Bảng thanh toán tiền lương Mẫu 01-LĐTL theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Bảng thanh toán tiền lương Mẫu 01-LĐTL theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là chứng từ nền tảng trong hệ thống kế toán tiền lương, dùng để tổng hợp đầy đủ tiền lương, phụ cấp, khấu trừ và số thực nhận của người lao động theo kỳ. Mẫu biểu mới được ban hành tại Thông tư 99/2025/TT-BTC đã chuẩn hóa cấu trúc, bổ sung yêu cầu về tính minh bạch và lưu trữ, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chi phí và đáp ứng đúng quy định pháp lý hiện hành. Bài viết dưới đây do Kế toán Lê Ánh biên soạn, cập nhật theo hướng dẫn mới nhất.
Mục lục
I. Tổng quan về Mẫu 01-LĐTL và căn cứ pháp lý áp dụng
1. Vai trò và mục đích sử dụng
Mẫu 01-LĐTL là chứng từ kế toán quan trọng dùng để tổng hợp tiền lương, phụ cấp, các khoản khấu trừ và số thực nhận của người lao động theo từng kỳ. Bảng này hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhân công, đối chiếu dữ liệu giữa kế toán – nhân sự – ban lãnh đạo, đồng thời làm căn cứ thanh toán và lưu trữ theo đúng chế độ kế toán.
2. Ý nghĩa pháp lý và giá trị trong quản lý tiền lương
Mẫu 01-LĐTL được ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, có giá trị pháp lý trong việc ghi nhận chi phí, chứng minh tính minh bạch của số liệu lao động – tiền lương và phục vụ công tác quyết toán thuế, kiểm toán, thanh tra. Việc áp dụng đúng mẫu giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý và hạn chế rủi ro về pháp lý.
3. Căn cứ pháp lý áp dụng
- Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn.
- Quy định về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Các quy định về chứng từ kế toán, chữ ký, lưu trữ hồ sơ theo Luật Kế toán.
II. Quy trình lập Bảng thanh toán tiền lương theo Thông tư 99/2025
1. Thu thập dữ liệu đầu vào
Kế toán cần tổng hợp đầy đủ thông tin liên quan đến kỳ lương trước khi lập bảng, gồm: bảng chấm công đã được xác nhận; hợp đồng lao động và các phụ lục điều chỉnh; các quyết định tăng lương, thưởng, phạt hoặc các khoản bổ sung khác. Dữ liệu đầu vào càng đầy đủ, độ chính xác của bảng thanh toán càng cao.
2. Tính toán lương và các khoản phụ cấp
Căn cứ hình thức trả lương của doanh nghiệp, kế toán xác định tiền lương theo thời gian hoặc theo sản phẩm. Các khoản phụ cấp và khoản bổ sung được phân loại đúng theo Thông tư 99: khoản xác định được và khoản không xác định được. Đồng thời, cần xác định rõ khoản thu nhập chịu thuế và khoản miễn thuế TNCN để tính toán đúng nghĩa vụ với người lao động.
3. Tính khấu trừ
Khấu trừ bao gồm các khoản bắt buộc: BHXH, BHYT, BHTN và các khoản đoàn phí công đoàn (nếu có). Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thực hiện các khoản khấu trừ khác theo thỏa thuận hoặc quy chế lương thưởng nội bộ. Toàn bộ khoản khấu trừ cần được tính đúng tỷ lệ và kiểm tra đối chiếu với quy định hiện hành.
4. Hoàn thiện bảng và đối chiếu
Sau khi tính toán đầy đủ, kế toán hoàn thiện bảng thanh toán tiền lương, đối chiếu lại số liệu với bảng chấm công, bảng lương và sổ kế toán để đảm bảo không có chênh lệch. Bảng hoàn chỉnh phải được trình ký theo đúng thẩm quyền quy định tại Thông tư 99, có đầy đủ chữ ký của người lập, người kiểm soát và người phê duyệt. Cuối cùng, chứng từ được lưu trữ tối thiểu 10 năm hoặc theo quy định riêng của đơn vị.
