ngày.

8. Lưu ý khi áp dụng bảng tra: lập hóa đơn kèm bảng kê và chuyển dữ liệu

Điểm a, điểm b khoản 4 Điều 9 và hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC cho phép một số ngành đặc thù lập hóa đơn kèm bảng kê. Lập đúng thời điểm là chưa đủ, hóa đơn còn phải kèm bảng kê và chuyển dữ liệu đúng hạn mới trọn vẹn về mặt hồ sơ.

Ba điểm kế toán cần lưu ý khi áp dụng bảng tra:

• Lập hóa đơn kèm bảng kê. Hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình, bưu chính, ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, bảo hiểm, khám chữa bệnh và các trường hợp tại điểm a, điểm b khoản 4 Điều 9 được lập hóa đơn kèm bảng kê. Bảng kê lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ kiểm tra, đối chiếu. Hóa đơn ghi rõ "kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm".
• Chuyển dữ liệu đúng hạn. Một số ngành lập hóa đơn đồng thời chuyển dữ liệu ngay, như taxi có phần mềm tính tiền tại điểm l. Kế toán theo dõi sát thời hạn chuyển dữ liệu theo pháp luật quản lý thuế.
• Đối chiếu nguyên tắc chung trước khi tra nhóm. Trường hợp một giao dịch không rơi vào nhóm đặc thù nào tại khoản 4 thì quay lại nguyên tắc chung tại khoản 1, khoản 2 Điều 9.

Ví dụ, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông lập hóa đơn theo kỳ đối soát và kèm bảng kê chi tiết cước phát sinh, lưu bảng kê cùng hóa đơn để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Kết luận

Thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP dựa trên nguyên tắc chung tại khoản 1, 2, 3 Điều 9 và 17 nhóm ngành đặc thù tại khoản 4. Kế toán tra đúng nhóm ngành trong bảng, đối chiếu nguyên tắc chung, lập đúng thời điểm và kèm bảng kê, chuyển dữ liệu đúng hạn thì hóa đơn mới hợp lệ. Lưu bảng tra theo lĩnh vực của đơn vị là cách rà nhanh trước mỗi lần phát hành hóa đơn.