Quy định về sổ kế toán

Sổ kế toán là công cụ không thể thiếu trong công tác kế toán, đồng thời là nguồn thông tin quan trọng để lên các chỉ tiêu trong các báo cáo kế toán, do vậy để quản lý, kiểm tra sử dụng sổ kế toán cần phải có những quy định về sổ kế toán.

>>> Xem thêm: Phân loại sổ kế toán

Nội dung những quy định này được thiết lập theo trình tự sử dụng sổ kế toán từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

1. Quy định về mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.

Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

Đối với sổ kế toán dạng quyển

Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

Đối với sổ tờ rời

Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm. Học kế toán ở đâu tốt tphcm

Đơn vị kế toán phải mở đủ số lượng, loại sổ theo từng hình thức kế toán, các sổ khi mở cần đăng ký với cơ quan quản lý (thuế và tài chính), phải đăng ký số trang (bao gồm cả trang ghi thêm) khi mở sổ quyển. Căn cứ mở sổ đối với đơn vị mới thành lập thường là Bảng Cân đối kế toán hoặc dựa vào số dư của sổ kế toán kỳ trước có thêm những điều chỉnh cần thiết.

2. Quy định về ghi sổ kế toán

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.

Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.

Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.

Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. Sau khi khóa sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm.

3. Quy định về chữa sổ kế toán

Trong quá trình phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào sổ kế toán có thể có những sai sót phát sinh, để đảm bảo yêu cầu số liệu kế toán phải chính xác trung thực kế toán cần phải sửa chữa những sai sót trên. Tùy theo cách thức kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào sổ và hình thức sai sót sẽ có những cách chữa sổ khác nhau.

Đối với những đơn vị thực hiện ghi sổ kế toán thủ công, khi phát hiện những sai sót trên sổ kế toán và thực hiện chữa sổ kế toán, kế toán cần tuân thủ nguyên tắc: không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin. Việc chữa sổ kế toán có thể thực hiện theo 1 trong 3 cách sau:

Phương pháp cải chính

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

  • Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

Phương pháp ghi số âm (Phương pháp ghi đỏ)

Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

  • Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;
  • Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền;
  • Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.

Phương pháp ghi bổ sung

Phương pháp này áp dụng cho trường hợp: ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ.

Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.

quy-dinh-ve-so-ke-toan-1

Đối với những đơn vị thực hiện ghi sổ bằng máy vi tính:

  • Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;
  • Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;
  • Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện theo phương pháp ghi bổ sung và ghi âm.

4. Khóa sổ kế toán

Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

Trước khi khóa sổ kế toán, kế toán cần thực hiện kiểm tra đối chiếu cần thiết đảm bảo số liệu trong sổ là chính xác, nếu đơn vị có tiến hành kiểm kê cần đối chiếu kết quả kiểm kê với liệu trên sổ kế toán, nếu cần phải có những điều chỉnh thích hợp trên sổ. Thực hiện bù trừ công nợ theo đúng đối tượng, đúng khoản mục, kết chuyển số liệu giữa các đối tượng liên quan.

Khi khóa sổ kế toán thực hiện tính số phát sinh và tính số dư cuối kỳ của từng sổ. Thực hiện kiểm tra tính chính xác việc ghi chép trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết trước khi sử dụng thông tin lên các chỉ tiêu trong báo cáo.

KẾ TOÁN LÊ ÁNH 

  Chuyên đào tạo các khóa học kế toán thực hành và làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói tốt nhất thị trường

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

HOTLINE: 0904 84 88 55 (Mrs Ánh)

Quy định về sổ kế toán