Xử Lý Chi Hỗ Trợ Chi Phí Đi Lại Ngày Lễ Tết Cho Nhân Viên

Vào các dịp nghỉ lễ, Tết dài ngày, nhiều doanh nghiệp hỗ trợ chi phí đi lại để khuyến khích, động viên người lao động. Vậy khoản chi này có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hay không?

Nội dung dưới đây, Kế toán Lê Ánh tổng hợp đầy đủ điều kiện – chứng từ – định khoản kế toán theo quy định hiện hành, giúp kế toán doanh nghiệp xử lý đúng và tránh rủi ro khi quyết toán.

1. Điều kiện để khoản hỗ trợ đi lại ngày lễ, Tết được tính vào chi phí được trừ

Căn cứ điểm 2.31 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, các khoản phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động, trong đó có hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, Tết, được tính vào chi phí được trừ nếu:

(1) Khoản chi có đầy đủ chứng từ hợp lệ 

(Chi tiết ở mục 2 dưới đây)

(2) Tổng chi phúc lợi trong năm không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế của doanh nghiệp trong năm tính thuế

Lương bình quân thực tế = Tổng quỹ lương đã chi trong năm / 12 tháng.

Nghĩa là:

• Nếu tổng phúc lợi ≤ 01 tháng lương bình quân → được trừ. 
• Nếu vượt → phần vượt không được trừ.

2. Hồ sơ, chứng từ và cách hạch toán khoản hỗ trợ đi lại

a. Hồ sơ, chứng từ cần có

Doanh nghiệp phải đảm bảo:

Chính sách phúc lợi (bao gồm hỗ trợ đi lại) phải được quy định rõ tại một trong các văn bản sau:

• Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính, Quy chế thưởng - phúc lợi.
• Danh sách người lao động được nhận hỗ trợ, có đầy đủ chữ ký hoặc xác nhận.
• Phiếu chi / Ủy nhiệm chi khi thanh toán.
• Không yêu cầu hóa đơn GTGT vì đây là khoản chi hỗ trợ cho người lao động.

b. Cách hạch toán

- Khi ghi nhận khoản hỗ trợ

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 334 – Phải trả người lao động

- Khi chi tiền hỗ trợ

Nợ TK 334

Có TK 111, 112

⇒ Tùy mô hình doanh nghiệp, kế toán có thể hạch toán vào TK 622 hoặc TK 642 nếu chi cho lao động trực tiếp hay gián tiếp, nhưng phổ biến nhất là TK 642.

3. Một số lưu ý quan trọng

• Khoản hỗ trợ đi lại được xem là phúc lợi chịu thuế TNDN, nhưng không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động nếu thỏa điều kiện chi phúc lợi chung.
• Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế phúc lợi rõ ràng để tránh tranh luận khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Khi tổng chi phúc lợi vượt mức được trừ (01 tháng lương bình quân), phần vượt sẽ bị loại khi tính thuế TNDN.

Như vậy, Khoản hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, Tết cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ và tổng mức chi phúc lợi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm. Hiểu đúng – làm đúng sẽ giúp kế toán doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí khi thanh kiểm tra thuế.