Mẫu Sổ Theo Dõi TSCĐ Và Công Cụ, Dụng Cụ Tại Nơi Sử Dụng Theo TT 99/2025/TT-BTC
Sổ theo dõi tài sản cố định và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng là sổ kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tình trạng, số lượng và trách nhiệm sử dụng đối với từng tài sản, công cụ đã bàn giao cho các bộ phận. Theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, việc tổ chức và sử dụng sổ theo dõi tại nơi sử dụng cần đảm bảo đầy đủ nội dung, số liệu rõ ràng và có thể đối chiếu với sổ kế toán liên quan. Trong bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ giới thiệu Mẫu Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng theo TT 99/2025/TT-BTC, đồng thời hướng dẫn cách áp dụng đúng quy định trong thực tế doanh nghiệp.
Mục lục
- I. Mẫu Sổ theo dõi TSCĐ và Công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng theo TT 99/2025/TT-BTC
- II. Sổ theo dõi TSCĐ và Công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng là gì?
- III. Căn cứ pháp lý theo TT 99/2025/TT-BTC
- IV. Nội dung bắt buộc trên Mẫu Sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng
- V. Hướng dẫn ghi Sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng theo nghiệp vụ thực tế
I. Mẫu Sổ theo dõi TSCĐ và Công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng theo TT 99/2025/TT-BTC
Tải Mẫu Sổ theo dõi TSCĐ và Công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng theo TT 99/2025/TT-BTC
II. Sổ theo dõi TSCĐ và Công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng là gì?
1. Khái niệm sổ theo dõi TSCĐ và CCDC theo nghiệp vụ kế toán
Sổ theo dõi tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ, dụng cụ (CCDC) tại nơi sử dụng là sổ dùng để theo dõi tình trạng, số lượng, địa điểm và trách nhiệm quản lý đối với các tài sản, công cụ đã được bàn giao cho từng bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp.
Về mặt nghiệp vụ, sổ này được lập tại đơn vị sử dụng tài sản, công cụ (phòng ban, bộ phận), nhằm kiểm soát việc sử dụng, bảo quản và biến động của TSCĐ, CCDC trong quá trình sử dụng thực tế. Đây là căn cứ quan trọng để kế toán đối chiếu với sổ kế toán tài sản và công cụ, dụng cụ.
2. Phân biệt sổ theo dõi TSCĐ và sổ theo dõi CCDC tại nơi sử dụng
Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng
Dùng để theo dõi các tài sản cố định đã bàn giao cho bộ phận sử dụng, phản ánh thông tin về tên tài sản, bộ phận sử dụng, thời điểm bàn giao, tình trạng sử dụng và các biến động phát sinh trong quá trình sử dụng (điều chuyển, sửa chữa, thu hồi).
Sổ theo dõi công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng
Dùng để theo dõi công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn hơn TSCĐ, đã được xuất dùng cho các bộ phận. Sổ này tập trung theo dõi số lượng, tình trạng sử dụng và biến động công cụ, dụng cụ tại từng bộ phận.
Việc tách riêng hai loại sổ giúp doanh nghiệp quản lý phù hợp với đặc điểm của từng loại tài sản, tránh nhầm lẫn giữa tài sản cố định và công cụ, dụng cụ.
3. Vai trò của sổ theo dõi tại nơi sử dụng trong quản lý tài sản và công cụ
Sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng có vai trò quan trọng trong:
- Xác định trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, cá nhân sử dụng
- Kiểm soát tình trạng sử dụng tài sản, công cụ, hạn chế thất thoát, hư hỏng
- Làm căn cứ đối chiếu với sổ kế toán TSCĐ, sổ CCDC và kết quả kiểm kê
- Hỗ trợ kế toán và kế toán trưởng trong công tác kiểm soát nội bộ và quản trị tài sản
Việc tổ chức và sử dụng đúng sổ theo dõi tại nơi sử dụng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý tài sản, đồng thời đảm bảo số liệu kế toán chính xác, minh bạch và phù hợp với quy định tại TT 99/2025/TT-BTC.
III. Căn cứ pháp lý theo TT 99/2025/TT-BTC
Thông tư 99/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành là văn bản pháp lý mới nhất hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, có hiệu lực từ 01/01/2026. Thông tư quy định nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính, trong đó doanh nghiệp phải đảm bảo hệ thống sổ kế toán phản ánh đầy đủ, kịp thời và có thể đối chiếu, kiểm tra được.
Theo TT 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp có trách nhiệm theo dõi tài sản cố định và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng, nhằm kiểm soát việc bàn giao, sử dụng và bảo quản tài sản, công cụ trong quá trình hoạt động. Sổ theo dõi tại nơi sử dụng là căn cứ quan trọng để đối chiếu với sổ kế toán TSCĐ, sổ công cụ, dụng cụ và kết quả kiểm kê thực tế.
Thông tư 99/2025/TT-BTC cho phép doanh nghiệp chủ động thiết kế mẫu sổ theo dõi phù hợp với đặc điểm quản lý, tuy nhiên mẫu sổ phải đảm bảo thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết như tên tài sản, bộ phận sử dụng, thời điểm bàn giao, tình trạng và biến động trong quá trình sử dụng.
Quy định này được áp dụng đối với tất cả doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp. Do đó, kế toán cần rà soát và cập nhật mẫu Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng để phù hợp với TT 99/2025/TT-BTC, đảm bảo tuân thủ quy định và nâng cao hiệu quả quản lý tài sản.
IV. Nội dung bắt buộc trên Mẫu Sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng
Theo TT 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp được chủ động thiết kế Mẫu Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng, tuy nhiên sổ phải đảm bảo phản ánh đầy đủ thông tin cần thiết để quản lý tài sản, công cụ đã bàn giao cho các bộ phận sử dụng. Các nội dung bắt buộc gồm:
1. Thông tin nhận diện tài sản, công cụ
Sổ theo dõi phải thể hiện rõ các thông tin cơ bản để nhận diện tài sản, công cụ, dụng cụ, bao gồm:
- Tên tài sản cố định hoặc công cụ, dụng cụ
- Mã tài sản, mã CCDC (nếu doanh nghiệp quản lý theo mã)
- Bộ phận, địa điểm sử dụng
Các thông tin này phải thống nhất với hồ sơ TSCĐ, hồ sơ CCDC và danh mục quản lý của doanh nghiệp.
2. Thông tin về bàn giao và đưa vào sử dụng
Sổ theo dõi cần ghi nhận rõ:
- Ngày bàn giao tài sản, công cụ cho bộ phận sử dụng
- Số lượng bàn giao
- Người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng
Đây là căn cứ để xác định trách nhiệm sử dụng và bảo quản tài sản, công cụ trong quá trình sử dụng.
3. Thông tin về giá trị (nếu doanh nghiệp theo dõi)
Tùy theo yêu cầu quản lý, sổ theo dõi có thể thể hiện:
- Nguyên giá tài sản cố định
- Giá trị công cụ, dụng cụ hoặc giá trị phân bổ
Thông tin giá trị giúp kế toán thuận tiện trong việc đối chiếu với sổ kế toán TSCĐ và sổ CCDC.
4. Tình trạng sử dụng và biến động trong quá trình sử dụng
Sổ theo dõi phải phản ánh các nội dung liên quan đến tình trạng và biến động của tài sản, công cụ, dụng cụ, như:
- Tình trạng sử dụng (đang sử dụng, sửa chữa, tạm ngừng…)
- Điều chuyển giữa các bộ phận
- Thu hồi, thanh lý hoặc hư hỏng
Việc theo dõi đầy đủ các biến động giúp doanh nghiệp kiểm soát tài sản tại nơi sử dụng, hạn chế thất thoát và sai lệch số liệu.
Việc ghi chép đầy đủ các nội dung trên giúp Mẫu Sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng đáp ứng yêu cầu quản lý nội bộ, đồng thời đảm bảo số liệu có thể đối chiếu với hệ thống sổ kế toán, phù hợp với quy định tại TT 99/2025/TT-BTC.
V. Hướng dẫn ghi Sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng theo nghiệp vụ thực tế
Sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng được mở khi tài sản, công cụ được bàn giao cho bộ phận sử dụng. Mỗi tài sản hoặc công cụ, dụng cụ cần được theo dõi riêng, thể hiện rõ bộ phận quản lý và trách nhiệm sử dụng.
Khi bàn giao đưa vào sử dụng, kế toán hoặc bộ phận quản lý căn cứ vào biên bản giao nhận, phiếu xuất kho để ghi các thông tin: tên tài sản/công cụ, số lượng, ngày bàn giao, bộ phận sử dụng và người chịu trách nhiệm.
Trong quá trình sử dụng, sổ theo dõi được cập nhật khi phát sinh biến động như điều chuyển giữa các bộ phận, sửa chữa, tạm ngừng sử dụng hoặc thu hồi. Mọi thay đổi phải được ghi nhận kịp thời để phản ánh đúng tình trạng tài sản, công cụ tại nơi sử dụng.
Định kỳ, kế toán thực hiện đối chiếu sổ theo dõi tại nơi sử dụng với sổ kế toán TSCĐ, sổ CCDC và kết quả kiểm kê thực tế. Trường hợp có chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và xử lý theo quy định kế toán hiện hành.
Việc ghi chép đầy đủ, đúng quy trình giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tài sản và công cụ tại nơi sử dụng, đồng thời đảm bảo số liệu thống nhất trong toàn bộ hệ thống sổ kế toán.
Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát tình trạng, địa điểm và trách nhiệm sử dụng của tài sản, công cụ sau khi bàn giao cho các bộ phận. Theo TT 99/2025/TT-BTC, việc tổ chức và ghi chép sổ theo dõi tại nơi sử dụng cần đảm bảo đầy đủ thông tin, cập nhật kịp thời và có thể đối chiếu với hệ thống sổ kế toán.
Việc áp dụng mẫu sổ đúng quy định không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nội bộ, hạn chế thất thoát tài sản và sai lệch số liệu. Để thực hiện đúng và nhất quán nghiệp vụ theo TT 99/2025/TT-BTC, kế toán cần thường xuyên cập nhật quy định mới và rèn luyện kỹ năng thực hành thông qua các chương trình đào tạo kế toán thực hành tại Kế toán Lê Ánh.
>>> Tham khảo các khóa học tại Kế toán Lê Ánh:
