Mẫu Sổ Nhật Ký Chung Theo TT 99/2025/TT-BTC
Trong hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp, Sổ Nhật Ký Chung giữ vai trò trung tâm, phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, việc lập và sử dụng Sổ Nhật Ký Chung đúng mẫu, đúng quy định là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính đầy đủ, nhất quán và minh bạch của số liệu kế toán.
Bài viết dưới đây của Kế toán Lê Ánh sẽ giúp kế toán nắm rõ quy định về Sổ Nhật Ký Chung theo TT 99, cách trình bày mẫu sổ chuẩn, giải thích các cột thông tin bắt buộc và hướng dẫn áp dụng hiệu quả trong thực tế doanh nghiệp.
Mục lục
- 1. Khái quát về Sổ Nhật Ký Chung theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
- 2. Quy định về Sổ Nhật Ký Chung theo TT 99/2025/TT-BTC
- 3. Mẫu Sổ Nhật Ký Chung theo TT 99/2025/TT-BTC
- 4. Giải thích chi tiết từng cột trong Sổ Nhật Ký Chung
- 5. Cách lập Sổ Nhật Ký Chung theo đúng quy định TT 99
- 6. Tải mẫu Sổ Nhật Ký Chung theo TT 99
- 7. Những lỗi thường gặp khi lập Sổ Nhật Ký Chung theo TT 99/2025/TT-BTC
1. Khái quát về Sổ Nhật Ký Chung theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
1.1. Sổ Nhật Ký Chung là gì?
Sổ Nhật Ký Chung là sổ kế toán dùng để ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp theo trình tự thời gian, căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp.
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Sổ Nhật Ký Chung đóng vai trò là sổ ghi chép tổng hợp ban đầu, làm cơ sở để chuyển số liệu vào Sổ Cái và các sổ kế toán liên quan.
Vai trò trong hệ thống sổ kế toán theo TT 99:
- Phản ánh đầy đủ, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Là căn cứ để ghi Sổ Cái các tài khoản kế toán.
- Đảm bảo tính nhất quán và liên kết giữa chứng từ – sổ chi tiết – sổ tổng hợp.
- Hỗ trợ kiểm soát và đối chiếu số liệu kế toán trong toàn doanh nghiệp.
1.2. Vì sao doanh nghiệp phải lập Sổ Nhật Ký Chung?
Việc lập Sổ Nhật Ký Chung là yêu cầu bắt buộc trong tổ chức công tác kế toán nhằm đảm bảo việc ghi nhận nghiệp vụ được thực hiện đầy đủ và đúng quy định.
Căn cứ pháp lý theo Thông tư 99
Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống sổ kế toán để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, trong đó Sổ Nhật Ký Chung giữ vai trò trung tâm của hệ thống sổ.
Ý nghĩa trong tổng hợp và kiểm soát nghiệp vụ kế toán
- Giúp doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ phát sinh trong kỳ một cách có hệ thống.
- Hạn chế tình trạng bỏ sót hoặc ghi trùng nghiệp vụ kế toán.
- Là căn cứ quan trọng để kiểm soát, đối chiếu số liệu trước khi lập báo cáo tài chính.
1.3. Các nghiệp vụ được ghi vào Sổ Nhật Ký Chung
Sổ Nhật Ký Chung phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp, bao gồm:
Nghiệp vụ thu – chi tiền:
Các khoản thu tiền, chi tiền bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng, trong trường hợp doanh nghiệp không ghi riêng vào các sổ nhật ký đặc biệt.
Nghiệp vụ mua bán, công nợ:
Ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, phát sinh và thanh toán công nợ với khách hàng, nhà cung cấp.
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính khác:
Bao gồm nghiệp vụ tiền lương, khấu hao, phân bổ chi phí, điều chỉnh kế toán và các nghiệp vụ phát sinh khác theo hoạt động của doanh nghiệp.
2. Quy định về Sổ Nhật Ký Chung theo TT 99/2025/TT-BTC
2.1. Nguyên tắc ghi Sổ Nhật Ký Chung
Khi lập và ghi Sổ Nhật Ký Chung, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau theo Thông tư 99/2025/TT-BTC:
Ghi theo trình tự thời gian
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phải được ghi vào sổ theo đúng thứ tự thời gian phát sinh, đảm bảo phản ánh đầy đủ diễn biến hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ kế toán.
Ghi theo bút toán kế toán phát sinh
Mỗi nghiệp vụ được ghi trên Sổ Nhật Ký Chung phải thể hiện đầy đủ bút toán kế toán, bao gồm tài khoản Nợ, tài khoản Có và số tiền tương ứng, phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ.
