Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán là công việc quan trọng và thường xuyên của kế toán đơn vị. Về mặt nguyên tắc và đảm bảo tính pháp lý thì tài liệu kế toán cần phải được đơn vị tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

>>> Xem thêm: Tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản

Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải của đơn vị phải tuân thủ theo quy định và đảm bảo tính khoa học, tiện ích.

Nội dung tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bao gồm

Bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán được thực hiện theo quy trình:

Xây dựng danh mục tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ tại đơn vị

Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định hiện hành là bản chính các tài liệu kế toán được ghi chép trên giấy, có giá trị pháp lý về kế toán, bao gồm:

• Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ;
• Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;
• Báo cáo tài chính gồm: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm;
• Tài liệu khác liên quan đến kế toán, là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên, được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế toán; các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng liên doanh...); các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi tức (như quyết định bổ sung vốn từ lợi tức, phân phối các quỹ từ lợi tức...); các tài liệu liên quan đến thu, chi ngân sách, sử dụng vốn, kinh phí (như quyết toán sử dụng kinh phí, quyết toán quỹ ngân sách Nhà nước, quyết toán vốn đầu tư...); các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước (như quyết định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế, quyết toán thuế hàng năm...) các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản (như các biểu mẫu kiểm kê, biên bản định giá...); các tài liệu liên quan đến kiểm tra, kiểm toán, thanh tra (như kết luận thanh tra, kiểm tra, báo cáo kiểm toán...); tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán.

Tổ chức phân loại, sắp xếp hệ thống lưu trữ tài liệu kế toán theo hồ sơ tài liệu

Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáotài chính ...). Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, bảo đảm hợp lý, dễ tra cứu, sử dụng khi cần thiết.

Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị đó. Trường hợp tại đơn  vị không tổchức bộ phận hoặc kho lưu trữ thì có thể thuê lưu trữ tài liệu kế toán tại cáctổ chức lưu trữ trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên. Hợp đồng phải ghi cụthể trách nhiệm của mỗi bên đối với tài liệu kế toán thuê lưu trữ, chi phí thuêvà phương thức thanh toán chi phí thuê

Tổ chức phân loại, sắp xếp hệ thống lưu trữ tài liệu kế toán theo thời điểm hoàn thành và tình hình hoạt động của đơn vị

Tài liệu kế toán của niên độ kế toán đã kết thúc và không còn sử dụng để ghi sổ kế toán trong niên độ kế toán tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán.  Tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, phải đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt.

Tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc mỗi công việc nói trên. 

Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản (kể cả công ty liên doanh, công ty 100% vốn nước ngoài), bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến sự kiện giải thể, phá sản được lưu trữ tại cơ quan quyết định thành lập (cấp giấy phép) hoặc cơ quan cấp giấy đăng ký kinh doanh hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định giải thể, phá sản.

Tài liệu kế toán của đơn vị cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thứcsở hữu phải được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu

Tài liệu kế toán của cácniên độ kế toán đã kết thúc của các đơn vị được chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị mới: Nếu tài liệu kế toán phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị mới. Nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại nơi theo quyết định của cấp quyết định chia, tách đơn vị. Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại đơn vị mới chia, tách.

Tài liệu kế toán của các niên độ kế toán đã kết thúc và tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập  của các đơn vị bị sáp nhập, lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập.

Tổ chức phân công trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị đảm nhiệm việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Đơn vị tổ chức phải phân công người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp các tài liệu kế toán của đơn vị đang lưu trữ. Đồng thời, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán chịu trách nhiệm giúp người đứng đầu đơn vị tổ chức, phân loại, sắp xếp tài liệu và làm thủ tục đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ.

Người được giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị, trước pháp luật về sự mất mát, hưhỏng hoặc sự cố khác đối với tài liệu kế toán đang lưu trữ do chủ quan mình gây ra.

Các đơn vị phải mở "Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ" đểghi chép, theo dõi và quản lý tài liệu kế toán lưu trữ. Sổ theo dõi tài liệu kếtoán lưu trữ phải có các nội dung chủ yếu: Loại tài liệu lưu trữ, số hiệu, ngày tháng đưa vào lưu trữ, hiện trạng tài liệu khi đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ.

Tổ chức quy định thời gian bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Tùy theo từng loại tài liệu kế toán mà thời gian bảo quản, lưu trữ được quy định dài hay ngắn. Hiện nay, tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

• Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thời gian lưu trữ tối thiểu là 5 năm;
• Tài liệu kế toán là những chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm;
• Tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng thì cần được lưu trữ vĩnh viễn.

Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của chế độ này,nếu không có chỉ định nào khác của người hoặc của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đứng đầu đơn vị. Việc tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ phải làm đầy đủ, đúng các  thủ tục theo quy định.

Kế toán Lê Ánh vừa chia sẻ cho bạn bài viết về tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Cảm ơn các bạn đã quan tâm!

Xem thêm: Bảng cân đối kế toán

Nếu như bạn muốn theo học kế toán thì có thể liên hệ:

KẾ TOÁN LÊ ÁNH 

  Chuyên đào tạo các khóa học kế toán thực hành và làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói tốt nhất thị trường

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

HOTLINE: 0904 84 88 55 (Mrs Ánh)