Mẫu Thẻ kho (Sổ kho) Theo TT 99/2025/TT-BTC
Mẫu Thẻ kho (Sổ kho) là một trong những sổ kế toán quan trọng trong quản lý hàng tồn kho, được sử dụng để theo dõi chi tiết tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại vật tư, hàng hóa tại kho. Từ ngày 01/01/2026, việc lập và sử dụng thẻ kho phải tuân thủ theo quy định mới tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, thay thế và chuẩn hóa nhiều nội dung liên quan đến hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp. Trong bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết mẫu Thẻ kho (Sổ kho) theo TT 99/2025/TT-BTC, kèm lưu ý thực tế giúp kế toán áp dụng đúng quy định và hạn chế rủi ro khi kiểm tra, đối chiếu số liệu.
Mục lục
- I: Mẫu Thẻ kho (Sổ kho) Theo TT 99/2025/TT- BTC
- II. Thẻ kho (Sổ kho) là gì? Vai trò trong quản lý hàng tồn kho
- III. Căn cứ pháp lý về Thẻ kho (Sổ kho) theo TT 99/2025/TT-BTC
- IV. Nội dung bắt buộc trên Mẫu Thẻ kho (Sổ kho) theo TT 99/2025/TT-BTC
- V. Hướng dẫn ghi Thẻ kho (Sổ kho) đúng quy định theo nghiệp vụ thực tế
I: Mẫu Thẻ kho (Sổ kho) Theo TT 99/2025/TT- BTC
Tải Mẫu Thẻ kho (Sổ kho) Theo TT 99/2025/TT-BTC Tại Đây
II. Thẻ kho (Sổ kho) là gì? Vai trò trong quản lý hàng tồn kho
1. Khái niệm Thẻ kho (Sổ kho) theo nghiệp vụ kế toán
Thẻ kho (Sổ kho) là sổ kế toán dùng để theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn kho của từng loại vật tư, hàng hóa tại từng địa điểm kho. Thẻ kho được mở riêng cho từng danh điểm vật tư, hàng hóa, phản ánh biến động số lượng phát sinh trong kỳ trên cơ sở các chứng từ nhập kho, xuất kho hợp lệ.
Về mặt nghiệp vụ, thẻ kho là công cụ ghi chép trực tiếp tại kho, thường do thủ kho quản lý, nhằm đảm bảo việc theo dõi hàng tồn kho kịp thời, liên tục và chính xác. Dữ liệu trên thẻ kho là căn cứ quan trọng để đối chiếu với sổ kế toán chi tiết và số liệu tổng hợp của kế toán.
2. Vai trò của thẻ kho trong quản lý hàng tồn kho
2.1. Quản lý số lượng hàng tồn kho
Thẻ kho giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác số lượng tồn kho thực tế của từng loại vật tư, hàng hóa tại mọi thời điểm. Thông qua thẻ kho, thủ kho và bộ phận kế toán có thể nhanh chóng xác định:
- Tồn đầu kỳ
- Số lượng nhập trong kỳ
- Số lượng xuất trong kỳ
- Tồn cuối kỳ
Việc quản lý chặt chẽ số lượng tồn kho giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng thiếu hụt, tồn kho vượt mức hoặc thất thoát vật tư, hàng hóa.
2.2. Kiểm soát nhập – xuất – tồn
Thẻ kho là công cụ quan trọng trong việc kiểm soát quy trình nhập – xuất kho. Mỗi nghiệp vụ nhập kho hoặc xuất kho đều phải được ghi nhận kịp thời trên thẻ kho căn cứ vào chứng từ hợp lệ. Qua đó:
- Đảm bảo hàng hóa chỉ được nhập – xuất khi có chứng từ đầy đủ
- Hạn chế sai sót, gian lận trong khâu quản lý kho
- Tăng cường trách nhiệm của thủ kho trong việc bảo quản tài sản
3. Đối chiếu giữa kế toán và thủ kho
Một trong những vai trò quan trọng nhất của thẻ kho là làm căn cứ đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán. Định kỳ hoặc cuối kỳ kế toán, số lượng tồn kho trên thẻ kho sẽ được đối chiếu với:
- Sổ kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa
- Kết quả kiểm kê thực tế tại kho
Việc đối chiếu này giúp kịp thời phát hiện chênh lệch, xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý phù hợp theo quy định kế toán.
4. Mối liên hệ giữa thẻ kho, sổ chi tiết vật tư và sổ tổng hợp
Trong hệ thống sổ kế toán hàng tồn kho:
- Thẻ kho theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn tại kho
- Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa do kế toán lập, theo dõi cả số lượng và giá trị
- Sổ tổng hợp phản ánh số liệu tổng hợp phục vụ lập báo cáo tài chính
Ba loại sổ này có mối quan hệ chặt chẽ và phải đảm bảo số liệu khớp đúng. Thẻ kho là cơ sở ban đầu để kế toán ghi sổ chi tiết và tổng hợp, góp phần đảm bảo tính chính xác và minh bạch của số liệu kế toán hàng tồn kho.
III. Căn cứ pháp lý về Thẻ kho (Sổ kho) theo TT 99/2025/TT-BTC
Việc lập, sử dụng và quản lý Thẻ kho (Sổ kho) trong doanh nghiệp hiện nay được thực hiện trên cơ sở các quy định về chứng từ kế toán và sổ kế toán tại Thông tư 99/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Thông tư này là văn bản pháp lý mới nhất hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, có hiệu lực áp dụng từ 01/01/2026, thay thế và chuẩn hóa nhiều nội dung liên quan đến hệ thống sổ kế toán trước đây.
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, trong đó bao gồm các sổ kế toán phục vụ việc quản lý hàng tồn kho. Mặc dù Thông tư không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng cứng nhắc một mẫu sổ duy nhất, nhưng yêu cầu các sổ kế toán chi tiết phải phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Trong hệ thống sổ kế toán hàng tồn kho, Thẻ kho (Sổ kho) được xem là sổ theo dõi chi tiết về số lượng vật tư, hàng hóa tại từng kho, từng địa điểm bảo quản. Việc sử dụng thẻ kho giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu quản lý nội bộ, đồng thời là căn cứ để đối chiếu với sổ kế toán chi tiết do kế toán lập và kết quả kiểm kê thực tế.
Thông tư 99/2025/TT-BTC cũng nhấn mạnh nguyên tắc: số liệu trên các sổ kế toán phải khớp đúng, có thể kiểm tra và đối chiếu được. Do đó, thẻ kho phải được ghi chép liên tục, kịp thời, căn cứ trên chứng từ nhập kho, xuất kho hợp lệ và phải được lưu trữ theo đúng quy định về lưu trữ tài liệu kế toán.
>>> Xem thêm: Danh Mục Và Biểu Mẫu Chứng Từ Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
Như vậy, việc sử dụng Mẫu Thẻ kho (Sổ kho) theo TT 99/2025/TT-BTC không chỉ mang ý nghĩa tuân thủ pháp luật kế toán, mà còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa công tác quản lý hàng tồn kho, hạn chế rủi ro sai lệch số liệu khi cơ quan thuế, kiểm toán hoặc các bộ phận quản lý nội bộ thực hiện kiểm tra, đối chiếu.
IV. Nội dung bắt buộc trên Mẫu Thẻ kho (Sổ kho) theo TT 99/2025/TT-BTC
Theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp được chủ động thiết kế mẫu sổ kế toán phù hợp, tuy nhiên Mẫu Thẻ kho (Sổ kho) phải đảm bảo phản ánh đầy đủ thông tin cần thiết để quản lý hàng tồn kho và phục vụ việc đối chiếu, kiểm tra số liệu. Dưới đây là các nội dung bắt buộc cần có trên thẻ kho theo đúng nguyên tắc kế toán.
1. Thông tin nhận diện vật tư, hàng hóa
Mỗi thẻ kho phải được mở riêng cho từng danh điểm vật tư, hàng hóa, thể hiện rõ:
- Tên vật tư, hàng hóa
- Mã vật tư, mã hàng (nếu doanh nghiệp có quản lý theo mã)
- Đơn vị tính
- Địa điểm kho bảo quản
Thông tin nhận diện phải thống nhất với danh mục vật tư, hàng hóa đang sử dụng trong doanh nghiệp để đảm bảo thuận lợi cho việc đối chiếu giữa kho và kế toán.
2. Thông tin về chứng từ nhập – xuất kho
Thẻ kho phải phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh căn cứ trên chứng từ hợp lệ, bao gồm:
- Ngày ghi sổ
- Số hiệu chứng từ
- Diễn giải nghiệp vụ nhập kho, xuất kho
Việc ghi rõ số chứng từ và ngày chứng từ giúp tăng tính minh bạch, kiểm tra được nguồn gốc số liệu, đặc biệt khi phát sinh đối chiếu hoặc kiểm tra sau này.
3. Chỉ tiêu số lượng nhập – xuất – tồn
Nội dung cốt lõi của thẻ kho là theo dõi số lượng vật tư, hàng hóa, bao gồm:
- Số lượng nhập
- Số lượng xuất
- Số lượng tồn sau mỗi lần phát sinh
Nguyên tắc ghi chép là ghi liên tục theo trình tự thời gian, đảm bảo số tồn cuối mỗi nghiệp vụ được xác định chính xác.
4. Chữ ký và trách nhiệm ghi thẻ kho
Thẻ kho phải thể hiện rõ trách nhiệm của người quản lý kho, thông thường là:
- Người ghi thẻ (thủ kho)
- Người kiểm tra, đối chiếu (khi cần thiết)
Theo thông lệ kế toán, thủ kho chịu trách nhiệm trực tiếp về việc ghi chép thẻ kho căn cứ trên chứng từ nhập – xuất đã được phê duyệt.
5. Nguyên tắc lập và sử dụng Thẻ kho
Khi sử dụng mẫu thẻ kho theo TT 99/2025/TT-BTC, kế toán và thủ kho cần tuân thủ các nguyên tắc:
- Thẻ kho được mở ngay khi phát sinh vật tư, hàng hóa nhập kho
- Ghi chép kịp thời, không ghi gộp nhiều nghiệp vụ
- Không tẩy xóa, sửa chữa trái quy định
- Số liệu trên thẻ kho phải phù hợp với sổ kế toán chi tiết và kết quả kiểm kê
>>> Xem thêm: Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
Việc tuân thủ đúng các nội dung và nguyên tắc trên giúp doanh nghiệp chuẩn hóa công tác quản lý kho, đồng thời hạn chế rủi ro sai lệch số liệu trong quá trình hạch toán và quyết toán.
V. Hướng dẫn ghi Thẻ kho (Sổ kho) đúng quy định theo nghiệp vụ thực tế
Việc ghi Thẻ kho (Sổ kho) đúng quy định không chỉ đảm bảo tuân thủ TT 99/2025/TT-BTC, mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hàng tồn kho và hạn chế sai lệch số liệu giữa kế toán và thủ kho. Dưới đây là hướng dẫn ghi thẻ kho theo trình tự nghiệp vụ thực tế.
1. Mở Thẻ kho
Thẻ kho được mở ngay khi phát sinh vật tư, hàng hóa nhập kho hoặc khi doanh nghiệp bắt đầu quản lý một danh điểm vật tư mới. Mỗi loại vật tư, hàng hóa phải mở một thẻ kho riêng theo từng kho, từng địa điểm bảo quản.
Thông tin ban đầu trên thẻ kho cần ghi đầy đủ:
- Tên vật tư, hàng hóa
- Mã vật tư (nếu có)
- Đơn vị tính
- Địa điểm kho
2. Ghi Thẻ kho khi nhập kho
Khi phát sinh nghiệp vụ nhập kho, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho hoặc chứng từ nhập kho hợp lệ để ghi thẻ kho, bao gồm:
- Ngày nhập kho
- Số hiệu chứng từ
- Diễn giải nghiệp vụ
- Số lượng nhập
Sau khi ghi số lượng nhập, thủ kho phải xác định lại số lượng tồn và ghi vào cột tồn trên thẻ kho.
3. Ghi Thẻ kho khi xuất kho
Đối với nghiệp vụ xuất kho, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho hoặc chứng từ xuất kho hợp lệ để ghi:
- Ngày xuất kho
- Số hiệu chứng từ
- Diễn giải xuất kho
- Số lượng xuất
Số lượng tồn sau khi xuất được xác định bằng cách lấy tồn trước khi xuất trừ đi số lượng xuất, và phải được ghi ngay trên thẻ kho.
4. Nguyên tắc ghi chép Thẻ kho
Trong quá trình ghi thẻ kho, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Ghi chép kịp thời, liên tục theo thứ tự thời gian
- Không ghi gộp nhiều nghiệp vụ vào một dòng
- Không tẩy xóa, sửa chữa số liệu trái quy định
- Mỗi nghiệp vụ nhập – xuất phải căn cứ trên chứng từ hợp lệ
Những nguyên tắc này nhằm đảm bảo số liệu trên thẻ kho phản ánh đúng thực tế tồn kho tại từng thời điểm.
5. Đối chiếu Thẻ kho với sổ kế toán và kiểm kê
Định kỳ hoặc cuối kỳ kế toán, kế toán và thủ kho cần thực hiện:
- Đối chiếu số lượng tồn trên thẻ kho với sổ kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa
- Đối chiếu với kết quả kiểm kê thực tế tại kho
Trường hợp phát sinh chênh lệch, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và xử lý theo quy định kế toán hiện hành.
6. Lưu trữ Thẻ kho
Sau khi sử dụng, thẻ kho phải được lưu trữ theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán. Thẻ kho là tài liệu kế toán quan trọng, phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra và đối chiếu số liệu trong tương lai.
Thẻ kho (Sổ kho) là sổ kế toán quan trọng trong quản lý hàng tồn kho, giúp theo dõi nhập – xuất – tồn và đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp cần sử dụng thẻ kho đúng quy định, ghi chép đầy đủ và kịp thời để đảm bảo số liệu chính xác, minh bạch.
Việc nắm vững cách lập và ghi thẻ kho không chỉ giúp tuân thủ quy định kế toán mà còn nâng cao hiệu quả quản lý kho trong doanh nghiệp. Để áp dụng đúng nghiệp vụ trong thực tế, kế toán cần thường xuyên cập nhật quy định và rèn luyện kỹ năng thực hành thông qua các chương trình đào tạo kế toán thực hành tại Kế toán Lê Ánh.
>>> Tham khảo các khóa học tại Kế toán Lê Ánh:
