Mẫu Sổ Cái (dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ) Theo TT 99/2025/TT-BTC
Trong hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp, Sổ Cái giữ vai trò tổng hợp, phản ánh toàn bộ số phát sinh và số dư của từng tài khoản kế toán. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, việc lập Sổ Cái đúng mẫu, đúng quy định theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính chính xác và thống nhất của số liệu kế toán.
Bài viết dưới đây của Kế toán Lê Ánh sẽ giúp kế toán hiểu rõ quy định về Sổ Cái theo TT 99, cách trình bày mẫu Sổ Cái dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ, giải thích các chỉ tiêu trên sổ và hướng dẫn áp dụng đúng trong thực tế doanh nghiệp.
Mục lục
1. Sổ Cái là gì? Dùng thế nào trong hình thức Chứng từ ghi sổ
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản kế toán, phản ánh số phát sinh Nợ – Có và số dư của mỗi tài khoản trong kỳ. Đây là sổ kế toán trung tâm trong hệ thống sổ, làm căn cứ lập báo cáo tài chính.
Khái niệm: Sổ Cái được mở cho từng tài khoản kế toán. Số liệu trên Sổ Cái được ghi trên cơ sở Chứng từ ghi sổ, đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời và có hệ thống các nghiệp vụ phát sinh.
Quan hệ giữa CTGS – Sổ đăng ký CTGS – Sổ Cái
Trong hình thức Chứng từ ghi sổ:
- Chứng từ ghi sổ (CTGS) được lập từ chứng từ kế toán gốc, thể hiện nội dung và định khoản nghiệp vụ.
- Sổ đăng ký CTGS dùng để ghi các CTGS theo trình tự thời gian, nhằm kiểm soát số lượng và tổng giá trị CTGS phát sinh.
- Sổ Cái căn cứ vào CTGS để ghi vào từng tài khoản kế toán theo hệ thống.
Ba loại sổ này liên kết chặt chẽ với nhau, giúp đảm bảo số liệu kế toán đầy đủ, không trùng lặp và có thể đối chiếu, kiểm tra.
Vai trò của Sổ Cái
- Tổng hợp số liệu kế toán: phản ánh toàn bộ biến động của từng tài khoản trong kỳ.
- Đối chiếu, kiểm soát: là căn cứ đối chiếu với Sổ đăng ký CTGS và sổ chi tiết để phát hiện sai sót.
- Lập báo cáo tài chính: số liệu trên Sổ Cái là nền tảng để lập các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theo quy định.
2. Mẫu Sổ Cái theo TT 99/2025/TT-BTC gồm những gì?
Mẫu Sổ Cái theo Thông tư 99/2025/TT-BTC được thiết kế thống nhất, đảm bảo theo dõi đầy đủ phát sinh và số dư của từng tài khoản kế toán, đồng thời thuận tiện cho việc đối chiếu và lập báo cáo tài chính.
Bố cục thông tin chung trên Sổ Cái
Phần đầu Sổ Cái thể hiện các thông tin cơ bản:
- Tên đơn vị, bộ phận (nếu có)
- Tên Sổ Cái và tên, số hiệu tài khoản kế toán
- Kỳ kế toán (tháng, quý, năm)
Các thông tin này giúp xác định rõ phạm vi theo dõi và phục vụ kiểm tra, đối chiếu số liệu.
Các cột thông tin chính trên Mẫu Sổ Cái
Theo TT 99/2025/TT-BTC, Sổ Cái thường bao gồm các cột:
- Ngày, số Chứng từ ghi sổ
- Diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Tài khoản đối ứng
- Số phát sinh Nợ
- Số phát sinh Có
- Số dư cuối kỳ
Kết cấu này đảm bảo phản ánh được cả quá trình phát sinh và kết quả cuối kỳ của từng tài khoản.
>>> Xem thêm: Danh Mục Và Biểu Mẫu Chứng Từ Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
Yêu cầu khi trình bày Mẫu Sổ Cái
- Trình bày rõ ràng, nhất quán giữa các kỳ kế toán
- Phản ánh đầy đủ số phát sinh và số dư theo đúng tài khoản
- Thuận tiện cho việc cộng sổ, khóa sổ và đối chiếu số liệu
Mẫu Sổ Cái theo TT 99 có thể được lập bằng sổ giấy hoặc trên phần mềm kế toán, miễn đảm bảo tuân thủ đúng nội dung và nguyên tắc ghi sổ theo quy định.
3. Cách ghi Sổ Cái theo TT 99/2025/TT-BTC
Việc ghi Sổ Cái theo TT 99/2025/TT-BTC phải đảm bảo đúng căn cứ, đúng trình tự và có thể đối chiếu, kiểm tra số liệu trong suốt kỳ kế toán.
Căn cứ ghi Sổ Cái
Sổ Cái được ghi trực tiếp từ Chứng từ ghi sổ đã được kiểm tra, phê duyệt.
Các Chứng từ ghi sổ này được lập trên cơ sở chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ, phản ánh đầy đủ nội dung nghiệp vụ phát sinh.
Trình tự ghi Sổ Cái
- Mỗi tài khoản kế toán được mở một Sổ Cái riêng.
- Căn cứ từng Chứng từ ghi sổ, kế toán ghi:
- Ngày, số CTGS
- Nội dung nghiệp vụ (diễn giải)
- Tài khoản đối ứng
- Số phát sinh Nợ hoặc Có của tài khoản
- Việc ghi sổ được thực hiện theo trình tự thời gian phát sinh của CTGS và theo từng tài khoản kế toán.
Cộng sổ, khóa sổ và đối chiếu
- Cuối kỳ kế toán, kế toán cộng tổng số phát sinh Nợ – Có của từng tài khoản trên Sổ Cái.
- Xác định số dư cuối kỳ cho từng tài khoản.
- Đối chiếu số liệu giữa:
- Sổ Cái và Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Số liệu trên Sổ Cái chỉ được sử dụng để lập báo cáo tài chính khi đã đảm bảo khớp đúng và đầy đủ qua các bước đối chiếu, kiểm tra theo quy định.
4. Mẫu Sổ Cái (dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ) Theo TT 99/2025/TT-BTC
Tải Mẫu Sổ Cái (dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ) Theo TT 99/2025/TT-BTC
5. Lỗi thường gặp và lưu ý khi chuyển sang TT 99/2025/TT-BTC
Khi áp dụng Mẫu Sổ Cái theo TT 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp và kế toán cần đặc biệt lưu ý để tránh các sai sót ảnh hưởng đến tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính.
Các lỗi thường gặp khi ghi Sổ Cái
- Lỗi định khoản: ghi sai tài khoản Nợ – Có so với nội dung nghiệp vụ trên Chứng từ ghi sổ, dẫn đến sai lệch số phát sinh trên Sổ Cái.
- Lệch đối chiếu với Chứng từ ghi sổ: số liệu trên Sổ Cái không khớp với Sổ đăng ký CTGS do bỏ sót hoặc ghi trùng Chứng từ ghi sổ.
- Sai cộng sổ, sai số dư: cộng nhầm phát sinh Nợ – Có hoặc xác định sai số dư cuối kỳ của tài khoản, đặc biệt với các tài khoản có nhiều nghiệp vụ phát sinh.
>>> Xem thêm: Danh Mục Và Biểu Mẫu Chứng Từ Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
Lưu ý khi chuyển sang TT 99/2025/TT-BTC
- Rà soát toàn bộ số liệu đầu kỳ: đảm bảo số dư đầu kỳ trên Sổ Cái theo TT 99 khớp với số dư cuối kỳ theo chế độ cũ.
- Cập nhật mẫu sổ và phần mềm kế toán: kiểm tra lại kết cấu Sổ Cái, tên cột, cách thể hiện tài khoản để phù hợp với quy định mới.
- Đảm bảo tính liên tục của số liệu: không được làm gián đoạn chuỗi số liệu kế toán khi chuyển đổi giữa các thông tư.
- Thực hiện đối chiếu đầy đủ trước khi lập báo cáo tài chính: chỉ sử dụng số liệu khi đã kiểm tra và đảm bảo khớp đúng giữa Sổ Cái, CTGS và sổ chi tiết.
Việc nắm rõ các lỗi thường gặp và lưu ý khi chuyển đổi sẽ giúp kế toán áp dụng TT 99 đúng quy định, hạn chế rủi ro khi quyết toán và thanh tra.
>>> Xem thêm: Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
Sổ Cái là sổ kế toán trung tâm trong hình thức Chứng từ ghi sổ, có vai trò quan trọng trong việc tổng hợp, đối chiếu và lập báo cáo tài chính. Việc áp dụng đúng Mẫu Sổ Cái theo TT 99/2025/TT-BTC giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ số liệu kế toán, hạn chế sai sót và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Kế toán cần nắm rõ kết cấu sổ, nguyên tắc ghi chép và các lưu ý khi chuyển đổi để tổ chức hệ thống sổ sách khoa học, chính xác và nhất quán trong suốt kỳ kế toán.
>>> Tham khảo các khóa học tại Kế toán Lê Ánh:
