Quy định về hóa đơn điện tử và hóa đơn tự in

Hóa đơn điện tử và hóa đơn tự in ngày càng trở nên phổ biến. Hóa đơn điện tử và hóa đơn tự in trong doanh nghiệp cần tuân theo những quy định riêng.

Bài viết dưới đây, đội ngũ kế toán tại Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn các bạn những quy định về hóa đơn điện tử và hóa đơn tự in theo quy định mới nhất.

>>> Xem thêm: Những lưu ý quan trọng về hóa đơn GTGT

I. HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Theo thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ thì từ ngày 01-5-2011 các đơn vị và doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về hoạt động bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về hoạt động giao dịch điện tử.

Những nội dung trên hóa đơn điện tử:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn phải được thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua;
Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ, thành tiền được ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn GTGT, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, thì phải có thêm dòng thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của bên bán, ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của bên mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

Điều kiện cần và đủ để khởi tạo và được sử dụng hóa đơn điện tử:

Tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Đơn vị, doanh nghiệp có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Có đội ngũ người thực thi có đủ trình độ để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử theo qui định
Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Có phần mềm bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ kết nối được với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo được việc sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Nếu các đơn vị, doanh nghiệp đáp ứng được các điều kiện về khởi tạo hóa đơn điện tử như trên thì được khởi tạo hóa đơn điện tử để sử dụng

Đơn vị, doanh nghiệp thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Hóa đơn điện tử

Xem thêm: Xử lý hóa đơn điện tử đã lập nhưng sai sót

II. HÓA ĐƠN TỰ IN

Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh đặt hàng theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ hoặc do cơ quan thuế dặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức cá nhân

Các tổ chức, cá nhân kinh doanh được tự in hoá đơn để sử dụng cho việc bán hàng hoá và dịch vụ theo qui định pháp luật nếu có đủ các điều kiện sau:

Đã được cấp mã số thuế. Các doanh nghiệp mà được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao; hoặc các doanh nghiệp có mức vốn điều lệ theo quy định của Bộ Tài chính và các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật thì được tự in hoá đơn kể từ khi có mã số thuế.
Có doanh thu về hoạt động bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ.
Không bị xử phạt về các hành vi vi phạm pháp luật về thuế theo mức do Bộ Tài chính quy định trong ba trăm sáu mươi lăm ngày liên tục tính đến ngày thông báo phát hành hoá đơn tự in.
Có hệ thống thiết bị đảm bảo cho việc in và lập hoá đơn khi bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ
Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ liên kết tương thích với phần mềm kế toán, đảm bảo việc in và lập hoá đơn chỉ được thực hiện khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh.
Hoá đơn tự in đảm bảo nguyên tắc một hoá đơn chỉ được lập một lần. Qui định về số lượng các liên của hoá đơn phụ thuộc vào yêu cầu sử dụng cụ thể của nghiệp vụ bán hàng. Doanh nghiệp tự quy định về số lượng liên hoá đơn bằng các văn bản cụ thể.

Điều kiện để doanh nghiệp tự in hóa đơn: doanh nghiệp có vốn trên 15 tỷ mới được tự in hóa đơn

Trường hợp Doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/06/2014, doanh nghiệp có vốn điều lệ dưới 15 tỷ mà muốn tự in hóa đơn thì phải có “thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn”

Trên đây là những quy định về hóa điện điện tử và hóa đơn tự in. Để tìm hiểu thêm về hóa đơn điện tử các bạn có thể xem thê bài viết liên quan:

Những điểm cần chú ý trong quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ/CP

Để nhanh chóng thành thạo nghiệp vụ kế toán, bạn có thể tham gia khóa học kế toán tại Trung tâm Lê Ánh

Ngoài chương trình đào tạo kế toán, Trung tâm Lê Ánh tổ chức các khóa học xuất nhập khẩu ở hà nội và tphcm được giảng dạy bởi các chuyên gia hàng đầu trong ngành xuất nhập khẩu, để biết thêm thông tin về khóa học này, bạn vui lòng tham khảo tại website: xuatnhapkhauleanh.edu.vn