Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Mẫu 03-LĐTL theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Mẫu 03-LĐTL theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là chứng từ dùng để tổng hợp số giờ làm thêm, mức hưởng theo từng loại ca và số tiền thực trả cho người lao động khi làm việc ngoài thời giờ tiêu chuẩn. Mẫu 03-LĐTL được quy định mới trong Thông tư 99 nhằm chuẩn hóa cách ghi nhận tiền làm thêm giờ, đảm bảo minh bạch, chính xác và tuân thủ đúng quy định của pháp luật lao động và chế độ kế toán. Bài viết do Kế toán Lê Ánh biên soạn, cập nhật theo hướng dẫn mới nhất.

I. Giới thiệu & Căn cứ pháp lý của Mẫu 03-LĐTL theo Thông tư 99/2025

Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Mẫu 03-LĐTL là chứng từ quan trọng trong hồ sơ tiền lương, dùng để tổng hợp và thanh toán tiền làm thêm cho người lao động theo đúng số giờ thực tế và mức hưởng quy định. Đây cũng là căn cứ minh chứng chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế, kiểm toán và làm việc với cơ quan quản lý.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, mọi doanh nghiệp đều phải lập và lưu trữ Mẫu 03-LĐTL khi có phát sinh làm thêm giờ, áp dụng cho người lao động làm việc theo thời gian, theo ca hoặc theo sản lượng. Mẫu được sử dụng trong các trường hợp làm thêm ngày thường, ban đêm, ngày nghỉ và lễ Tết.

Thông tư 99/2025 yêu cầu chứng từ tiền lương phải đúng mẫu, đủ thông tin, có đầy đủ chữ ký và lưu trữ theo thời hạn kế toán. Quy trình lập – ký – đối chiếu phải thống nhất với bảng chấm công, bảng lương và sổ sách. So với các thông tư trước, quy định mới chuẩn hóa biểu mẫu, tăng tính minh bạch và đảm bảo sự đồng bộ giữa tiền lương, thuế TNCN và BHXH.

Bài viết tham khảo: Danh Mục Và Biểu Mẫu Chứng Từ Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC

Việc áp dụng đúng Mẫu 03-LĐTL giúp doanh nghiệp giảm sai sót, chuẩn hóa hồ sơ và đáp ứng đầy đủ yêu cầu khi thanh kiểm tra.

II. Cấu trúc và nội dung của Mẫu 03-LĐTL theo Thông tư 99/2025

Mẫu 03-LĐTL được thiết kế theo cấu trúc chuẩn nhằm đảm bảo doanh nghiệp có thể tổng hợp, tính toán và thanh toán tiền làm thêm giờ một cách minh bạch, chính xác. Mỗi thành phần trong mẫu có vai trò quan trọng và cần được ghi chép thống nhất để thuận tiện cho đối chiếu, kiểm tra và lưu trữ.

1. Thông tin đơn vị và bộ phận sử dụng lao động

Ghi rõ tên doanh nghiệp, phòng ban hoặc tổ sản xuất có phát sinh làm thêm. Đây là căn cứ để xác định trách nhiệm quản lý lao động, đồng thời phục vụ việc đối chiếu với bảng chấm công và bảng lương.

2. Họ tên và chức danh người lao động

Thông tin cá nhân cần đầy đủ và chính xác, tránh nhầm lẫn giữa các nhân viên có tên tương tự. Chức danh giúp xác định mức lương tính làm thêm hoặc định mức lao động được giao.

3. Số giờ làm thêm theo từng khung thời gian

Mẫu 03-LĐTL phân tách rõ:

• Làm thêm ngày thường
• Làm thêm ban đêm
• Làm thêm ngày nghỉ hàng tuần
• Làm thêm ngày lễ, Tết

Việc tách riêng từng loại thời gian giúp áp dụng đúng mức hưởng theo Bộ luật Lao động và hạn chế sai sót khi tính tiền.

4. Mức lương làm căn cứ tính tiền làm thêm

Đây là mức lương theo giờ được quy đổi từ lương thực tế của người lao động (lương tháng, lương theo thời gian hoặc theo công việc). Doanh nghiệp cần tính đúng theo quy định để đảm bảo tính hợp lệ khi thanh toán và hạch toán.

5. Tỷ lệ % hưởng theo quy định

Tùy theo khung giờ làm thêm, doanh nghiệp áp dụng các mức % như: 150%, 200%, 300% hoặc mức cao hơn theo thỏa thuận. Thông tin này phải thống nhất với thang lương, hợp đồng lao động và quy chế lương của doanh nghiệp.

6. Số tiền làm thêm được thanh toán

Được tính theo công thức:

Số giờ làm thêm × Đơn giá giờ × Tỷ lệ %

Phần này cần tính chi tiết theo từng loại thời gian để thuận tiện cho việc phân tích chi phí và kiểm tra nội bộ.

7. Chữ ký xác nhận của các bộ phận liên quan

Chữ ký của Người lập, Trưởng bộ phận, Kế toán trưởng, Giám đốc và Người lao động là yêu cầu bắt buộc. Đây là căn cứ pháp lý chứng minh số liệu đúng và khoản chi trả là hợp lệ.

Lưu ý khi ghi mẫu 03-LĐTL

• Số giờ làm thêm phải khớp với bảng chấm công.
• Mức lương quy đổi theo giờ cần tính đúng theo quy định Thông tư 99/2025.
• Chỉ ghi các giờ làm thêm hợp lệ, có phê duyệt của bộ phận quản lý.
• Bảng phải được lập đầy đủ, không tẩy xóa, không để trống các mục quan trọng.
• Đảm bảo đồng bộ thông tin giữa bảng làm thêm, bảng lương và chứng từ thanh toán.

III. Cách lập Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 03-LĐTL

Để đảm bảo bảng thanh toán làm thêm giờ Mẫu 03-LĐTL được lập đúng quy định và hạn chế sai sót khi kiểm tra, kế toán cần thực hiện theo quy trình 5 bước sau:

1. Thu thập dữ liệu làm thêm giờ

Kế toán tổng hợp thông tin từ bảng chấm công, giấy đăng ký làm thêm, phê duyệt của quản lý trực tiếp và các hồ sơ liên quan. Đây là cơ sở ban đầu để xác định tính hợp lệ của giờ làm thêm trước khi đưa vào bảng thanh toán.

2. Xác định số giờ làm thêm hợp lệ

Chỉ những giờ làm thêm đáp ứng điều kiện của Bộ luật Lao động (có phê duyệt, đúng khung thời gian, không vượt giới hạn) mới được đưa vào bảng. Kế toán cần phân loại theo các nhóm: ngày thường, ngày nghỉ, ban đêm, lễ Tết để áp dụng mức hưởng tương ứng.

3. Tính đơn giá giờ công theo Thông tư 99/2025

Đơn giá giờ công được quy đổi từ tiền lương thực trả của người lao động theo công thức quy định. Việc tính đúng đơn giá giúp đảm bảo tính minh bạch khi thanh toán và tính hợp lệ khi hạch toán chi phí tiền lương.

4. Áp dụng mức % theo quy định

Tùy vào thời điểm làm thêm, áp dụng các mức:

• 150% cho làm thêm ngày thường
• 200% cho làm thêm ngày nghỉ hàng tuần
• 300% cho làm thêm vào ngày lễ, Tết
• Làm thêm ban đêm được cộng thêm % theo luật
• Kế toán cần ghi rõ từng mức theo từng loại giờ làm thêm để đảm bảo tính chính xác.

5. Lập bảng – ký duyệt – lưu trữ

Sau khi hoàn tất tính toán, kế toán lập Mẫu 03-LĐTL, trình ký đầy đủ (Người lập – Trưởng bộ phận – Kế toán trưởng – Giám đốc – NLĐ) và lưu trữ theo thời hạn quy định. Bảng phải đồng bộ với bảng chấm công và bảng lương để phục vụ đối chiếu khi kiểm toán hoặc quyết toán thuế.

Ví dụ minh họa tính tiền làm thêm

Nhân viên A: Lương thực trả: 10.000.000 đồng/tháng

Đơn giá giờ công: 10.000.000 / 26 ngày / 8 giờ = 48.076 đồng/giờ

Làm thêm ngày thường: 5 giờ

Tỷ lệ hưởng: 150%

Tiền làm thêm = 5 giờ × 48.076 × 150% = 360.570 đồng

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể tổng hợp nhiều khung giờ khác nhau trên cùng bảng để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác cho từng lao động.

IV. Những lỗi thường gặp khi lập Mẫu 03-LĐTL và cách tránh

Trong quá trình lập bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, nhiều doanh nghiệp dễ gặp sai sót dẫn đến số liệu không khớp, chi phí không được chấp nhận hoặc khó khăn khi đối chiếu với bảng lương và hồ sơ lao động. Dưới đây là các lỗi phổ biến và cách khắc phục:

1. Ghi sai hoặc thiếu khung giờ làm thêm

Nhiều bảng không tách rõ làm thêm ngày thường, ban đêm, ngày nghỉ hay lễ Tết, dẫn đến áp dụng sai mức % tính tiền.

Cách khắc phục: Luôn phân loại đúng từng khung giờ theo bảng chấm công và quy định của Bộ luật Lao động.

2. Không khớp số liệu với bảng chấm công

Bảng làm thêm và bảng chấm công không đồng nhất là lỗi phổ biến nhất.

Cách khắc phục: Đối chiếu trước khi lập bảng, chỉ đưa vào bảng các giờ làm thêm đã được phê duyệt.

3. Tính sai đơn giá giờ công

Nhầm công thức quy đổi lương tháng ra lương giờ khiến số tiền làm thêm bị sai.

Cách khắc phục: Áp dụng đúng hướng dẫn của Thông tư 99/2025, đảm bảo đơn giá được tính từ lương thực trả của người lao động.

4. Không lưu đủ hồ sơ chứng minh làm thêm

Thiếu giấy đề nghị làm thêm, phê duyệt hoặc bảng chấm công làm tăng rủi ro khi bị kiểm tra.

Cách khắc phục: Lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ: đề nghị làm thêm – phê duyệt – chấm công – bảng thanh toán.

5. Thiếu chữ ký theo quy định

Một số doanh nghiệp bỏ sót chữ ký của bộ phận sử dụng lao động hoặc người lao động, khiến bảng mất giá trị pháp lý.

Cách khắc phục: Kiểm tra đầy đủ chữ ký theo thứ tự: Người lập → Trưởng bộ phận → Kế toán trưởng → Giám đốc → Người lao động.

6. Lập bảng không thống nhất định dạng

Bảng thiếu dòng, thiếu cột hoặc trình bày không thống nhất gây khó khăn khi đối chiếu hoặc kiểm toán.

Cách khắc phục: Sử dụng đúng mẫu chuẩn theo Thông tư 99/2025 và thống nhất với toàn bộ bộ hồ sơ tiền lương.

Bài viết tham khảo: Khoá Học Kế Toán Tổng Hợp Thực Hành 

V. Mẫu Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 03-LĐTL theo Thông tư 99/2025 (File tải về)

Để hỗ trợ doanh nghiệp lập và quản lý chứng từ tiền lương đúng chuẩn, dưới đây là mẫu Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 03-LĐTL được thiết kế theo đúng quy định tại Thông tư  99/2025/TT-BTC. Mẫu đảm bảo đầy đủ các thành phần bắt buộc, bố cục rõ ràng và dễ sử dụng trong thực tế. Tải về tại đây 

Hướng dẫn chi tiết cách lập và điền từng cột trong Mẫu 03-LĐTL

➤ Thông tin phần đầu bảng

 ➤ Bảng hướng dẫn ghi từng cột

Lưu ý: 

• Bảng được lập 01 bản để làm căn cứ thanh toán.
• Phải lưu kèm đầy đủ: bảng chấm công – phê duyệt làm thêm – chứng từ chi.

VI. Hướng dẫn lưu trữ, đối chiếu và sử dụng Bảng 03-LĐTL khi quyết toán

Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Mẫu 03-LĐTL không chỉ phục vụ việc chi trả lương cho người lao động mà còn là hồ sơ quan trọng khi doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán độc lập và cơ quan quản lý lao động. Vì vậy, việc lưu trữ và đối chiếu đúng chuẩn là yêu cầu bắt buộc.

1. Thời hạn lưu trữ chứng từ theo quy định kế toán

Doanh nghiệp cần lưu trữ Mẫu 03-LĐTL theo thời hạn quy định:

• Tối thiểu 5 năm đối với chứng từ kế toán thông thường.
• Tối thiểu 10 năm nếu liên quan đến thanh tra, kiểm toán, hoặc chứng minh chi phí hợp lệ trong hồ sơ thuế.

Bảng phải được lưu dưới hai dạng:

• Bản giấy có chữ ký đầy đủ
• Bản điện tử (scan hoặc file mềm)

2. Đối chiếu với các hồ sơ liên quan

Trước khi quyết toán, kế toán cần kiểm tra sự khớp nối giữa các chứng từ sau:

• Bảng chấm công và đơn đăng ký làm thêm giờ
• Bảng lương tháng
• Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi thanh toán làm thêm
• Sổ cái và nhật ký chi tiền lương

Việc đối chiếu đồng bộ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro bị loại chi phí do hồ sơ không đầy đủ, thiếu căn cứ pháp lý.

3. Sử dụng khi làm việc với cơ quan thuế và kiểm toán

Mẫu 03-LĐTL là căn cứ chứng minh doanh nghiệp trả tiền làm thêm đúng quy định, từ đó giúp:

• Được chấp nhận chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN
• Tránh bị truy thu do không chứng minh được nguồn gốc số giờ làm thêm
• Hỗ trợ kiểm toán trong việc xác nhận chi phí nhân công và các khoản mục lương

Cơ quan thuế có thể kiểm tra tính hợp lệ thông qua:

• Số giờ làm thêm có khớp chấm công?
• Đơn giá giờ công có tính đúng theo Thông tư 99/2025?
• Mức % có áp dụng theo Bộ luật Lao động?
• Chứng từ thanh toán có đầy đủ chữ ký?

4. Lưu ý để hồ sơ làm thêm được chấp nhận

Luôn chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ: đề nghị làm thêm – phê duyệt – chấm công – bảng 03-LĐTL – thanh toán.

• Không chỉnh sửa, tẩy xóa chứng từ.
• Thể hiện rõ ràng từng khung thời gian làm thêm để đảm bảo minh bạch.
• Bảng phải được ký đầy đủ bởi các bộ phận liên quan trước khi lưu trữ.

Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Mẫu 03-LĐTL là chứng từ bắt buộc và đóng vai trò quan trọng trong quản lý chi phí nhân công theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Việc lập đúng – đủ – minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ trong quyết toán thuế, kiểm toán và công tác quản trị lao động.

Theo dõi Kế toán Lê Ánh để cập nhật các biểu mẫu chuẩn, kiến thức kế toán thực hành và hướng dẫn chuyên sâu trong quản lý tiền lương – nhân sự.

Bài viết tham khảo: Các Ngày Nghỉ Hưởng Nguyên Lương Theo Quy Định Mới Nhất