Không ghi trùng nghiệp vụ
Một nghiệp vụ kinh tế chỉ được ghi một lần duy nhất trên Sổ Nhật Ký Chung. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt (thu tiền, chi tiền…), cần đảm bảo không ghi trùng nghiệp vụ giữa các sổ.
2.2. Yêu cầu về hình thức sổ
Sổ Nhật Ký Chung phải được lập theo đúng hình thức và nội dung quy định để đảm bảo giá trị pháp lý và khả năng đối chiếu.
Nội dung bắt buộc
Sổ phải thể hiện đầy đủ các thông tin: ngày chứng từ, số chứng từ, nội dung nghiệp vụ, tài khoản Nợ, tài khoản Có, số tiền và các thông tin liên quan khác theo mẫu sổ kế toán.
Trách nhiệm ký duyệt
Sổ Nhật Ký Chung phải có chữ ký của người lập sổ. Trường hợp doanh nghiệp có quy định, cần có thêm chữ ký của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật để xác nhận trách nhiệm và tính pháp lý của sổ.
Gắn với chứng từ kế toán
Mỗi nghiệp vụ ghi sổ phải có chứng từ kế toán hợp pháp làm căn cứ. Thông tin trên sổ phải khớp đúng với nội dung và số tiền trên chứng từ gốc.
2.3. Hình thức lập sổ (giấy – điện tử)
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp được phép lập Sổ Nhật Ký Chung bằng hình thức sổ giấy hoặc sổ điện tử, tùy điều kiện quản lý và hạ tầng công nghệ.
- Điều kiện lập sổ điện tử
- Đảm bảo đầy đủ nội dung như sổ giấy theo quy định.
- Có khả năng lưu trữ, tra cứu và in ra khi cần.
- Dữ liệu được bảo mật và không bị thay đổi trong quá trình lưu trữ.
- Lưu trữ, in sao khi cần
Sổ kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn quy định. Khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, doanh nghiệp phải in sổ điện tử ra giấy, có đầy đủ chữ ký theo quy định để phục vụ kiểm tra, thanh tra.
3. Mẫu Sổ Nhật Ký Chung theo TT 99/2025/TT-BTC
3.1. Trình bày mẫu sổ chuẩn
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Sổ Nhật Ký Chung được lập để ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp theo trình tự thời gian, làm căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp.
Cấu trúc sổ
- Phần tiêu đề: tên sổ, tên doanh nghiệp, kỳ kế toán áp dụng.
- Phần nội dung: các cột thông tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Phần cuối sổ: chữ ký của người lập sổ và các chức danh theo quy định.
Hình thức trình bày theo TT 99
- Trình bày rõ ràng, dễ theo dõi, không tẩy xóa.
- Có thể lập bằng sổ giấy hoặc sổ điện tử, nhưng phải đảm bảo đầy đủ nội dung bắt buộc.
- Sổ được lập theo kỳ kế toán (tháng/quý/năm) và lưu trữ theo quy định.
3.2. Các cột thông tin bắt buộc trong Sổ Nhật Ký Chung
Sổ Nhật Ký Chung theo TT 99 cần đảm bảo đầy đủ các cột thông tin cơ bản sau:
Ngày, số chứng từ:
Ghi ngày phát sinh nghiệp vụ và số hiệu chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế:
Diễn giải ngắn gọn, rõ ràng bản chất nghiệp vụ phát sinh, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Tài khoản Nợ:
Ghi tài khoản được ghi Nợ theo bút toán kế toán phát sinh.
Tài khoản Có:
Ghi tài khoản được ghi Có tương ứng với tài khoản Nợ.
Số tiền:
Ghi số tiền phát sinh của nghiệp vụ, đảm bảo khớp đúng với chứng từ và các sổ liên quan.
Chữ ký theo quy định:
Bao gồm chữ ký của người lập sổ và các chức danh theo quy định của doanh nghiệp (kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật nếu có).
3.3. Phân biệt Sổ Nhật Ký Chung và các sổ Nhật ký đặc biệt
Tùy theo quy mô và đặc điểm hoạt động, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các sổ nhật ký đặc biệt để theo dõi một số nghiệp vụ riêng biệt:
Sổ Nhật Ký Thu Tiền:
Dùng để theo dõi các nghiệp vụ làm tăng tiền. Khi sử dụng sổ này, các nghiệp vụ thu tiền không ghi lại vào Sổ Nhật Ký Chung.
