Mẫu Giấy Ủy Quyền Thanh Toán Cho Cá Nhân Trong Doanh Nghiệp Mới Nhất

Mẫu giấy ủy quyền thanh toán cho cá nhân trong doanh nghiệp là chứng từ cần thiết khi người có thẩm quyền giao quyền chi trả cho cá nhân khác theo quy định quản lý tài chính nội bộ. Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giấy ủy quyền phải xác định rõ chủ thể, phạm vi, thời hạn và trách nhiệm nhằm bảo đảm tính hợp lệ của giao dịch và an toàn pháp lý cho doanh nghiệp.

Bài viết sau Kế toán Lê Ánh chia sẻ mẫu giấy ủy quyền thanh toán áp dụng cho cá nhân, phân tích căn cứ pháp lý và hướng dẫn sử dụng đúng quy định để kế toán và bộ phận quản lý triển khai thống nhất.

 

1. Mẫu Giấy Ủy Quyền Thanh Toán Cho Cá Nhân Trong Doanh Nghiệp Mới Nhất

Mẫu giấy ủy quyền thanh toán cho cá nhân là gì?

Phạm vi áp dụng của mẫu giấy này tập trung vào các trường hợp doanh nghiệp giao quyền chi trả cho cá nhân không phải là người đại diện theo pháp luật hoặc chủ tài khoản, phổ biến gồm:

• Kế toán trưởng, kế toán viên thực hiện chi trả theo phân cấp tài chính
• Nhân sự phụ trách mua hàng, dự án, công trình thanh toán cho nhà cung cấp
• Thủ quỹ hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ chi hộ, chi thay
• Cá nhân được giao ký chứng từ giao dịch với ngân hàng theo ủy quyền

Về vai trò quản trị, giấy ủy quyền là công cụ kiểm soát chi phí và phân quyền tài chính hiệu quả, thể hiện qua các nội dung:

• Xác định rõ phạm vi, hạn mức và thời hạn chi trả
• Tách bạch thẩm quyền phê duyệt và người thực hiện chi trả
• Làm căn cứ đối chiếu trách nhiệm khi kiểm tra, thanh tra hoặc quyết toán
• Hạn chế rủi ro chi vượt thẩm quyền, chi sai mục đích hoặc thiếu hồ sơ hợp lệ

Mẫu giấy ủy quyền thanh toán cho cá nhân trong doanh nghiệp mới nhất

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY ỦY QUYỀN THANH TOÁN

Căn cứ Quy chế Ủy quyền thanh toán cho cá nhân trong doanh nghiệp được ban hành kèm theo Quyết định số ……/2025/QĐ- ngày tháng  năm 2025 của Tổng Giám đốc .................;

Hôm nay, ngày … tháng … năm 2025, tại ………………., chúng tôi gồm:

BÊN ỦY QUYỀN (BÊN A):

Tên công ty: ................................................................................................................

Địa chỉ: .......................................................................................................................

Mã số thuế: .................................................................................................................

Đại diện: Ông ..............................................................................................................

Chức vụ: .....................................................................................................................

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (BÊN B):

Họ và tên: ...................................................................................................................

Chức vụ/Bộ phận: ........................................................................................................

Số CMND/CCCD: ..........................................................................................................

Ngày cấp: ....................................................................................................................

Nơi cấp: ......................................................................................................................

Số điện thoại: ..............................................................................................................

Sau khi thỏa thuận, hai bên tiến hành đồng ý xác lập giấy ủy quyền nhận tiền với các nội dung và điều khoản cụ thể như sau:

ĐIỀU 1: NỘI DUNG ỦY QUYỀN

- Bên A ủy quyền cho Bên B thay mặt Công ty thực hiện việc thanh toán mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty Cổ Phần xxx  với các nội dung cụ thể sau:

1.Thanh toán trực tiếp bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp theo hóa đơn, chứng từ hợp lệ;
2. Nhận hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc mua hàng hóa, dịch vụ;
3. Hoàn thiện hồ sơ thanh toán và nộp lại đầy đủ cho Phòng Tài chính - Kế toán Công ty

Công ty sẽ thực hiện thanh toán lại cho Bên B bằng hình thức chuyển khoản hoặc các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác theo đúng quy định.

ĐIỀU 2: THỜI HẠN ỦY QUYỀN

Giấy ủy quyền này có hiệu lực từ ngày … tháng … năm 2025 đến hết ngày … tháng … năm 2025 hoặc cho đến khi có văn bản thay thế hoặc hủy bỏ.

ĐIỀU 3: CAM KẾT CỦA CÁC BÊN

Hai bên cam kết thực hiện đúng các nội dung nêu trên. Mọi hành vi vi phạm sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật và nội quy, quy chế của Công ty.

Giấy ủy quyền được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

>>> TẢI NGAY: Mẫu giấy ủy quyền thanh toán cho cá nhân trong doanh nghiệp bản Word

2. Quy Định Về Thanh Toán Không Dùng Tiền Mặt Mới Nhất Từ 01/07/2025

Nghị định 181/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 01/07/2025 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế Giá Trị Gia Tăng, có hiệu lực kể từ cùng ngày. Văn bản pháp luật này đặt ra các tiêu chuẩn về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT, làm nền tảng cho việc tổ chức chứng từ chi trả hợp lệ của doanh nghiệp.

• Ngưỡng giá trị: Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (kể cả hàng nhập khẩu) có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
• Giao dịch gộp trong ngày: Nếu mua hàng của cùng một nhà cung cấp nhiều lần trong một ngày mà tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì cũng bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế.
• Lưu ý về chứng từ: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không bao gồm trường hợp bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán.

3. 09 Trường Hợp Đặc Thù Trong Khấu Trừ Thuế GTGT

Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định cụ thể các trường hợp đặc thù vẫn được coi là đủ điều kiện khấu trừ thuế như sau:

- Thanh toán bù trừ: Bù trừ giữa hàng hóa mua vào - bán ra hoặc vay mượn hàng. Yêu cầu phải có quy định trong hợp đồng và biên bản đối chiếu số liệu xác nhận giữa hai bên (hoặc ba bên nếu bù trừ qua bên thứ ba).

- Bù trừ công nợ qua vay mượn tiền: Áp dụng khi cấn trừ công nợ qua bên thứ ba hoặc bù trừ với khoản tiền bên bán hỗ trợ/chi hộ. Yêu cầu có hợp đồng vay mượn bằng văn bản và chứng từ chuyển tiền qua tài khoản giữa bên vay và bên cho vay.

- Ủy quyền thanh toán qua bên thứ ba: Phải được quy định cụ thể trong hợp đồng bằng văn bản; bên thứ ba phải là tổ chức/thể nhân đang hoạt động hợp pháp.

- Thanh toán bằng cổ phiếu, trái phiếu: Phải có hợp đồng mua bán bằng văn bản quy định cụ thể phương thức này.

- Phần giá trị còn lại sau bù trừ: Nếu sau khi bù trừ bằng các hình thức trên mà phần giá trị còn lại từ 05 triệu đồng trở lên thì bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ.

- Thanh toán cưỡng chế: Chuyển tiền vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thực hiện cưỡng chế thu tiền, tài sản.

- Hàng mua trả chậm, trả góp: Được khấu trừ thuế dựa trên hợp đồng và hóa đơn. Nếu đến hạn thanh toán mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, kế toán phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ.

- Hàng hóa giá trị nhỏ và quà tặng: Hàng nhập khẩu hoặc hóa đơn mua vào từng lần dưới 05 triệu đồng; hàng biếu tặng, hàng mẫu không thanh toán từ nước ngoài thì không cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Cá nhân là người lao động chi hộ: Người lao động dùng hình thức không dùng tiền mặt để thanh toán (theo quy chế công ty), sau đó công ty thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức không dùng tiền mặt thì vẫn được khấu trừ thuế.

Mẫu giấy ủy quyền thanh toán cho cá nhân là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tổ chức phân quyền chi trả rõ ràng, kiểm soát chi phí hiệu quả và đáp ứng yêu cầu về chứng từ theo quy định hiện hành. Sử dụng đúng mẫu và đúng phạm vi ngay từ đầu là nền tảng để hạn chế rủi ro pháp lý và thuế trong quá trình vận hành.

Nội dung về phân quyền tài chính, tổ chức chứng từ chi tiền và kiểm soát thanh toán được hướng dẫn bài bản trong Khóa học Kế toán cho Chủ doanh nghiệp tại Kế toán Lê Ánh, trực tiếp giảng dạy bởi Giám đốc tài chính và các chuyên gia tài chính kế toán, hỗ trợ chủ doanh nghiệp nắm chắc và áp dụng hiệu quả vào hoạt động quản lý thực tế.