Quy định về hồ sơ, chứng từ và chi phí thuế đối với hàng hóa bị tổn thất

Hàng hóa trong doanh nghiệp có thể bị tổn thất do nhiều nguyên nhân khác nhau. Kế toan phải khéo léo xử lý chi phí hàng hóa bị tổn thất để được tính vào chi phí hợp lý.

Bài viết dưới đây, đội ngũ giảng viên tại lớp học kế toán thực tế tại Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn các bạn cách xử lý chi phí hàng hóa bị tổn thất

>>> Xem thêm: Tổng hợp các khoản khấu hao tài sản cố định không được tính là chi phí được trừ

1. Quy định về hồ sơ đối với hàng hóa bị tổn thất

a. Hồ sơ đối với hàng hóa bị tổn thất vì lý do bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn…

- Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất do doanh nghiệp lập.

Biên bản kiểm kê giá trị tài sản, hàng hóa tổn thất phải xác định rõ giá trị tài sản, hàng hóa bị tổn thất, nguyên nhân tổn thất, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân về những tổn thất; chủng loại, số lượng, giá trị tài sản, hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có);

- Bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị tổn thất có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

- Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có). 

- Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

b) Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng

Theo Điều 4 Thông tư 96/2-15/TT-BTC ngày 22/06/2015 thì

"b) Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế"

Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, được tính vào chi phí được trừ như sau: 

- Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có)

- Bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

- Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).

- Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).

 2. Quy định về hàng hóa bị tổn thất được tính vào chi phí thuế TNDN

• Hàng hóa bị tổn thất được tính vào chi phí thuế TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

+ Lý do tổn thất: lý do bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn, hàng hóa hết giá trị sử dụng…

+ Không được bồi thường (không được bảo hiểm, bên thứ ba… bồi thường)

+ có đầy đủ hồ sơ theo quy định phần 1 

• Hàng hóa bị tổn thất do vận chuyển, do người lao động: không được tính vào chi phí thuế TNDN

3. Quy định về khấu trừ thuế GTGT đối với hàng hóa bị tổn thất

Theo khoản 1 điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC

"Điều 14. Nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào:

1. Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ, kể cả thuế GTGT đầu vào không được bồi thường của hàng hóa chịu thuế GTGT bị tổn thất

- Các trường hợp tổn thất không được bồi thường được khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm: thiên tai, hỏa hoạn, các trường hợp tổn thất không được bảo hiểm bồi thường, hàng hóa mất phẩm chất, quá hạn sử dụng phải tiêu hủy. Cơ sở kinh doanh phải có đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh các trường hợp tổn thất không được bồi thường để khấu trừ thuế"

Vậy thì hàng hóa bị tổn thất do lý do bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn, hết giá trị sử dụng và không được bồi thường và có đầy đủ hồ sơ chứng minh (như trong phần 1) sẽ được khấu trừ thuế GTGT.

4. Định khoản hàng hóa bị tổn thất

Trường hợp 1: Hàng hư hỏng không được bồi thường

• Hàng năm, trích lập quỹ dự phòng:

Nợ TK 632

       Có TK 229

• Khi xảy ra hàng hóa bị tổn thất do lý do bất khả kháng

Nợ TK 229

Nợ TK 632: Nếu giá trị tổn thất lớn hơn số đã trích lập

         Có TK 152, 153, 156….

Trường hợp 2: Hàng hư hỏng được bồi thường

• Quy trách nhiệm tổ chức, cá nhân, kế toán hạch toán :
  Nợ TK 138 – ( Chi tiết cho tổ chức hoặc cá nhân)
       Có TK 156, 152 
• Trường hợp được bồi thường, kế toán hạch toán :
  Nợ TK 111.112
      Có TK 138 – ( Chi tiết cho tổ chức hoặc cá nhân)
• Đồng thời ghi giảm thuế GTGT đầu vào của giá trị hàng hoá hư hỏng được bồi thường

         Nợ TK 632

                 Có TK 133

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

  Chuyên đào tạo các khóa học kế toán thực hành và làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói tốt nhất thị trường

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)