Sổ Kế Toán Là Gì? Sổ Sách Kế Toán Gồm Những Gì?

Sổ kế toán là một loại sổ vô cùng quan trọng và bắt buộc phải có đối với bất kỳ đơn vị, cơ sở kinh doanh nào. Số liệu trong sổ kế toán là cơ sở để đơn vị, doanh nghiệp so sánh, đối chiếu tình hình kinh doanh của mình qua từng giai đoạn.

Vậy sổ kế toán là gì? Trong số kế toán bao gồm những gì? Hãy cùng Kế Toán Lê Ánh tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé!

1. Sổ Kế Toán Là Gì?

Sổ kế toán được hiểu đơn giản là một loại sổ chuyên dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến đơn vị kế toán.

Sổ kế toán gồm những tờ sổ được xây dựng theo một mẫu nhất định và có liên hệ chặt chẽ với nhau, nó dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo đúng phương pháp kế toán dựa trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán, với mục đích cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động kinh tế, tài chính trong đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp.

»»» Tham khảo: Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Online - Tương Tác Trực Tiếp Cùng Giảng Viên Kế Toán Trưởng Trên 10 Năm Kinh Nghiệm

2. Ý Nghĩa Của Sổ Kế Toán

- Dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính bị phát sinh theo kinh tế, tình hình và trình tự thời gian của đơn vị, doanh nghiệp.

- Dựa vào những số liệu được ghi chép trong sổ kế toán, doanh nghiệp có thể đối chiếu với nhau để nắm bắt được tình hình tài chính hiện tại cũng như tìm ra nguyên nhân và hướng giải quyết cho doanh nghiệp mình.

- Sổ kế toán được coi là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các thông tin, chứng từ rời rạc chỉ phản ánh một phần hoạt động kinh tế, chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp, do vậy cần hệ thống lại và ghi chép vào sổ kế toán. Từ đó có thể thấy rõ tình hình, kết quả của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Các Loại Sổ Kế Toán - Mẫu Sổ Kế Toán

#Có bao nhiêu loại sổ kế toán?

Hệ thống sổ sách kế toán vô cùng đa dạng và với mỗi loại sổ sách đều có các chức năng riêng. Kế toán cần nắm rõ cách phân loại hệ thống sổ sách kế toán dưới các góc độ để có thể dễ dàng phản ánh và quản lý các thông tin.

3.1. Phân loại sổ kế toán theo mức độ thông tin phản ánh trên sổ kế toán

Hệ thống sổ kế toán bao gồm 3 loại là Sổ tổng hợp, sổ chi tiết và sổ liên hợp, trong đó:

- Sổ tổng hợp: Là loại sổ dùng để phản ánh về một đối tượng kế toán nhất định ở mức độ tổng quát, khái quát. Khi phản ánh về tình hình biến động cũng như giá trị hiện có của đối tượng, sổ tổng hợp chỉ sử dụng thước đo tiền tệ để phản ánh, thông thường sổ tổng hợp là nguồn số liệu để lên các chỉ tiêu cho các báo cáo tài chính.

- Sổ chi tiết: Là loại sổ được mở ra để chi tiết hóa đối tượng, nội dung của sổ chi tiết phải phù hợp với thông tin trên sổ tổng hợp. Thông tin phản ánh về đối tượng ở sổ chi tiết hết sức cụ thể, bên cạnh việc sử dụng thước đo tiền tệ có thể sử dụng thêm thước đo hiện vật.

- Sổ liên hợp: Là loại sổ kế toán kết hợp tính chất của sổ tổng hợp và sổ chi tiết trên cùng một mẫu sổ và trong cùng 1 lần ghi.

3.2. Theo hình thức của sổ kế toán

Hệ thống sổ bao gồm 2 loại là sổ đóng quyển và sổ tờ rời.

Trước khi dùng sổ kế toán theo 2 hình thức trên phải hoàn thiện các thủ tục được trình bày chi tiết nội dung quy định về mở sổ kế toán trong những nội dung tiếp theo

3.3. Theo phương pháp ghi, trình tự hệ thống hóa số liệu

Hệ thống sổ kế toán gồm 3 loại sổ: Sổ Nhật ký, Sổ Cái và Nhật ký – Sổ cái.

- Sổ Nhật ký: Là loại sổ kế toán ghi chép phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, tiêu thức sắp xếp nghiệp vụ kinh tế là thứ tự nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông thường loại sổ này không phản ánh riêng biệt sự biến động về một đối tượng.

⇒ Loại sổ này không có số dư đầu kỳ kế toán mà chỉ phản ánh số phát sinh của các đối tượng.

- Sổ Cái: là loại sổ kế toán trong đó hệ thống nghiệp vụ kinh tế về một đối tượng kế toán. Loại sổ này sẽ theo dõi cả giá trị hiện có ở thời điểm đầu kỳ, cuối kỳ và sự biến động của đối tượng kế toán diễn ra trong kỳ. Loại sổ này cũng có thể mở riêng cho một đối tượng hoặc có thể kết hợp nhiều đối tượng.

- Nhật ký – Sổ Cái: là loại sổ kết hợp hai tiêu thức hệ thống nghiệp vụ: Vừa thống kê theo trình tự thời gian vừa thống kê theo đối tượng theo dõi.

3.4. Theo kết cấu đối ứng giữa các tài khoản bên trong sổ

Theo tiêu thức này sổ kế toán có 2 loại, sổ kết cấu theo kiểu đối ứng cột và sổ kế toán theo kiểu đối ứng dòng.

• Sổ kết cấu theo kiểu đối ứng cột: Các tài khoản đối ứng được thiết kế theo từng cột cho từng đối tượng kế toán
• Sổ kết cấu theo kiểu đối ứng dòng: Tài khoản đối ứng được thiết kế theo dòng, chứng từ được vào sổ theo cột tài khoản đối ứng.

Xem thêm: Mẫu Sổ Quỹ Tiền Mặt - Hướng Dẫn Cách Ghi Sổ Quỹ Tiền Mặt

4. Các Hình Thức Ghi Sổ Kế Toán

- Theo Thông tư 133 có 4 hình thức ghi sổ kế toán như sau:

• Hình thức kế toán nhật ký chung
• Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái
• Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
• Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Theo Thông tư 200 có 5 hình thức ghi sổ kế toán như sau:

• Hình thức kế toán nhật ký chung
• Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái
• Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
• Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ
• Hình thức kế toán trên máy vi tính

5. Quy Định Về Sổ Kế Toán Mới Nhất

Sổ kế toán là công cụ không thể thiếu trong công tác kế toán, đồng thời là nguồn thông tin quan trọng để lên các chỉ tiêu trong các báo cáo kế toán, do vậy để quản lý, kiểm tra sử dụng sổ kế toán cần phải có những quy định về sổ kế toán.

Nội dung những quy định này được thiết lập theo trình tự sử dụng sổ kế toán từ khi mở sổ đến khi khóa sổ Kế toán Lê Ánh sẽ trình bày chi tiết dưới đây

5.1. Quy định về mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.

Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

Đối với sổ kế toán dạng quyển

Trang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác.

Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

Đối với sổ tờ rời

Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ.

• Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời.
• Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

Đơn vị kế toán phải mở đủ số lượng, loại sổ theo từng hình thức kế toán, các sổ khi mở cần đăng ký với cơ quan quản lý (thuế và tài chính), phải đăng ký số trang (bao gồm cả trang ghi thêm) khi mở sổ quyển. Căn cứ mở sổ đối với đơn vị mới thành lập thường là Bảng Cân đối kế toán hoặc dựa vào số dư của sổ kế toán kỳ trước có thêm những điều chỉnh cần thiết.

5.2. Quy định về ghi sổ kế toán

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.

Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.

Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.

Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. Sau khi khóa sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm.

Quy trình ghi sổ kế toán

Dưới đây là trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký - chứng từ, mời bạn tham khảo:

5.3. Quy định về chữa sổ kế toán

Trong quá trình phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào sổ kế toán có thể có những sai sót phát sinh, để đảm bảo yêu cầu số liệu kế toán phải chính xác trung thực kế toán cần phải sửa chữa những sai sót trên.

Tùy theo cách thức kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào sổ và hình thức sai sót sẽ có những cách chữa sổ khác nhau.

Đối với những đơn vị thực hiện ghi sổ kế toán thủ công, khi phát hiện những sai sót trên sổ kế toán và thực hiện chữa sổ kế toán, kế toán cần tuân thủ nguyên tắc: Không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin. 

Có 3 phương pháp sửa sổ kế toán lần lượt như sau:

*Phương pháp cải chính: phương pháp này được dùng trong trường hợp ghi sai số và được phát hiện sớm chưa ảnh hưởng nhiều đến số tổng cộng và không sai quan hệ đối ứng tài khoản. Trong trường hợp như này thì kế toán sẽ sửa sổ như sau:

+ Dùng mực đỏ gạch ngang giữa số sai

+ Dùng mực thường viết lại số đúng ở bên trên số sai

+ Kế toán trưởng và người thực hiện sửa sổ kế toán phải ký giấy xác nhận

*Phương pháp sửa sổ kế toán ghi bổ sung (ghi bổ sung tăng): Phương pháp này được áp dụng cho 2 trường hợp sau:

+ Đầu tiên là số ghi sai nhỏ hơn số đúng và được phát hiện sau khi đã cộng sổ, tùy nhiên không sai quan hệ đối ứng tài khoản

+ Thứ hai là bỏ sót nghiệp vụ kinh tế bị phát sinh và được phát hiện sau khi đã cộng sổ

*Phương pháp sửa sổ kế toán ghi số âm (ghi bổ sung giảm): Sử dụng mực đỏ hoặc mực thường để ghi lại số tiền trên sổ kế toán nhưng phải viết trong ngoặc đơn () trong 3 trường hợp sau:

+ Số ghi sai lớn hơn số tiền phản ánh trên chứng từ (số đúng) mà không thể dùng phương pháp cải chính để sửa

+ Kế toán ghi trùng nghiệp vụ kinh tế và phát hiện ra sau khi đã cộng sổ

+ Ghi sai quan hệ đối ứng

6. Khóa Sổ Kế Toán Là Gì?

Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

Trước khi khóa sổ kế toán, kế toán cần thực hiện kiểm tra đối chiếu cần thiết đảm bảo số liệu trong sổ là chính xác, nếu đơn vị có tiến hành kiểm kê cần đối chiếu kết quả kiểm kê với liệu trên sổ kế toán, nếu cần phải có những điều chỉnh thích hợp trên sổ.

Thực hiện bù trừ công nợ theo đúng đối tượng, đúng khoản mục, kết chuyển số liệu giữa các đối tượng liên quan.

Khi khóa sổ kế toán thực hiện tính số phát sinh và tính số dư cuối kỳ của từng sổ. Thực hiện kiểm tra tính chính xác việc ghi chép trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết trước khi sử dụng thông tin lên các chỉ tiêu trong báo cáo.

Tham khảo thêm: 

• Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản đầu tư và công ty liên doanh
• Mẹo kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán mới nhất

Trên đây là tất cả nội dung liên quan đến sổ kế toán mà chúng tôi muốn đem đến cho bạn. Cảm ơn bạn đã chú ý theo dõi bài viết, hy vọng bài viết đã cung cấp thêm kiến thức cần biết cho bạn.

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp online/ offline, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh