Mẫu Chứng Từ Ghi Sổ Theo TT 99/2025/TT-BTC

Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, thay thế các chế độ kế toán cũ, quy định thống nhất mẫu chứng từ, sổ sách và quy trình ghi sổ kế toán trong doanh nghiệp. Trong đó, Chứng từ ghi sổ là một biểu mẫu trọng yếu, phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh sau khi được kiểm tra, phê duyệt và là cơ sở để ghi vào sổ kế toán tổng hợp.
Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu chi tiết mẫu Chứng từ ghi sổ theo TT 99/2025/TT-BTC, hướng dẫn cách lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ theo quy định mới, kèm file mẫu tải miễn phí để kế toán dễ dàng áp dụng từ kỳ kế toán năm 2026.
I. Quy tắc trình bày và đơn vị tính của Mẫu Chứng Từ Ghi Sổ Theo TT 99/2025/TT-BTC
Hình thức chứng từ: Có thể lập bằng giấy hoặc điện tử, nhưng phải đảm bảo đúng mẫu biểu, định dạng cột và thông tin theo Phụ lục TT 99/2025/TT-BTC.
Đơn vị tính: Là đồng Việt Nam (VND); trường hợp doanh nghiệp ghi chép theo ngoại tệ phải quy đổi sang VND theo tỷ giá hạch toán hoặc tỷ giá thực tế.
Đánh số chứng từ: Mỗi chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong kỳ
Ký xác nhận: Các chữ ký bắt buộc gồm người lập, người kiểm tra, kế toán trưởng và giám đốc (hoặc người được ủy quyền), thể hiện trách nhiệm và tính pháp lý của chứng từ.
II. Cấu trúc của Mẫu Chứng từ ghi sổ (Mẫu S02a-DN) theo TT 99/2025/TT-BTC
Mẫu S02a-DN được quy định tại Phụ lục số 02 ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 của Bộ Tài chính. Đây là mẫu chứng từ dùng trong hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”, được lập để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế – tài chính đã phát sinh, làm căn cứ ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái.
Mẫu có cấu trúc gồm 5 cột chính, phản ánh đầy đủ thông tin nghiệp vụ kế toán:
Cột A-Trích yếu: Ghi ngắn gọn nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh (ví dụ: “Chi tiền mua vật liệu”, “Thu tiền khách hàng”…).
Cột B-Số hiệu tài khoản – Nợ: Ghi số hiệu tài khoản ghi Nợ của nghiệp vụ.
Cột C-Số hiệu tài khoản – Có: Ghi số hiệu tài khoản ghi Có đối ứng.
Cột 1-Số tiền: Ghi giá trị nghiệp vụ bằng đồng Việt Nam (VND) hoặc quy đổi theo tỷ giá thực tế.
Cột D-Ghi chú: Ghi các nội dung bổ sung (số hóa đơn, hợp đồng, chứng từ gốc đính kèm…).
III. Tải xuống Mẫu Chứng Từ Ghi Sổ (S02a-DN) Theo TT 99/2025/TT-BTC (File Word)
>>> Tải xuống Mẫu Nhật ký - Sổ cái: TẠI ĐÂY
IV. Lưu ý khi áp dụng và chuyển đổi sang mẫu mới
Việc chuyển đổi sang Thông tư 99/2025/TT-BTC đánh dấu bước thay đổi quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình chuyển đổi thuận lợi, kế toán viên cần nắm rõ các bước chuẩn bị và kiểm tra dữ liệu theo quy định mới.
- Các bước chuẩn bị trước khi chuyển đổi
Rà soát hệ thống tài khoản kế toán: Đối chiếu giữa danh mục tài khoản theo TT 200/TT 132 với hệ thống tài khoản ban hành kèm TT 99, cập nhật lại các tài khoản thay đổi mã hoặc gộp/chi tiết.
Kiểm tra số dư đầu kỳ: Trước khi chuyển đổi, cần lập bảng đối chiếu số dư đến ngày 31/12/2025 để đảm bảo dữ liệu đầu kỳ 2026 khớp đúng.
Đào tạo và phổ biến nội bộ: Kế toán trưởng cần tổ chức hướng dẫn nội bộ cho bộ phận kế toán về biểu mẫu, nguyên tắc ghi chép và thay đổi trong cách lập sổ theo TT 99.
- Lưu ý khi cập nhật phần mềm và định dạng sổ điện tử
Cập nhật phần mềm kế toán: Doanh nghiệp cần liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm để cập nhật mẫu Nhật ký – Sổ Cái theo TT 99/2025/TT-BTC, bảo đảm định dạng và cột thông tin đúng quy định.
Định dạng và bảo mật dữ liệu điện tử: Sổ kế toán điện tử phải có chức năng khóa sổ cuối kỳ, lưu trữ và sao lưu dữ liệu định kỳ, đảm bảo không bị chỉnh sửa sau khi khóa.
Kiểm tra chữ ký số và quy trình in sổ: Khi in sổ, cần đảm bảo thể hiện đầy đủ chữ ký điện tử của người lập sổ, kế toán trưởng và giám đốc.
- Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu sau khi áp dụng TT 99/2025/TT-BTC
Đối chiếu giữa sổ Nhật ký – Sổ Cái và sổ chi tiết để phát hiện chênh lệch ngay từ kỳ đầu áp dụng.
So sánh số liệu với Bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính năm 2025 để đảm bảo tính liên tục và nhất quán.
Lập biên bản chuyển đổi chế độ kế toán, ghi rõ ngày bắt đầu áp dụng TT 99, người chịu trách nhiệm và tình trạng dữ liệu ban đầu.
Việc áp dụng mẫu Chứng Từ Ghi Sổ Theo TT 99/2025/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp thống nhất hệ thống sổ kế toán theo quy định mới mà còn nâng cao tính minh bạch, chính xác trong công tác ghi chép và lập báo cáo tài chính.
👉 Nếu bạn muốn hiểu sâu hơn về thay đổi trong chế độ kế toán theo TT 99/2025/TT-BTC, hãy theo dõi các bài viết tiếp theo của Kế toán Lê Ánh để luôn cập nhật nghiệp vụ kế toán – thuế chuẩn luật mới nhất.