Mẫu Giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Giấy đề nghị thanh toán là chứng từ quan trọng trong doanh nghiệp, được sử dụng khi người lao động cần thanh toán các khoản chi phí phát sinh như công tác phí, mua hàng, dịch vụ hoặc quyết toán tạm ứng.

Thông tư 99/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, mẫu Giấy đề nghị thanh toán được chuẩn hóa nhằm đảm bảo tính minh bạch, đầy đủ thông tin và phù hợp với quy trình kế toán mới. Bài viết dưới đây của Kế Toán Lê Ánh sẽ giới thiệu cấu trúc mẫu theo Thông tư 99 và hướng dẫn cách lập đúng chuẩn để giúp kế toán và nhân viên áp dụng hiệu quả trong thực tế.

I. Giới thiệu về Giấy đề nghị thanh toán

Giấy đề nghị thanh toán là biểu mẫu được sử dụng khi người lao động hoặc bộ phận trong doanh nghiệp cần đề nghị chi trả các khoản chi phí phát sinh thực tế trong quá trình thực hiện công việc. Đây có thể là chi phí mua hàng hóa, vật tư, phí dịch vụ, chi phí tiếp khách, công tác phí, hoặc các khoản cần quyết toán sau khi tạm ứng.

Biểu mẫu này giúp doanh nghiệp:

• Ghi nhận đầy đủ thông tin về khoản chi cần thanh toán.
• Kiểm soát hồ sơ chứng từ kèm theo để đảm bảo chi phí hợp lệ.
• Tăng tính minh bạch và hạn chế sai sót trong quá trình chi trả.
• Làm căn cứ để kế toán kiểm tra, phê duyệt và lập phiếu chi, ủy nhiệm chi.

>>> Xem thêm: Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC

Giấy đề nghị thanh toán đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý tài chính nội bộ, nhất là khi liên quan đến các khoản chi phí hợp lệ để quyết toán với cơ quan thuế. Việc áp dụng mẫu theo Thông tư 99/2025/TT-BTC giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, giảm rủi ro sai sót và đảm bảo phù hợp với chế độ kế toán mới.

II. Căn cứ pháp lý theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Giấy đề nghị thanh toán là một trong những chứng từ thuộc hệ thống biểu mẫu kế toán được quy định trong Thông tư 99/2025/TT-BTC – chế độ kế toán doanh nghiệp mới thay thế Thông tư 200/2014 và Thông tư 133/2016. Thông tư 99 chuẩn hóa lại mẫu biểu, quy trình lập và ký duyệt chứng từ nhằm tăng tính minh bạch, giảm sai sót và nâng cao trách nhiệm giải trình trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Theo quy định tại Thông tư 99, Giấy đề nghị thanh toán phải đáp ứng các nguyên tắc sau:

1. Đúng mẫu – đủ nội dung bắt buộc

Mẫu phải thể hiện rõ: thông tin đơn vị, người đề nghị, nội dung khoản chi, số tiền đề nghị thanh toán và đầy đủ danh mục chứng từ kèm theo. Đây là căn cứ để kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chi phí.

2. Quy trình phê duyệt và luân chuyển chứng từ rõ ràng

Biểu mẫu phải được lập bởi người đề nghị, kiểm tra bởi kế toán, xác nhận của thủ quỹ và phê duyệt bởi Giám đốc hoặc người được ủy quyền. Quy trình này đảm bảo khoản chi được kiểm soát chặt chẽ trước khi thực hiện thanh toán.

3. Gắn liền với các chứng từ liên quan

Giấy đề nghị thanh toán phải đi kèm:

• Hóa đơn, chứng từ mua hàng
• Phiếu giao hàng/biên bản nghiệm thu (nếu có)
• Quyết định công tác, giấy đi đường
• Giấy tạm ứng (nếu là quyết toán tạm ứng)

Những chứng từ này là căn cứ quan trọng khi quyết toán thuế và khi kiểm toán.

4. Lưu trữ chứng từ theo đúng thời hạn

Doanh nghiệp phải lưu trữ Giấy đề nghị thanh toán cùng toàn bộ hồ sơ liên quan theo đúng thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán theo Thông tư 99.

Nhìn chung, quy định mới giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình thanh toán – quyết toán, đảm bảo chi phí hợp lệ và phù hợp với chuẩn mực kế toán hiện hành.

III. Cấu trúc của Mẫu Giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Mẫu Giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 99 được thiết kế với bố cục thống nhất, giúp người lập chứng từ trình bày nội dung thanh toán rõ ràng, đầy đủ và dễ kiểm tra. Một mẫu hợp lệ sẽ bao gồm các phần chính sau:

1. Thông tin đơn vị và bộ phận

Phần đầu mẫu ghi rõ tên đơn vị, bộ phận đề nghị thanh toán. Đây là căn cứ xác định nơi phát sinh chi phí và trách nhiệm liên quan.

2. Họ tên người đề nghị thanh toán

Ghi rõ họ tên cá nhân đề nghị thanh toán, người chịu trách nhiệm cung cấp chứng từ đầy đủ cho bộ phận kế toán.

3. Nội dung đề nghị thanh toán

Phần này thể hiện bản chất khoản chi, bao gồm:

• Thanh toán công tác phí
• Thanh toán mua hàng, văn phòng phẩm
• Thanh toán dịch vụ
• Quyết toán tạm ứng
• Thanh toán phụ cấp hoặc chi phí nội bộ
• Nội dung cần ngắn gọn, đúng thực tế và phù hợp với chứng từ kèm theo.

4. Số tiền đề nghị thanh toán

Ghi theo 2 dạng:

• Bằng số
• Bằng chữ

Đây là thông tin quan trọng giúp kế toán đối chiếu với chứng từ và kiểm soát chi phí.

5. Danh mục chứng từ kèm theo

Phần này liệt kê đầy đủ các loại chứng từ liên quan đến khoản chi, ví dụ:

• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Phiếu giao hàng/biên bản nghiệm thu
• Vé tàu xe, hóa đơn khách sạn
• Quyết định công tác
• Giấy tạm ứng (nếu có)
• Danh sách rõ ràng giúp việc kiểm tra và lưu trữ hồ sơ được nhanh chóng và chính xác.

6. Thời gian đề nghị thanh toán

Ghi ngày, tháng, năm đề nghị thanh toán. Đây là căn cứ cho việc đối chiếu công nợ và sắp xếp thứ tự thanh toán.

7. Cam kết của người đề nghị

Phần cam kết thể hiện trách nhiệm về tính chính xác của chứng từ và tính hợp lệ của khoản chi.

8. Chữ ký xác nhận

Biểu mẫu cần đầy đủ chữ ký:

• Người đề nghị thanh toán
• Kế toán kiểm tra
• Thủ quỹ (khi chi tiền mặt)
• Giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt
• Chữ ký đầy đủ là yêu cầu bắt buộc để chứng từ hợp lệ theo Thông tư 99.

Tham khảo: Mẫu Giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

IV. Hướng dẫn cách lập Giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Để Giấy đề nghị thanh toán được phê duyệt nhanh chóng và đảm bảo hợp lệ theo quy định, người lập cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin trong mẫu biểu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng phần:

1. Ghi thông tin đơn vị và bộ phận

• Ghi đúng tên pháp lý của doanh nghiệp hoặc đơn vị trực thuộc.
• Ghi rõ bộ phận đề nghị thanh toán để kế toán phân bổ chi phí theo đúng trung tâm trách nhiệm.

2. Điền họ tên người đề nghị thanh toán

• Ghi đầy đủ họ tên theo giấy tờ tùy thân.
• Người ký tên là người chịu trách nhiệm về tính chính xác của chứng từ và nội dung khoản chi.

3. Trình bày nội dung đề nghị thanh toán

Mô tả rõ bản chất khoản chi, ví dụ:

“Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm theo hóa đơn số…”

“Thanh toán công tác phí theo Quyết định số …”

“Quyết toán tạm ứng mua vật tư ngày …”

Cần ghi cụ thể để phù hợp với chứng từ kèm theo và tránh bị trả lại hồ sơ.

4. Ghi số tiền đề nghị thanh toán

• Ghi bằng số và bằng chữ, đảm bảo hai phần trùng khớp.
• Trường hợp có nhiều khoản trong một đợt thanh toán, cần lập bảng kê chi tiết đính kèm.

5. Liệt kê chứng từ kèm theo

Ghi rõ từng loại chứng từ, số chứng từ và ngày phát hành (nếu có).

Một số chứng từ thường đi kèm gồm:

• Hóa đơn GTGT
• Phiếu giao hàng hoặc biên bản nghiệm thu
• Hợp đồng, báo giá, bảng kê chi phí
• Vé tàu xe, hóa đơn lưu trú
• Giấy tạm ứng/phiếu tạm ứng (nếu là quyết toán tạm ứng)
• Việc liệt kê đầy đủ giúp kế toán dễ kiểm tra và giảm rủi ro thất lạc hồ sơ.

6. Ghi thời gian đề nghị thanh toán

• Ghi ngày/tháng/năm lập giấy đề nghị.
• Đây là căn cứ để kế toán theo dõi thời điểm phát sinh khoản thanh toán và đối chiếu công nợ.

7. Ký xác nhận theo đúng quy trình

Chứng từ chỉ hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký của:

• Người đề nghị thanh toán
• Kế toán kiểm tra (xác nhận tính hợp lệ của chứng từ)
• Thủ quỹ (trong trường hợp chi tiền mặt)
• Giám đốc/Người có thẩm quyền phê duyệt

Chữ ký thiếu hoặc ký sai vị trí có thể khiến khoản chi không được chấp nhận khi thanh toán hoặc quyết toán thuế.

8. Lưu ý quan trọng khi lập Giấy đề nghị thanh toán

• Không để trống phần nội dung đề nghị hoặc phần chứng từ kèm theo.
• Các hóa đơn, chứng từ phải hợp lệ theo quy định của thuế (đúng tên công ty, VAT hợp lệ…).
• Không gộp các khoản chi không liên quan vào cùng một giấy đề nghị.
• Trường hợp là quyết toán tạm ứng, phải đối chiếu đúng với số tiền đã tạm ứng trước đó.

V. Mẫu Giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (File tải về)

Mẫu Giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (File tải về)

Mẫu Giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình chi trả, đảm bảo chi phí được kiểm soát chặt chẽ và phù hợp quy định kế toán mới. Việc lập đúng mẫu, ghi đủ nội dung và đính kèm chứng từ hợp lệ không chỉ giúp thanh toán nhanh chóng mà còn hạn chế rủi ro khi kiểm toán hoặc quyết toán thuế.

Theo dõi Kế toán Lê Ánh để cập nhật thêm các mẫu biểu mới nhất và nhận hướng dẫn nghiệp vụ kế toán thực tế áp dụng ngay trong doanh nghiệp.

>>> Tham khảo: KHÓA HỌC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỰC HÀNH