Sổ Nhật Ký Chi Tiền:
Dùng để theo dõi các nghiệp vụ làm giảm tiền. Các nghiệp vụ chi tiền đã ghi vào sổ này không ghi trùng vào Sổ Nhật Ký Chung.
Sổ Nhật Ký Chung có vai trò tổng hợp, đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ chưa được ghi trên các sổ nhật ký đặc biệt, giúp hệ thống sổ kế toán rõ ràng và dễ kiểm soát.
4. Giải thích chi tiết từng cột trong Sổ Nhật Ký Chung
Để ghi Sổ Nhật Ký Chung đúng quy định và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, kế toán cần hiểu rõ ý nghĩa và cách ghi từng cột thông tin trên sổ. Mỗi nghiệp vụ ghi sổ phải có chứng từ kế toán hợp lệ làm căn cứ.
4.1. Cột ngày, số chứng từ
Ngày ghi sổ/ngày phát sinh: ghi theo thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Số chứng từ: ghi số hiệu của chứng từ kế toán liên quan (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ/Có…).
Trường hợp mẫu sổ có thêm cột ngày chứng từ, kế toán ghi đúng ngày lập chứng từ.
Cột này giúp xác định trình tự thời gian và hỗ trợ truy vết nhanh chứng từ gốc khi cần đối chiếu.
4.2. Cột nội dung nghiệp vụ
Ghi diễn giải ngắn gọn, rõ ràng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nội dung cần thể hiện được nghiệp vụ gì, phát sinh liên quan đến đối tượng nào (mua hàng, bán hàng, thanh toán công nợ, phân bổ chi phí…).
Việc diễn giải đầy đủ giúp sổ kế toán dễ hiểu, dễ kiểm tra và thuận tiện khi giải trình.
4.3. Cột tài khoản Nợ – tài khoản Có
Ghi tài khoản kế toán được ghi Nợ và tài khoản kế toán được ghi Có theo bút toán phát sinh.
Tài khoản sử dụng phải đúng theo chế độ kế toán áp dụng và phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ.
Cột này là căn cứ để chuyển số liệu sang Sổ Cái và đảm bảo tính chính xác của hệ thống sổ kế toán.
4.4. Cột số tiền
Ghi số tiền phát sinh của nghiệp vụ kế toán, bằng số.
Trường hợp nghiệp vụ có nhiều bút toán, kế toán cần ghi rõ số tiền tương ứng với từng bút toán.
Số tiền ghi trên sổ phải khớp đúng với chứng từ kế toán.
4.5. Cột chữ ký và phê duyệt
Sổ Nhật Ký Chung cần có chữ ký của người lập sổ và các chức danh theo quy định của doanh nghiệp, thường bao gồm:
- Người lập sổ
- Kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán)
- Người đại diện theo pháp luật (nếu có quy định)
Chữ ký và phê duyệt thể hiện trách nhiệm của các bên liên quan và đảm bảo giá trị pháp lý của Sổ Nhật Ký Chung.
>>> Xem thêm: Danh Mục Và Biểu Mẫu Chứng Từ Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
5. Cách lập Sổ Nhật Ký Chung theo đúng quy định TT 99
5.1. Chuẩn bị chứng từ đầu vào
Trước khi ghi Sổ Nhật Ký Chung, kế toán cần tập hợp đầy đủ chứng từ kế toán hợp lệ làm căn cứ ghi sổ. Các chứng từ thường bao gồm:
- Hóa đơn mua hàng, bán hàng
- Phiếu thu, phiếu chi
- Giấy báo Nợ/Giấy báo Có của ngân hàng
- Bảng lương, bảng phân bổ, bảng khấu hao
- Các chứng từ kế toán khác liên quan đến nghiệp vụ phát sinh
Chứng từ phải được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý và sắp xếp theo trình tự thời gian để thuận tiện cho việc ghi sổ và đối chiếu.
5.2. Quy trình ghi Sổ Nhật Ký Chung từng bước
Để lập Sổ Nhật Ký Chung đúng quy định theo TT 99/2025/TT-BTC, kế toán thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra chứng từ
Xác định chứng từ có đầy đủ nội dung bắt buộc, chữ ký, dấu (nếu có) và phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Bước 2: Xác định nghiệp vụ kinh tế
Làm rõ nghiệp vụ phát sinh thuộc loại nào (thu – chi tiền, mua bán, công nợ, chi phí, điều chỉnh…), thời điểm ghi nhận và đối tượng liên quan.
Bước 3: Định khoản kế toán
Xác định tài khoản Nợ – tài khoản Có theo đúng bản chất nghiệp vụ và chế độ kế toán áp dụng.
Bước 4: Ghi Sổ Nhật Ký Chung
Căn cứ chứng từ và bút toán đã xác định, ghi đầy đủ các thông tin vào sổ: ngày, số chứng từ, nội dung nghiệp vụ, tài khoản Nợ, tài khoản Có và số tiền.
Bước 5: Đối chiếu định kỳ
Định kỳ (ngày/tuần/tháng), kế toán cần đối chiếu số liệu trên Sổ Nhật Ký Chung với Sổ Cái, sổ chi tiết và các sổ nhật ký đặc biệt để đảm bảo số liệu thống nhất, kịp thời phát hiện sai lệch.
>>> Xem thêm: Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
6. Tải mẫu Sổ Nhật Ký Chung theo TT 99
Tải mẫu Sổ Nhật Ký Chung theo TT 99
7. Những lỗi thường gặp khi lập Sổ Nhật Ký Chung theo TT 99/2025/TT-BTC
Trong quá trình ghi Sổ Nhật Ký Chung, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải các sai sót cơ bản. Những lỗi này nếu không được phát hiện và điều chỉnh kịp thời có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của sổ kế toán và báo cáo tài chính.
7.1. Ghi sổ thiếu chứng từ kế toán hợp lệ
- Ghi nghiệp vụ vào sổ nhưng không có hóa đơn, phiếu thu – chi hoặc chứng từ liên quan làm căn cứ.
- Chứng từ thiếu thông tin, thiếu chữ ký theo quy định.
→ Làm giảm tính pháp lý của sổ kế toán và tiềm ẩn rủi ro khi kiểm tra.
7.2. Ghi sai hoặc không đầy đủ bút toán Nợ – Có
- Định khoản chưa phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Thiếu tài khoản Nợ hoặc tài khoản Có trên bút toán.
→ Dẫn đến sai lệch số liệu trên Sổ Cái và báo cáo tài chính.
7.3. Ghi trùng nghiệp vụ kế toán
- Vừa ghi nghiệp vụ vào Sổ Nhật Ký Chung, vừa ghi lại vào sổ nhật ký đặc biệt (thu tiền, chi tiền).
- Không kiểm soát phạm vi ghi sổ giữa các loại sổ.
→ Gây trùng lặp số liệu và sai lệch tổng hợp.
7.4. Không ghi sổ theo trình tự thời gian
- Ghi sổ không theo thứ tự phát sinh nghiệp vụ.
- Ghi bổ sung nhiều nghiệp vụ cùng lúc nhưng không thể hiện đúng thời điểm phát sinh.
→ Khó kiểm soát và đối chiếu số liệu theo kỳ kế toán.
7.5. Không đối chiếu với Sổ Cái và sổ chi tiết
- Không thực hiện đối chiếu định kỳ giữa Sổ Nhật Ký Chung và các sổ liên quan.
- Chỉ phát hiện sai lệch khi lập báo cáo tài chính.
→ Mất nhiều thời gian điều chỉnh, dễ phát sinh sai sót.
7.6. Thiếu chữ ký và phê duyệt theo quy định
- Sổ không có chữ ký của người lập sổ hoặc các chức danh theo quy định nội bộ.
- Ký không đúng thời điểm hoặc ký thay không đúng thẩm
Sổ Nhật Ký Chung là sổ kế toán trung tâm, phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Việc lập và ghi Sổ Nhật Ký Chung đúng quy định theo Thông tư 99/2025/TT-BTC giúp doanh nghiệp tổng hợp chính xác số liệu kế toán, đảm bảo sự thống nhất giữa chứng từ, sổ chi tiết, sổ cái và báo cáo tài chính.
Để áp dụng hiệu quả trong thực tế, kế toán cần nắm rõ mẫu sổ chuẩn, nguyên tắc ghi sổ, cách lập từng bước và các lỗi thường gặp, đồng thời thực hiện đối chiếu định kỳ với các sổ kế toán liên quan. Việc sử dụng mẫu Sổ Nhật Ký Chung chuẩn theo TT 99 sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và tuân thủ đúng quy định hiện hành.
Người đọc có thể tải miễn phí mẫu Sổ Nhật Ký Chung theo Thông tư 99/2025/TT-BTC tại Kế toán Lê Ánh để áp dụng ngay cho công tác kế toán tại đơn vị mình.
>>> Tham khảo các khóa học tại Kế toán Lê Ánh:
