Mẫu Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký - Chứng từ) Theo TT 99/2025/TT-BTC

Mẫu Sổ Cái dùng cho hình thức Nhật ký – Chứng từ là sổ kế toán tổng hợp quan trọng, dùng để phản ánh toàn bộ số phát sinh Nợ – Có và số dư của từng tài khoản kế toán trong kỳ.

Từ 01/01/2026, khi doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC, kế toán cần cập nhật và sử dụng đúng mẫu Sổ Cái theo hình thức Nhật ký – Chứng từ để đảm bảo số liệu kế toán chính xác, thống nhất và phục vụ lập báo cáo tài chính. Bài viết của Kế toán Lê Ánh giúp kế toán hiểu đúng bản chất – ghi đúng quy trình – tải đúng mẫu Sổ Cái theo quy định mới.

1. Mẫu Sổ Cái dùng cho hình thức Nhật ký – Chứng từ theo TT 99/2025/TT-BTC

 Tải Mẫu Sổ Cái dùng cho hình thức Nhật ký – Chứng từ theo TT 99/2025/TT-BTC

2. Kết cấu và nội dung của Mẫu Sổ Cái (Nhật ký – Chứng từ)

Mẫu Sổ Cái dùng cho hình thức Nhật ký – Chứng từ theo TT 99/2025/TT-BTC được lập để tổng hợp số phát sinh và số dư của từng tài khoản kế toán trên cơ sở số liệu đã ghi tại các Nhật ký – Chứng từ và bảng kê liên quan. Việc nắm rõ kết cấu và nội dung của sổ giúp kế toán ghi sổ đúng quy trình, thuận tiện cho đối chiếu và lập báo cáo tài chính.

Kết cấu tổng thể của Sổ Cái theo hình thức Nhật ký – Chứng từ

Theo hình thức Nhật ký – Chứng từ, Sổ Cái được mở riêng cho từng tài khoản kế toán. Số liệu ghi vào Sổ Cái không lấy trực tiếp từ chứng từ gốc mà được tổng hợp từ Nhật ký – Chứng từ, bảng kê và bảng phân bổ, đảm bảo tính hệ thống và hạn chế ghi trùng nghiệp vụ.

Các nội dung chính trên Sổ Cái

Mẫu Sổ Cái theo hình thức Nhật ký – Chứng từ bao gồm các nội dung cơ bản sau:

Ngày, số chứng từ: ghi ngày và số hiệu của Nhật ký – Chứng từ hoặc bảng kê làm căn cứ ghi sổ.

Diễn giải nghiệp vụ: tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Số phát sinh Nợ: phản ánh tổng số tiền phát sinh bên Nợ của tài khoản trong kỳ.

Số phát sinh Có: phản ánh tổng số tiền phát sinh bên Có của tài khoản trong kỳ.

Số dư đầu kỳ, cuối kỳ: thể hiện tình trạng tài khoản tại thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ kế toán.

Nguyên tắc mở Sổ Cái theo từng tài khoản kế toán

Kế toán phải mở Sổ Cái cho từng tài khoản kế toán theo hệ thống tài khoản doanh nghiệp đang áp dụng. Việc mở và ghi Sổ Cái cần đảm bảo khớp đúng với Nhật ký – Chứng từ, sổ chi tiết và báo cáo tài chính, giúp hệ thống sổ kế toán vận hành đồng bộ và kiểm soát số liệu chặt chẽ.

3. Sổ Cái là gì? (Bản chất kế toán cần hiểu)

Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ số phát sinh Nợ – Có và số dư của từng tài khoản kế toán trong kỳ. Trong hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp, Sổ Cái được lập căn cứ vào các sổ kế toán ghi chép ban đầu (Nhật ký – Chứng từ, bảng kê, sổ chi tiết…), đóng vai trò trung tâm trong việc tổng hợp số liệu.

Về chức năng, Sổ Cái giúp kế toán hệ thống hóa và tổng hợp số liệu theo từng tài khoản, thể hiện rõ biến động tăng, giảm và số dư của tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí trong kỳ kế toán.

Thông qua Sổ Cái, doanh nghiệp có thể đánh giá tình hình tài chính và kết quả hoạt động, đồng thời đây là căn cứ trực tiếp để lập báo cáo tài chính, phục vụ công tác quản lý, kiểm tra và quyết toán theo quy định.

4. Vai trò của Sổ Cái trong công tác kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ

Trong hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ, Sổ Cái giữ vai trò là sổ kế toán tổng hợp trung tâm, dùng để tổng hợp toàn bộ số phát sinh Nợ – Có và số dư của từng tài khoản kế toán trên cơ sở số liệu đã ghi tại Nhật ký – Chứng từ và các bảng kê liên quan.

Sổ Cái giúp kế toán kiểm soát biến động tài sản, nguồn vốn, doanh thu và chi phí theo từng tài khoản, đảm bảo số liệu kế toán được phản ánh đầy đủ và có hệ thống. Đây cũng là căn cứ trực tiếp để lập báo cáo tài chính, phục vụ công tác quản lý nội bộ và cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng liên quan.

Việc ghi chép chính xác Sổ Cái theo hình thức Nhật ký – Chứng từ còn hỗ trợ kế toán đối chiếu, kiểm tra số liệu cuối kỳ, hạn chế sai lệch khi thanh tra, kiểm tra và quyết toán thuế.

5. Vị trí của Sổ Cái trong hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ

Trong hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ, Sổ Cái được lập trên cơ sở tổng hợp số liệu từ Nhật ký – Chứng từ, các bảng kê và bảng phân bổ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi được ghi nhận tại Nhật ký – Chứng từ đều được chuyển số liệu để ghi vào Sổ Cái theo từng tài khoản kế toán.

Sổ Cái có mối liên hệ chặt chẽ với Nhật ký – Chứng từ và các sổ kế toán chi tiết, đảm bảo số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết luôn thống nhất. Nhờ đó, kế toán có thể đối chiếu, kiểm soát số liệu cuối kỳ, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và kiểm tra, quyết toán theo quy định.

6. Hướng dẫn ghi Mẫu Sổ Cái theo hình thức Nhật ký – Chứng từ

Khi ghi Mẫu Sổ Cái theo hình thức Nhật ký – Chứng từ theo TT 99/2025/TT-BTC, kế toán cần nắm rõ đặc trưng của hình thức này để đảm bảo số liệu tổng hợp trên Sổ Cái chính xác và thống nhất với toàn bộ hệ thống sổ kế toán.

Nguyên tắc ghi Sổ Cái theo TT 99/2025/TT-BTC

Sổ Cái không ghi trực tiếp từ chứng từ gốc, mà được ghi căn cứ vào Nhật ký – Chứng từ, bảng kê và bảng phân bổ đã được tổng hợp. Mỗi nghiệp vụ chỉ được phản ánh một lần vào Sổ Cái, đúng tài khoản, đúng số tiền và đúng chiều Nợ – Có.

Thông tin ghi trên Sổ Cái phải phù hợp với Nhật ký – Chứng từ, sổ chi tiết và chứng từ kế toán gốc, đảm bảo tính liên tục và nhất quán của số liệu.

Thời điểm ghi Sổ Cái

Kế toán thực hiện ghi Sổ Cái định kỳ trong kỳ kế toán (cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng), sau khi đã hoàn thành việc ghi chép Nhật ký – Chứng từ và các bảng kê liên quan. Không nên để dồn ghi Sổ Cái vào cuối kỳ vì dễ phát sinh sai sót và khó kiểm soát số liệu.

Cách ghi Sổ Cái theo hình thức Nhật ký – Chứng từ

Ghi từ Nhật ký – Chứng từ: căn cứ số liệu tổng hợp của từng Nhật ký – Chứng từ để ghi vào Sổ Cái của các tài khoản liên quan.

Ghi từ bảng kê, bảng phân bổ: đối với các nghiệp vụ phát sinh nhiều lần hoặc mang tính phân bổ, kế toán tổng hợp từ bảng kê, bảng phân bổ để ghi vào Sổ Cái.

Khi ghi sổ, kế toán cần ghi rõ ngày, số hiệu Nhật ký – Chứng từ, diễn giải ngắn gọn nội dung nghiệp vụ và phản ánh chính xác số phát sinh Nợ – Có của từng tài khoản.

Đối chiếu và khóa Sổ Cái cuối kỳ

Cuối kỳ kế toán, kế toán cần cộng số phát sinh Nợ – Có, xác định số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên Sổ Cái. Số liệu này phải được đối chiếu với sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết và báo cáo tài chính trước khi khóa sổ.

Việc ghi và đối chiếu Sổ Cái đúng quy trình theo TT 99/2025/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai lệch số liệu, thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính và làm việc với cơ quan kiểm tra, quyết toán.

7. Những lưu ý khi sử dụng Mẫu Sổ Cái (Nhật ký – Chứng từ)

Khi sử dụng Mẫu Sổ Cái theo hình thức Nhật ký – Chứng từ, kế toán cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo số liệu chính xác và thống nhất trong toàn bộ hệ thống sổ kế toán.

Trước hết, không ghi Sổ Cái trực tiếp từ chứng từ gốc mà phải căn cứ vào Nhật ký – Chứng từ, bảng kê và bảng phân bổ đã được tổng hợp. Mỗi nghiệp vụ chỉ được ghi một lần, đúng tài khoản và đúng chiều Nợ – Có để tránh trùng hoặc sai lệch số liệu.

Khi lập Sổ Cái bằng Excel hoặc phần mềm kế toán, kế toán cần kiểm tra kỹ công thức, liên kết dữ liệu và tài khoản sử dụng, đảm bảo số phát sinh và số dư trên Sổ Cái khớp với sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết.

Cuối kỳ kế toán, Sổ Cái phải được cộng số liệu, xác định số dư, in sổ, ký xác nhận và lưu trữ theo đúng quy định về sổ kế toán, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và kiểm tra, quyết toán thuế.

Mẫu Sổ Cái dùng cho hình thức Nhật ký – Chứng từ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là sổ kế toán tổng hợp quan trọng, giúp doanh nghiệp hệ thống hóa số liệu theo từng tài khoản, kiểm soát chặt chẽ phát sinh và số dư, làm căn cứ lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế. Việc ghi sổ đúng quy trình và đúng mẫu sẽ giúp kế toán hạn chế sai sót và đảm bảo tính thống nhất của toàn bộ hệ thống sổ kế toán.

Để hiểu đúng bản chất và thực hành đầy đủ hệ thống sổ kế toán theo TT 99/2025/TT-BTC, bạn có thể tham khảo Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành tại Kế toán Lê Ánh, nơi học viên được kế toán trưởng và chuyên gia thực tế hướng dẫn chi tiết từng hình thức sổ và áp dụng trực tiếp vào công việc doanh nghiệp.