Mẫu Sổ Nhật ký Bán Hàng Theo TT 99/2025/TT-BTC

Mẫu Sổ Nhật ký bán hàng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (S03a4-DN) là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp. Từ 01/01/2026, khi áp dụng TT 99/2025/TT-BTC, kế toán cần cập nhật và sử dụng đúng mẫu sổ theo quy định mới để đảm bảo ghi nhận doanh thu, thuế GTGT đầu ra và lập báo cáo tài chính chính xác. Bài viết của Kế toán Lê Ánh giúp kế toán hiểu đúng bản chất – ghi đúng cách – tải đúng mẫu S03a4-DN theo quy định hiện hành.

1. Mẫu Sổ Nhật Ký Bán Hàng Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (S03a4-DN)

Tải Mẫu Sổ Nhật ký bán hàng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (S03a4-DN) 

2. Kết cấu và nội dung của Mẫu Sổ Nhật ký bán hàng S03a4-DN

Mẫu Sổ Nhật ký bán hàng S03a4-DN theo Thông tư 99/2025/TT-BTC được thiết kế để phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ theo trình tự thời gian. Việc nắm rõ kết cấu và nội dung của mẫu sổ giúp kế toán ghi sổ đúng ngay từ đầu, thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu cuối kỳ.

Kết cấu tổng thể của mẫu sổ

Về kết cấu, Sổ Nhật ký bán hàng S03a4-DN gồm:

• Phần thông tin chung: tên doanh nghiệp, tên sổ, kỳ kế toán
• Phần nội dung ghi sổ: phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ bán hàng phát sinh
• Phần cộng số liệu cuối kỳ và ký xác nhận theo quy định

Các nghiệp vụ được ghi liên tục theo thời gian, căn cứ vào hóa đơn bán hàng và các chứng từ liên quan.

Các cột thông tin chính trên Sổ Nhật ký bán hàng

Mẫu S03a4-DN bao gồm các cột thông tin cơ bản sau:

• Ngày, số chứng từ: ghi ngày lập và số hóa đơn bán hàng hoặc chứng từ liên quan.
• Tên khách hàng, nội dung bán hàng: ghi rõ tên khách hàng và nội dung hàng hóa, dịch vụ bán ra.
• Tài khoản đối ứng: phản ánh tài khoản kế toán liên quan, làm căn cứ ghi Sổ Cái.
• Doanh thu chưa thuế: ghi giá trị doanh thu chưa bao gồm thuế GTGT.
• Thuế GTGT đầu ra: ghi số thuế GTGT phải nộp theo hóa đơn bán hàng.
• Tổng giá thanh toán: phản ánh tổng số tiền khách hàng phải thanh toán, bao gồm cả thuế GTGT.

Yêu cầu trình bày và ghi chép theo TT 99/2025/TT-BTC

Khi lập và ghi Mẫu Sổ Nhật ký bán hàng S03a4-DN, kế toán cần:

• Ghi sổ đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xóa, đảm bảo khớp đúng với hóa đơn, chứng từ.
• Số liệu trên sổ phải phù hợp với Sổ Cái, sổ chi tiết công nợ phải thu và sổ thuế GTGT đầu ra.
• Cuối kỳ, sổ phải được cộng số liệu và ký xác nhận theo đúng quy định của Thông tư 99/2025/TT-BTC.

3. Sổ Nhật ký bán hàng là gì? (Bản chất kế toán cần hiểu)

Sổ Nhật ký bán hàng là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng hóa, thành phẩm và cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ theo trình tự thời gian, căn cứ vào hóa đơn và chứng từ bán hàng hợp pháp. Đây là sổ giúp kế toán theo dõi toàn bộ hoạt động bán ra của doanh nghiệp ngay từ khi nghiệp vụ phát sinh.

Trên sổ này, kế toán phản ánh các nghiệp vụ bán hàng hóa, thành phẩm và cung cấp dịch vụ, đồng thời ghi nhận doanh thu, thuế GTGT đầu ra và công nợ phải thu liên quan.

Cần phân biệt Sổ Nhật ký bán hàng với các sổ khác như sổ doanh thu hoặc sổ chi tiết bán hàng. Sổ Nhật ký bán hàng ghi nhận nghiệp vụ theo trình tự thời gian và là căn cứ để ghi Sổ Cái, trong khi các sổ doanh thu, sổ chi tiết chủ yếu phục vụ theo dõi chi tiết theo từng khách hàng hoặc từng khoản doanh thu.

4. Vai trò của Sổ Nhật ký bán hàng trong công tác kế toán

Sổ Nhật ký bán hàng giữ vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý các nghiệp vụ bán ra của doanh nghiệp. Thông qua sổ này, kế toán có thể theo dõi đầy đủ các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ, đảm bảo doanh thu được ghi nhận kịp thời, đúng quy định.

Bên cạnh đó, Sổ Nhật ký bán hàng là căn cứ để kiểm soát doanh thu và thuế GTGT đầu ra, giúp kế toán đối chiếu số liệu giữa hóa đơn, chứng từ và các sổ kế toán liên quan, hạn chế sai sót khi kê khai thuế.

Số liệu trên sổ còn được sử dụng để ghi Sổ Cái và lập báo cáo tài chính, phản ánh chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp. Việc ghi chép đầy đủ, đúng mẫu cũng hỗ trợ thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu và quyết toán thuế.

5. Vị trí của Sổ Nhật ký bán hàng trong hình thức Nhật ký – Sổ cái

Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái, Sổ Nhật ký bán hàng là sổ nhật ký chuyên dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ theo trình tự thời gian. Số liệu trên sổ là căn cứ quan trọng để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết liên quan.

Trong hệ thống sổ kế toán, Sổ Nhật ký bán hàng có mối liên hệ trực tiếp với Sổ Cái, là cơ sở để ghi nhận các tài khoản doanh thu, thuế GTGT đầu ra và công nợ phải thu. Đồng thời, số liệu trên sổ được dùng để đối chiếu với sổ chi tiết công nợ phải thu theo từng khách hàng và sổ thuế GTGT đầu ra phục vụ kê khai thuế.

Việc ghi chép đầy đủ và chính xác Sổ Nhật ký bán hàng giúp kế toán kiểm soát tốt số liệu cuối kỳ, đảm bảo sự thống nhất giữa các sổ kế toán và hạn chế sai lệch khi lập báo cáo tài chính hoặc quyết toán thuế.

>>> Xem thêm: Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC

6. Hướng dẫn ghi Mẫu Sổ Nhật ký bán hàng theo TT 99/2025/TT-BTC

Khi ghi Mẫu Sổ Nhật ký bán hàng theo TT 99/2025/TT-BTC, kế toán cần tuân thủ đúng nguyên tắc ghi sổ kế toán, đảm bảo phản ánh trung thực, đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Mọi thông tin ghi trên sổ phải căn cứ vào hóa đơn và chứng từ bán hàng hợp pháp, ghi rõ ràng, liên tục, không tẩy xóa.

Thời điểm ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

Nghiệp vụ bán hàng được ghi vào Sổ Nhật ký bán hàng tại thời điểm phát sinh doanh thu, căn cứ theo hóa đơn bán hàng và quy định ghi nhận doanh thu hiện hành. Việc ghi nhận đúng thời điểm giúp kế toán kiểm soát chính xác doanh thu, thuế GTGT đầu ra và công nợ phải thu.

Cách ghi Sổ Nhật ký bán hàng trong các trường hợp phổ biến

• Bán hàng trong nước: ghi theo hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, phản ánh rõ doanh thu chưa thuế, thuế GTGT đầu ra và tổng giá thanh toán.
• Cung cấp dịch vụ: ghi căn cứ vào hóa đơn dịch vụ, lưu ý thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc nghiệm thu theo hợp đồng.
• Bán hàng trả chậm, trả góp (nếu có): ghi nhận doanh thu theo giá bán trả ngay, theo dõi công nợ phải thu và các khoản liên quan theo quy định kế toán.

>>> Xem thêm: Danh Mục Và Biểu Mẫu Chứng Từ Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC

7. Những lưu ý khi sử dụng Mẫu S03a4-DN

Khi sử dụng Mẫu Sổ Nhật ký bán hàng S03a4-DN theo TT 99/2025/TT-BTC, kế toán cần lưu ý một số điểm để hạn chế sai sót trong quá trình ghi sổ.

Một số lỗi kế toán thường gặp gồm: ghi thiếu hoặc sai thông tin hóa đơn, ghi nhầm thời điểm ghi nhận doanh thu, nhầm lẫn giữa doanh thu chịu thuế và không chịu thuế, hoặc số liệu trên sổ không khớp với Sổ Cái và sổ thuế GTGT đầu ra.

Khi ghi sổ bằng Excel hoặc phần mềm kế toán, kế toán cần kiểm tra kỹ công thức, tài khoản đối ứng và dữ liệu tổng hợp, đảm bảo số liệu trên Sổ Nhật ký bán hàng khớp với sổ chi tiết công nợ phải thu và các sổ kế toán liên quan.

Ngoài ra, cuối kỳ kế toán, Sổ Nhật ký bán hàng phải được cộng số liệu, in sổ, ký xác nhận và lưu trữ theo đúng quy định về chứng từ, sổ kế toán, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế.

Việc sử dụng đúng Mẫu Sổ Nhật ký bán hàng S03a4-DN theo TT 99/2025/TT-BTC giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt doanh thu, thuế GTGT đầu ra và đảm bảo số liệu kế toán thống nhất khi lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế. Để nắm vững cách ghi sổ và vận hành toàn bộ hệ thống sổ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, kế toán có thể tham khảo Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành tại Kế toán Lê Ánh, nơi được hướng dẫn trực tiếp bởi kế toán trưởng và chuyên gia thực tế.

>>> Tham khảo các khóa học tại Kế toán Lê Ánh:

KHÓA HỌC NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN

KHÓA HỌC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỰC HÀNH

KHÓA HỌC KẾ TOÁN THUẾ CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU