Sổ Quỹ Tiền Mặt Theo TT 99/2025/TT-BTC
Sổ quỹ tiền mặt theo TT 99/2025/TT-BTC là chứng từ kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý, theo dõi chính xác tình hình thu – chi tiền mặt hàng ngày. Theo quy định mới tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, mẫu sổ này được cập nhật về nội dung, kết cấu và cách ghi chép để phù hợp với hệ thống sổ kế toán điện tử và tăng cường tính minh bạch tài chính. Sổ quỹ tiền mặt theo TT 99/2025/TT-BTC là chứng từ kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý, theo dõi chính xác tình hình thu – chi tiền mặt hàng ngày. Theo quy định mới tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, mẫu sổ này được cập nhật về nội dung, kết cấu và cách ghi chép để phù hợp với hệ thống sổ kế toán điện tử và tăng cường tính minh bạch tài chính.
Bài viết dưới đây của Kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn hiểu rõ mẫu Sổ quỹ tiền mặt S07-DN, hướng dẫn cách lập – ghi sổ đúng chuẩn theo Thông tư 99, đồng thời chia sẻ các lưu ý thực tế giúp kế toán tránh sai sót khi áp dụng.
I. Mẫu Sổ Quỹ Tiền Mặt Theo TT 99/2025/TT-BTC (Mẫu S07-DN)
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/01/2026), Mẫu S07-DN – Sổ quỹ tiền mặt là sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi, phản ánh chi tiết tình hình thu – chi và tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị kế toán.
Mẫu này được Bộ Tài chính ban hành thống nhất, áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp (doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn), đồng thời cho phép ghi sổ điện tử nếu đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
Cấu trúc mẫu gồm các phần chính sau:Phần tiêu đề: Ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ, loại quỹ (VNĐ hoặc ngoại tệ), số trang, ngày mở sổ...Phần bảng sổ: Gồm 7 cột chính (A đến G) thể hiện các yếu tố nghiệp vụ kế toán phát sinh.
Phần ký xác nhận: Gồm chữ ký của Người ghi sổ – Kế toán trưởng – Đại diện pháp luật hoặc Thủ quỹ, đảm bảo giá trị pháp lý khi lưu trữ và kiểm tra.
II. Cách Ghi Sổ Quỹ Tiền Mặt Theo TT 99/2025/TT-BTC
Cột A: Là ngày kế toán ghi nghiệp vụ vào sổ quỹ. Ngày này phải trùng hoặc sau ngày chứng từ, không được ghi trước chứng từ để đảm bảo tính hợp pháp.
Cột B: Là ngày phát sinh nghiệp vụ theo phiếu thu hoặc phiếu chi tiền mặt. Ghi đúng theo ngày ghi trên chứng từ gốc để thuận tiện cho việc đối chiếu.
Cột C – D: Ghi số của phiếu thu hoặc phiếu chi tương ứng với nghiệp vụ phát sinh. Nếu trong ngày có nhiều chứng từ, sắp xếp theo thứ tự thời gian tăng dần. Giúp dễ kiểm tra, tránh thất lạc chứng từ.
Cột E: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh: ví dụ “Thu tiền bán hàng”, “Chi mua vật tư”, “Tạm ứng công tác phí”… Cần ghi ngắn gọn, dễ hiểu, phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ.
Cột 1: Ghi số tiền mặt thực nhập quỹ (theo Phiếu thu). Chỉ ghi vào cột này khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền.
Cột 2: Ghi số tiền mặt thực xuất quỹ (theo Phiếu chi). Chỉ ghi vào cột này khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền.
Cột 3: Là số tiền mặt còn lại tại quỹ sau mỗi nghiệp vụ.
II. Hướng Dẫn Ghi Sổ Quỹ Tiền Mặt
Để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hợp pháp, kế toán cần thực hiện ghi sổ theo 4 bước chuẩn dưới đây:
Bước 1: Chuẩn bị chứng từ kế toán hợp pháp làm cơ sở ghi sổTrước khi ghi vào Sổ quỹ tiền mặt, kế toán phải tập hợp đầy đủ chứng từ gốc phát sinh trong ngày, bao gồm:Phiếu thu, phiếu chi có đầy đủ chữ ký của người lập, người duyệt, người nhận tiền và thủ quỹ.
Giấy đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán, phiếu nhập/xuất quỹ hoặc hóa đơn tài chính liên quan.Giấy nộp tiền, biên lai thu ngân hàng (nếu có giao dịch nộp rút tiền mặt).Lưu ý: Không ghi sổ nếu chứng từ chưa đủ chữ ký hoặc sai ngày tháng và với giao dịch bằng ngoại tệ, phải quy đổi theo tỷ giá ghi sổ kế toán tại ngày phát sinh.
Bước 2: Ghi sổ theo trình tự thời gian, đúng nghiệp vụ phát sinh
Ghi theo thứ tự ngày phát sinh nghiệp vụ, đảm bảo tính liên tục, không bỏ sót. Mỗi nghiệp vụ thu – chi tương ứng với một dòng trên sổ quỹ.
Khi ghi:Cột “Thu tiền”: ghi số tiền thực nhập quỹ.Cột “Chi tiền”: ghi số tiền thực xuất quỹ.Cột “Số dư tồn”: cập nhật sau mỗi nghiệp vụ theo công thức:Tồn cuối = Tồn đầu + Thu – Chi.
Bước 3: Đối chiếu sổ quỹ thực tế với tồn quỹ kế toánCuối mỗi ngày hoặc cuối ca, thủ quỹ phải kiểm kê quỹ thực tế và đối chiếu số tồn với sổ quỹ.
Nếu phát hiện chênh lệch (thừa hoặc thiếu quỹ), cần:Lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt có xác nhận của kế toán trưởng và thủ quỹ.Tạm thời ghi nhận khoản chênh lệch vào TK 3381 – Tạm giữ chờ xử lý, sau đó xác minh nguyên nhân để xử lý theo quy định.
Lưu ý: Việc đối chiếu cần tiến hành định kỳ hàng ngày, cuối tháng và khi bàn giao thủ quỹ.Sổ quỹ, phiếu thu/chi, sổ cái TK 111 phải khớp đúng số liệu.
Bước 4: Ký sổ, đóng dấu và lưu trữ theo quy định pháp luật
Sau khi ghi và đối chiếu xong, kế toán cần hoàn tất các bước xác nhận:
Người ghi sổ: ký đầy đủ, ghi rõ họ tên.
Kế toán trưởng: kiểm tra, ký duyệt tính hợp lệ của số liệu.Người đại diện theo pháp luật hoặc Thủ quỹ: ký xác nhận để sổ có giá trị pháp lý.
Sau khi hoàn thiện, sổ được đánh số trang, đóng dấu giáp lai, và lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015.Trường hợp sử dụng sổ quỹ điện tử, doanh nghiệp phải đảm bảo hệ thống lưu trữ dữ liệu có chữ ký số hợp lệ, khóa bảo mật và khả năng truy xuất, in ấn khi cần.
III. Yêu Cầu Về Kiểm Soát Nội Bộ Và Đối Chiếu Quỹ Tiền Mặt Phân quyền ghi sổ, đối chiếu quỹ hàng ngày.Quy trình kiểm kê định kỳ.Trách nhiệm của kế toán trưởng và thủ quỹ.IV. Một Số Lưu Ý Khi Ghi Sổ Theo TT 99/2025/TT-BTC- Sổ quỹ tiền mặt phải mở riêng cho từng loại tiền tệ: VNĐ, USD, EUR...- Phải ghi sổ hằng ngày, ngay sau khi phát sinh nghiệp vụ thu, chi tiền mặt.- Không được tẩy xóa, sửa chữa trực tiếp trên sổ. Nếu sai sót, thực hiện điều chỉnh theo quy định tại Điều 30 Thông tư 99/2025/TT-BTC.- Số liệu trên sổ quỹ phải khớp đúng với phiếu thu, phiếu chi, sổ cái TK 111 và biên bản kiểm kê quỹ.
- Cuối tháng, thủ quỹ và kế toán quỹ đối chiếu số tồn, ký xác nhận và lập biên bản đối chiếu quỹ tiền mặt.Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về Sổ quỹ tiền mặt theo TT 99/2025/TT-BTC (Mẫu S07-DN) – từ nguyên tắc lập sổ, cách ghi chép đến những lưu ý quan trọng khi thực hiện. Việc hiểu và áp dụng đúng quy định mới không chỉ giúp kế toán đảm bảo tính minh bạch, chính xác của báo cáo tài chính mà còn hạn chế rủi ro khi kiểm tra, quyết toán.
Nếu bạn muốn thành thạo cách lập và quản lý sổ sách kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, hãy tham gia khóa học Kế toán tổng hợp thực hành tại Kế toán Lê Ánh. Tại đây, học viên được kế toán trưởng và chuyên gia thực chiến trực tiếp hướng dẫn cầm tay chỉ việc, thực hành trên chứng từ thật – giúp bạn tự tin xử lý nghiệp vụ, lên báo cáo và kiểm soát tài chính doanh nghiệp đúng chuẩn quy định hiện hành.
