Mẫu Nhật ký – Sổ Cái Theo TT 99/2025/TT-BTC

Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, thay đổi toàn diện chế độ kế toán doanh nghiệp, trong đó mẫu Nhật ký – Sổ Cái là một biểu mẫu quan trọng được quy định thống nhất theo phụ lục của Thông tư. Việc nắm rõ cấu trúc, nguyên tắc lập và cách sử dụng Nhật ký – Sổ Cái theo TT 99/2025/TT-BTC giúp kế toán viên ghi chép chính xác, đảm bảo dữ liệu kế toán trung thực và minh bạch.
Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết mẫu Nhật ký – Sổ Cái chuẩn TT 99/2025/TT-BTC, kèm file tải miễn phí và lưu ý khi áp dụng trong thực tế doanh nghiệp.
I. Cấu trúc của Mẫu Nhật ký – Sổ Cái theo TT 99/2025/TT-BTC
Nhật ký – Sổ Cái giúp doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kế toán phát sinh, làm cơ sở để:
Lập Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo tài chính cuối kỳ;
Kiểm tra, đối chiếu với các sổ chi tiết;
Hạn chế sai sót khi ghi chép trùng lặp giữa các sổ khác nhau.
Cấu trúc của mẫu Nhật ký – Sổ Cái bao gồm hai phần: Phần Nhật ký và Phần Sổ Cái.
Phần Nhật ký: dùng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Phần Nhật ký gồm các cột sau:
Cột “Ngày, tháng ghi sổ”
Cột “Số hiệu”
Cột “Ngày, tháng của chứng từ”
Cột “Diễn giải” (nội dung nghiệp vụ)
Cột “Số tiền phát sinh”
Phần Sổ Cái: Bao gồm nhiều cột, mỗi tài khoản sẽ có hai cột: cột “Nợ” và cột “Có”. Số lượng cột nhiều hay ít tùy thuộc vào số lượng tài khoản được sử dụng trong đơn vị kế toán. Phần này phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế, tức là theo từng tài khoản kế toán.
II. Tải xuống Mẫu Nhật ký – Sổ Cái chuẩn TT99/2025/TT-BTC (File Word)
>>> Tải xuống Mẫu Nhật ký - Sổ cái: TẠI ĐÂY
III. Hướng dẫn ghi sổ Nhật ký – Sổ Cái theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Ghi chép hàng ngày: Hàng ngày, khi nhận được chứng từ kế toán, người phụ trách Nhật ký – Sổ Cái phải kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ. Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ, kế toán xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có.
Đối với các chứng từ cùng loại, kế toán lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”. Sau đó, các nội dung cần thiết từ chứng từ kế toán hoặc “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” sẽ được ghi vào Nhật ký – Sổ Cái.
Mỗi chứng từ hoặc “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” sẽ được ghi vào Nhật ký – Sổ Cái trên một dòng và được ghi vào cả hai phần: Phần Nhật ký và Phần Sổ Cái. Cụ thể:
Phần Nhật ký ghi vào các cột:
Cột “Ngày, tháng ghi sổ”
Cột “Số hiệu”
Cột “Ngày, tháng” của chứng từ
Cột “Diễn giải” (nội dung nghiệp vụ phát sinh)
Cột “Số tiền phát sinh” (dựa trên số tiền ghi trên chứng từ)
Phần Sổ Cái: Ghi số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cột “Nợ” và cột “Có” của các tài khoản liên quan. Cụ thể:
Cột F, G: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng của nghiệp vụ kinh tế;
Cột H: Ghi số thứ tự dòng của nghiệp vụ trong Nhật ký – Sổ Cái;
Từ cột 2 trở đi: Ghi số tiền phát sinh của mỗi tài khoản theo quan hệ đối ứng đã được định khoản ở các cột F,G.
Cuối tháng phải cộng số tiền phát sinh ở phần nhật ký và số phát sinh nợ, số phát sinh có, tính ra số dư và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý của từng tài khoản để làm căn cứ lập Báo cáo tài chính.
IV. Lưu ý khi áp dụng và chuyển đổi sang mẫu mới
Việc chuyển đổi sang Thông tư 99/2025/TT-BTC đánh dấu bước thay đổi quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình chuyển đổi thuận lợi, kế toán viên cần nắm rõ các bước chuẩn bị và kiểm tra dữ liệu theo quy định mới.
- Các bước chuẩn bị trước khi chuyển đổi
Rà soát hệ thống tài khoản kế toán: Đối chiếu giữa danh mục tài khoản theo TT 200/TT 132 với hệ thống tài khoản ban hành kèm TT 99, cập nhật lại các tài khoản thay đổi mã hoặc gộp/chi tiết.
Kiểm tra số dư đầu kỳ: Trước khi chuyển đổi, cần lập bảng đối chiếu số dư đến ngày 31/12/2025 để đảm bảo dữ liệu đầu kỳ 2026 khớp đúng.
Đào tạo và phổ biến nội bộ: Kế toán trưởng cần tổ chức hướng dẫn nội bộ cho bộ phận kế toán về biểu mẫu, nguyên tắc ghi chép và thay đổi trong cách lập sổ theo TT 99.
- Lưu ý khi cập nhật phần mềm và định dạng sổ điện tử
Cập nhật phần mềm kế toán: Doanh nghiệp cần liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm để cập nhật mẫu Nhật ký – Sổ Cái theo TT 99/2025/TT-BTC, bảo đảm định dạng và cột thông tin đúng quy định.
Định dạng và bảo mật dữ liệu điện tử: Sổ kế toán điện tử phải có chức năng khóa sổ cuối kỳ, lưu trữ và sao lưu dữ liệu định kỳ, đảm bảo không bị chỉnh sửa sau khi khóa.
Kiểm tra chữ ký số và quy trình in sổ: Khi in sổ, cần đảm bảo thể hiện đầy đủ chữ ký điện tử của người lập sổ, kế toán trưởng và giám đốc.
- Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu sau khi áp dụng TT 99/2025/TT-BTC
Đối chiếu giữa sổ Nhật ký – Sổ Cái và sổ chi tiết để phát hiện chênh lệch ngay từ kỳ đầu áp dụng.
So sánh số liệu với Bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính năm 2025 để đảm bảo tính liên tục và nhất quán.
Lập biên bản chuyển đổi chế độ kế toán, ghi rõ ngày bắt đầu áp dụng TT 99, người chịu trách nhiệm và tình trạng dữ liệu ban đầu.
Việc áp dụng mẫu Nhật ký – Sổ Cái theo Thông tư 99/2025/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp thống nhất hệ thống sổ kế toán theo quy định mới mà còn nâng cao tính minh bạch, chính xác trong công tác ghi chép và lập báo cáo tài chính.
👉 Nếu bạn muốn hiểu sâu hơn về thay đổi trong chế độ kế toán theo TT 99/2025/TT-BTC, hãy theo dõi các bài viết tiếp theo của Kế toán Lê Ánh để luôn cập nhật nghiệp vụ kế toán – thuế chuẩn luật mới nhất.