Bài viết tham khảo: Mẫu Báo Cáo Lưu Chuyển Tiền Tệ Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
III. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục
|
Lỗi thường gặp |
Mô tả vấn đề |
Cách khắc phục |
|
Sai lệch số liệu giữa bảng thanh toán và bảng chấm công |
Số ngày công, giờ công, hệ số lương không khớp; dẫn đến tính lương sai và phát sinh khiếu nại. |
Đối chiếu 3 bước: chấm công → tính lương → bảng thanh toán; kiểm tra độc lập trước khi trình ký. |
|
Thiếu chữ ký của các bộ phận liên quan |
Bảng không có đủ chữ ký người lập – người kiểm soát – người phê duyệt nên chứng từ mất hiệu lực pháp lý. |
Xác định rõ trách nhiệm ký duyệt; sử dụng chữ ký số để đảm bảo đầy đủ và đúng thẩm quyền. |
|
Phân loại sai phụ cấp và khoản bổ sung |
Nhầm lẫn giữa khoản tính bảo hiểm – tính thuế TNCN và khoản không tính; dễ dẫn đến sai số thuế và BHXH. |
Áp dụng bảng phân loại theo Thông tư 99; kiểm tra lại hợp đồng lao động và quyết định liên quan. |
|
Lưu trữ chứng từ không đúng chuẩn |
Hồ sơ rời rạc, thiếu liên kết giữa bảng lương – chấm công – thanh toán; gây khó khăn khi kiểm toán hoặc thanh tra. |
Thiết lập hệ thống lưu trữ thống nhất, ưu tiên lưu điện tử; đặt tên file theo chuẩn và lưu tối thiểu 10 năm. |
IV. Mẫu 01-LĐTL theo Thông tư 99 (File Excel tải về)
Bạn có thể tải mẫu bảng thanh toán tiền lương được thiết kế theo đúng cấu trúc Thông tư 99/2025/TT-BTC, dễ chỉnh sửa và sử dụng cho mọi doanh nghiệp: Tại Đây
V. Hướng dẫn ghi Bảng thanh toán tiền lương theo Phụ lục Thông tư 99/2025/TT-BTC
Tại Phần B – Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Bảng thanh toán tiền lương được xác định là chứng từ quan trọng làm căn cứ để:
- Thanh toán tiền lương, phụ cấp và các khoản thu nhập tăng thêm cho người lao động.
- Kiểm tra, đối chiếu việc chi trả tiền lương hằng tháng.
- Phục vụ thống kê và báo cáo về lao động – tiền lương trong doanh nghiệp.
1. Phương pháp và trách nhiệm ghi Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng được lập hàng tháng.
- Căn cứ lập bảng gồm: Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc các chứng từ liên quan khác.
- Người phụ trách tính lương lập bảng, chuyển kế toán trưởng kiểm tra và trình giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký duyệt trước khi thực hiện thanh toán.
- Bảng thanh toán tiền lương được lưu tại phòng kế toán theo chế độ lưu trữ của đơn vị.
- Khi nhận lương, người lao động phải ký trực tiếp vào cột “Ký nhận”; trường hợp nhận hộ phải ký thay.
Bài viết tham khảo: Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
2. Hướng dẫn ghi từng cột trong Mẫu 01-LĐTL theo Thông tư 99
|
Cột |
Nội dung cần ghi |
|
A, B |
Số thứ tự và họ tên người lao động |
|
1, 2 |
Ngạch/bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ và hệ số lương |
|
3, 4 |
Số sản phẩm hoàn thành và tiền lương tính theo sản phẩm. |
|
5,6 |
Số công và số tiền tính theo lương thời gian. |
|
7,8 |
Số công/ngày nghỉ hưởng lương theo % và số tiền tương ứng. |
|
9 |
Các khoản phụ cấp thuộc quỹ lương. |
|
10 |
Phụ cấp khác tính vào thu nhập nhưng không thuộc quỹ lương/quỹ thưởng. |
|
11 |
Tổng tiền lương và phụ cấp người lao động được nhận |
|
12 |
Số tiền tạm ứng kỳ I. |
|
13,14.15.16 |
Các khoản phải khấu trừ (BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN,…). |
|
17 |
Số tiền người lao động được nhận kỳ II sau khấu trừ. |
|
C |
Chữ ký nhận lương của người lao động (nếu chi tiền mặt) |
Mẫu 01-LĐTL theo Thông tư 99/2025/TT-BTC giúp doanh nghiệp chuẩn hóa việc tính và thanh toán tiền lương, đảm bảo minh bạch và tuân thủ pháp lý. Kế toán cần lập bảng đúng cấu trúc, phân loại chính xác các khoản thu nhập, khấu trừ và thực hiện lưu trữ đầy đủ. Việc áp dụng đúng mẫu không chỉ giảm rủi ro sai sót mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tiền lương trong doanh nghiệp.
