Mẫu Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ Theo TT 99/2025/TT-BTC
Trong hệ thống sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là công cụ dùng để theo dõi thứ tự lập, số lượng và tổng giá trị các chứng từ ghi sổ trong kỳ kế toán. Khi Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026, mẫu sổ này được Bộ Tài chính ban hành thống nhất theo Phụ lục S02b-DN, thay thế hoàn toàn các biểu mẫu cũ tại Thông tư 200 và 132.
Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết mẫu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo TT 99/2025/TT-BTC, bao gồm cấu trúc, cách ghi và nguyên tắc cộng sổ, kèm file mẫu tải miễn phí để kế toán dễ dàng áp dụng trong thực tế.
Mục lục
I. Cấu trúc của Mẫu Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ Theo TT 99/2025/TT-BTC
Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (Nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân đối số phát sinh.
Cấu trúc và phương pháp ghi chép:
Cột A: Ghi số hiệu của Chứng từ ghi sổ.
Cột B: Ghi ngày, tháng lập Chứng từ ghi sổ.
Cột 1: Ghi số tiền của Chứng từ ghi sổ.
Cuối trang sổ phải cộng số lũy kế để chuyển sang trang sau.
Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Cuối tháng, cuối năm, kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với Bảng Cân đối số phát sinh.
II. Tải xuống Mẫu Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ Theo TT 99/2025/TT-BTC (File Word)
>>> Tải xuống Mẫu Nhật ký - Sổ cái: TẠI ĐÂY
III. Hướng dẫn Cộng Sổ Theo Mẫu S02b-DN
Cuối mỗi trang:
- Cộng số tiền ở cột (1) để ghi dòng “Cộng tháng”.
- Ghi số lũy kế chuyển sang trang sau, đảm bảo liên tục giữa các trang.
Đầu trang kế tiếp: Ghi dòng “Cộng lũy kế từ trang trước chuyển sang”, sau đó tiếp tục ghi các chứng từ mới.
Cuối tháng:
- Cộng toàn bộ số tiền chứng từ ghi sổ phát sinh trong tháng.
- Ghi vào dòng “Cộng tháng” của trang cuối cùng tháng đó.
Cuối quý, cuối năm: Lấy tổng số tiền lũy kế từ đầu quý hoặc đầu năm để đối chiếu với Bảng Cân đối số phát sinh. Nếu khớp đúng, tiến hành khóa sổ và ký xác nhận.
Nguyên tắc khóa sổ và đối chiếu số liệu
Khi khóa sổ, kế toán cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
Đối chiếu ba chiều:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (S02b-DN)
- Chứng từ ghi sổ (S02a-DN)
- Sổ Cái các tài khoản liên quan.
Số tổng phát sinh trên Sổ đăng ký phải bằng tổng phát sinh trên Bảng Cân đối số phát sinh.
Các nghiệp vụ có sai lệch hoặc trùng số chứng từ phải được rà soát, điều chỉnh bằng chứng từ kế toán điều chỉnh, không sửa trực tiếp trên sổ.
Sau khi kiểm tra khớp đúng, kế toán trưởng và giám đốc ký xác nhận khóa sổ.
IV. Lưu Ý Khi Áp Dụng Và Chuyển Đổi Sang Mẫu S02b-DN
Việc chuyển đổi từ Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 132/2018/TT-BTC sang Thông tư 99/2025/TT-BTC đánh dấu bước thay đổi lớn trong hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp. Để áp dụng đúng mẫu Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (S02b-DN), kế toán cần chuẩn bị kỹ về dữ liệu, phần mềm và quy trình ghi sổ như sau:
- Các bước chuẩn bị khi chuyển đổi sang Thông tư 99
Rà soát hệ thống sổ kế toán hiện hành:
- Kiểm tra các sổ đang sử dụng (Sổ Cái, Sổ chi tiết, Sổ đăng ký chứng từ…) xem có khác biệt về chỉ tiêu, cột mục so với mẫu S02b-DN mới.
- Xác định lại hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng (Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Cái) để điều chỉnh tương ứng.
Đối chiếu số liệu cuối kỳ 2025:
- Lập bảng tổng hợp số dư cuối năm 2025, đảm bảo số liệu chuyển sang đầu năm 2026 khớp với Bảng Cân đối phát sinh và sổ chi tiết.
- Chuẩn bị bộ chứng từ gốc đầy đủ, vì Sổ đăng ký CTGS mới sẽ căn cứ vào Chứng từ ghi sổ (S02a-DN) được lập lại theo quy định TT 99.
Thiết lập quy trình phê duyệt chứng từ mới:
- Phân quyền người lập, người kiểm tra, kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, đặc biệt nếu sử dụng hệ thống điện tử.
- Đảm bảo mỗi Chứng từ ghi sổ được lập – duyệt – ghi vào Sổ đăng ký theo trình tự, tránh ghi trùng hoặc bỏ sót.
- Cập nhật phần mềm kế toán và định dạng sổ điện tử
Liên hệ nhà cung cấp phần mềm kế toán để cập nhật mẫu S02b-DN đúng quy định của Thông tư 99/2025/TT-BTC (có các cột: Số hiệu CTGS, Ngày tháng, Số tiền, Cộng tháng, Cộng lũy kế...).
Đảm bảo phần mềm có các chức năng:
- Tự động đánh số chứng từ liên tục theo kỳ.
- Cộng lũy kế và khóa sổ cuối tháng/quý/năm.
- In sổ đúng biểu mẫu Bộ Tài chính quy định.
Với sổ điện tử, cần đảm bảo có chữ ký số của kế toán trưởng và giám đốc, đồng thời lưu trữ an toàn, không bị chỉnh sửa sau khi khóa sổ.
- Kiểm tra tính liên tục của số chứng từ và số liệu lũy kế
- Số chứng từ ghi sổ (CTGS) phải được đánh liên tục theo thứ tự thời gian trong kỳ, không trùng lặp giữa các tháng hoặc các phần hành kế toán.
- Số liệu lũy kế trong cột “Cộng lũy kế từ đầu quý” phải được cộng dồn chính xác, phản ánh đúng tổng số tiền đã ghi nhận trong kỳ.
Sau khi khóa sổ cuối quý hoặc cuối năm, kế toán cần:
- Đối chiếu Sổ đăng ký CTGS (S02b-DN) với Chứng từ ghi sổ (S02a-DN) và Sổ Cái.
- Lập biên bản bàn giao dữ liệu kế toán đầu kỳ 2026, có xác nhận của kế toán trưởng và giám đốc để đảm bảo tính pháp lý khi chuyển đổi.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là tài liệu quan trọng giúp kế toán kiểm soát chặt chẽ quá trình lập và ghi sổ chứng từ, đảm bảo số liệu chính xác và minh bạch. Việc áp dụng mẫu S02b-DN theo Thông tư 99/2025/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp thống nhất biểu mẫu kế toán mà còn tăng tính liên kết giữa chứng từ ghi sổ – sổ cái – báo cáo tài chính.
Kế toán viên cần chủ động cập nhật mẫu sổ mới, nắm rõ nguyên tắc ghi và cộng sổ, để quá trình chuyển đổi sang chế độ kế toán TT 99/2025/TT-BTC diễn ra suôn sẻ và đúng quy định.
>>>
