Chi phí công tác bằng vé máy bay hạch toán như thế nào

Chi phí vé máy bay là khoản chi phí phổ biến tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, hạch toán và tính khoản chi phí này vào những khoản chi hợp lý không phải lúc nào cũng đơn giản. Vậy khi hạch toán chi phí vé máy bay cần lưu ý những gì. Tham khảo chi tiết bài viết nghiệp vụ do trung tâm Lê Ánh trình bày tại đây.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán mua hàng của cá nhân không xuất hóa đơn

Công ty bạn cử nhân viên đi công tác, phương tiện di chuyển bằng máy bay. Ngoài cuống vé và cùi vé mang về kế toán cần phải bổ sung thêm chứng từ gì nữa không để khoản chi này được tính vào chi phí hợp lý.

Quy định về khoản chi và phụ cấp cho người lao động đi công tác tham khảo tại văn bản nào?
Doanh nghiệp cử cấn bộ công nhân viên đi công tác máy bay cần những chứng từ gì?

I. Căn cứ tính chi phí vé máy bay tai doanh nghiệp

Bộ tài chính đã ban hành văn bản hướng dẫn quy định về chi phí vé máy bay được tính vào chi phí công tác phí như thế nào. Quy định tại 96/2015/TT–BTC hướng dẫn chi tiết tại khoản 2.9 Điều 4 nói về khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác. Quy định thêm tại TT số 78/2014/TT–BTC hướng dẫn thi hành Luật thuế TNDN cụ thể tại:

– Khoản 1, Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT–BTC quy định điều kiện khấu trừ thuế GTGT.

Về trường hợp hạch toán chi phí vé máy bay của doanh nghiệp được chia ra các trường hợp sau:

Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay từ Website thương mại điện tử cần những chứng từ sau:

Trường hợp doanh nghiệp đặt vé máy bay điện tử:

+ Hóa đơn thanh toán của hãng bay cho người lao động

+ Lập quyết định cử đi công tác cho người lao động

+ Thẻ lên máy bay (boarding pass)

+ Những chứng từ kế toán không dùng tiền mặt

+ Văn bản thể hiện đầy đủ quy chế tài chính doanh nghiệp

Nếu trường hợp người lao động không giữ được thẻ lên máy bay thì cũng cần các chứng từ cụ thể sau:

+ Vé máy bay điện tử

+ Văn bản hoăc giấy điều đi công tác hoặc quyết định cử công tác nếu có

+ Hóa đơn nhận từ hãng vé

+ Toàn bộ những chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

+ Văn bản thể hiện quy chế tài chính tại doanh nghiệp

Trường hợp doanh nghiệp điều chỉnh cá nhân tự đi mua vé và thanh toán bằng thẻ ATM hay thẻ tín dụng mang tên doanh nghiệp cá nhân. Sau khi mang chứng từ về doanh nghiệp phải thanh toán với doanh nghiệp để yêu cầu có đủ hồ sơ, chứng từ khẳng định đượ khoản chi phí bằng tiền này phuc vụ cho sản xuất hoặc kinh doanh của đơn vị.

 Chi phí vé máy bay tại doanh nghiệp có được tính là chi phí được trừ 

Chứng từ cần có để hợp thức hóa chi phí vé máy bay gồm:

+ Vé máy bay đi công tác

+  Hóa đơn nhận lại từ hãng bay

+ Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ).

+ Toàn bộ những chứng từ liên quan đến việc doanh nghiệp cử người đi công tác có sự xác nhận của doah nghiệp Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của DN, quy định về thanh toán tiền công tác phí của doanh nghiệp để người lao động thanh toán bằng thẻ cá nhân, áp dụn với trường hợp người lao động là chủ thẻ thanh toán, sau đó thực hiện hạch toán lại với doanh nghiệp.

+ Toàn bộ những chứng từ thanh toán bằng tiền vé của DN áp dụng cho cá nhân để mua vé.

+ Toàn bộ những chứng từ thanh toán không sử dụng hay dùng tiền mặt của cá nhân.

Thể hiện đầy đủ quy chế tài chính của doanh nghiệp

Trong trường hợp doanh nghiệp hạch toán chi phí vé máy bay đi lại trong trường hợp cần chú ý những điều sau:

– Nếu người lao động còn lưu lại cùi vé thì chứng từ thanh toán của doanh nghiệp sử dụng tiền mặt hoặc chuyển khoản đều hợp lý

– Quy định về hóa đơn xuất ra không đáp ứng những điều kiện cần hoặc đủ để tính chi phí hợp lý, phuc vụ sản xuất kinh doanh …thì khoản chi phí vé máy bay này sẽ không được tính và khấu trừ thuế GTGT, đồng thời cũng không được tính vào chi phí hợp lý khi doanh nghiệp giải trình và thanh tra với cơ quan thuế.

II. Hướng dẫn hạch toán chi phí vé máy bay tại doanh nghiệp

Chi phí vé máy bay tại doanh nghiệp được hạch toán cụ thể như sau:

Nợ TK 641: Chí phí bán hàng

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

    Có TK 111, 112: Tài khoản tiền gửi ngân hàng, hoặc tài khoản tiền mặt

Trên đây là hương dẫn hạch toán chi phí vé máy bay tại doanh nhiệp. Bạn đọc cần lưu ý bắt đầu từ ngày 06/08/2015 Doanh nghiệp không bị ép khống chế về những khoản chi phí cho người lao động đi công tác. Toàn bộ khoản chi sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu có hóa đơn chứng từ hoàn chỉnh.

Xem thêm: Cách xử lý chi phí không có hóa đơn

Trường hợp doanh nghiệp khoán các khoản chi cho người lao động, với trường hợp các khoản chi này có đầy đủ chứng từ thì vẫn được tính vào chi phí được trừ mới những khoản khoán chi đó.

Để giải đáp những thắc mắc về nghiệp vụ kế toán, bạn có thể tham gia các khóa học kế toán tại Trung tâm Lê Ánh.

Cùng với chương trình đào tạo các khóa học kế toán tổng hợp thực hành, Trung tâm Lê Ánh tổ chức các khóa học xuất nhập khẩu được giảng dạy bởi các chuyên gia hàng đầu trong ngành xuất nhập khẩu, để biết thêm thông tin về khóa học này, bạn vui lòng tham khảo tại website: xuatnhapkhauleanh.edu.vn

Hotline tư vấn các khóa học kế toán ngắn hạn cấp tốc, khóa học xuất nhập khẩu: 0904 848 855/ Mrs Lê Ánh 

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!