Mẫu Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung) Theo TT 99/2025/TT-BTC

Mẫu Sổ Cái S03b-DN là sổ kế toán dùng cho hình thức Nhật ký chung, có vai trò trung tâm trong hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp, dùng để tổng hợp số liệu phát sinh Nợ – Có và số dư của từng tài khoản kế toán. Kể từ 01/01/2026, khi áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp cần cập nhật và sử dụng đúng mẫu Sổ Cái theo quy định mới để đảm bảo số liệu kế toán chính xác và thống nhất. Bài viết của Kế toán Lê Ánh giúp kế toán hiểu đúng bản chất – ghi đúng cách – tải đúng Mẫu Sổ Cái S03b-DN theo hình thức Nhật ký chung

1. Mẫu Sổ Cái theo TT 99/2025/TT-BTC (S03b-DN)

 Tải Mẫu Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung) - S03b-DN

2. Kết cấu và nội dung của Mẫu Sổ Cái S03b-DN

Mẫu Sổ Cái S03b-DN theo Thông tư 99/2025/TT-BTC được lập cho hình thức kế toán Nhật ký chung, dùng để tổng hợp toàn bộ số phát sinh và số dư của từng tài khoản kế toán trong kỳ. Việc hiểu rõ kết cấu và nội dung của Sổ Cái giúp kế toán ghi sổ chính xác, thuận lợi cho việc đối chiếu và lập báo cáo tài chính.

Kết cấu tổng thể của Sổ Cái theo hình thức Nhật ký chung

Theo hình thức Nhật ký chung, Sổ Cái được mở riêng cho từng tài khoản kế toán. Số liệu ghi trên Sổ Cái được lấy từ Sổ Nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt (nếu có), phản ánh tổng hợp tình hình phát sinh Nợ – Có và số dư của tài khoản trong kỳ.

Các nội dung chính trên Sổ Cái

Mẫu S03b-DN bao gồm các nội dung cơ bản sau:

• Ngày, số chứng từ: ghi ngày và số hiệu chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ.
• Diễn giải nghiệp vụ: mô tả ngắn gọn nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Số phát sinh Nợ: ghi tổng số tiền phát sinh bên Nợ của tài khoản.
• Số phát sinh Có: ghi tổng số tiền phát sinh bên Có của tài khoản.
• Số dư đầu kỳ, cuối kỳ: phản ánh số dư của tài khoản tại đầu kỳ và cuối kỳ kế toán.

Nguyên tắc mở Sổ Cái theo từng tài khoản kế toán

Kế toán cần mở Sổ Cái riêng cho từng tài khoản kế toán theo hệ thống tài khoản áp dụng tại doanh nghiệp. Việc mở và ghi Sổ Cái phải đảm bảo phù hợp với Sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết và báo cáo tài chính, giúp hệ thống sổ kế toán vận hành đồng bộ và chính xác.

3. Sổ Cái là gì? (Bản chất kế toán cần hiểu)

Sổ Cái là sổ kế toán dùng để tổng hợp số liệu phát sinh Nợ – Có và số dư của từng tài khoản kế toán trong kỳ. Trong hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp, Sổ Cái được lập căn cứ vào Sổ Nhật ký chung và các sổ kế toán liên quan, phản ánh toàn bộ hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo từng tài khoản.

Về chức năng, Sổ Cái giúp kế toán tổng hợp và hệ thống hóa số liệu kế toán, làm rõ tình hình tăng, giảm và số dư của từng tài khoản, từ đó thuận tiện cho việc theo dõi, đối chiếu và kiểm soát số liệu trong kỳ.

Thông qua Sổ Cái, doanh nghiệp có thể đánh giá tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và là căn cứ quan trọng để lập báo cáo tài chính theo quy định.

4. Vai trò của Sổ Cái trong công tác kế toán

Sổ Cái giữ vai trò trung tâm trong hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp, dùng để tổng hợp toàn bộ số phát sinh Nợ – Có và số dư của từng tài khoản kế toán. Thông qua Sổ Cái, kế toán có thể theo dõi biến động tài sản, nguồn vốn, doanh thu và chi phí một cách tổng thể.

Bên cạnh đó, Sổ Cái là căn cứ trực tiếp để lập báo cáo tài chính, đảm bảo số liệu phản ánh đúng tình hình tài chính và kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC

Việc ghi chép đầy đủ, chính xác Sổ Cái cũng hỗ trợ đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết, hạn chế sai sót khi quyết toán thuế và kiểm tra tài chính.

5. Vị trí của Sổ Cái trong hình thức kế toán Nhật ký chung

Trong hình thức kế toán Nhật ký chung, Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp được lập trên cơ sở số liệu ghi chép từ Sổ Nhật ký chung và các sổ kế toán liên quan. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi được ghi vào Nhật ký chung đều được chuyển sang Sổ Cái theo từng tài khoản kế toán.

Sổ Cái có mối liên hệ chặt chẽ với Sổ Nhật ký chung và các sổ kế toán chi tiết, đảm bảo số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết luôn thống nhất. Nhờ đó, kế toán có thể đối chiếu, kiểm soát số liệu cuối kỳ, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và kiểm tra, quyết toán theo quy định.

>>> Xem thêm: Danh Mục Và Biểu Mẫu Chứng Từ Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC

6. Hướng dẫn ghi Mẫu Sổ Cái S03b-DN theo TT 99/2025/TT-BTC

Khi ghi Mẫu Sổ Cái S03b-DN theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, kế toán cần nắm rõ nguyên tắc ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung, đảm bảo số liệu trên Sổ Cái phản ánh trung thực, đầy đủ tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ.

Nguyên tắc ghi Sổ Cái theo TT 99/2025/TT-BTC

Sổ Cái được ghi căn cứ vào Sổ Nhật ký chung và các sổ nhật ký liên quan. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ được ghi một lần vào Sổ Cái, đúng tài khoản, đúng số tiền và đúng chiều Nợ – Có. Thông tin ghi trên Sổ Cái phải phù hợp với chứng từ kế toán gốc và thống nhất với sổ chi tiết.

Thời điểm ghi Sổ Cái

Kế toán thực hiện ghi Sổ Cái định kỳ trong kỳ kế toán (hàng ngày hoặc định kỳ theo quy định nội bộ), căn cứ vào số liệu đã được ghi nhận trên Sổ Nhật ký chung. Không nên để dồn ghi Sổ Cái vào cuối kỳ vì dễ phát sinh sai sót và khó đối chiếu.

Cách ghi Sổ Cái theo hình thức Nhật ký chung

Ghi từ Sổ Nhật ký chung: sau khi nghiệp vụ đã được ghi vào Nhật ký chung, kế toán căn cứ số liệu để ghi vào Sổ Cái của từng tài khoản liên quan.

Ghi từ các sổ nhật ký đặc biệt (nếu có): đối với các nghiệp vụ được ghi trên sổ nhật ký đặc biệt, kế toán tổng hợp và ghi vào Sổ Cái theo đúng tài khoản kế toán.

Khi ghi sổ, kế toán cần ghi rõ ngày, số chứng từ, diễn giải nghiệp vụ, đồng thời phản ánh chính xác số phát sinh Nợ – Có của từng tài khoản.

Đối chiếu và khóa Sổ Cái cuối kỳ

Cuối kỳ kế toán, kế toán cần cộng số phát sinh Nợ – Có và xác định số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên Sổ Cái. Số liệu này phải được đối chiếu với sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết và báo cáo tài chính để đảm bảo tính chính xác trước khi khóa sổ.

Việc ghi và đối chiếu Sổ Cái đúng quy trình theo TT 99/2025/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai lệch số liệu, thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính và làm việc với cơ quan kiểm tra, quyết toán.

7. Những lưu ý khi sử dụng Mẫu Sổ Cái S03b-DN

Khi sử dụng Mẫu Sổ Cái S03b-DN theo TT 99/2025/TT-BTC, kế toán cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo số liệu chính xác và thống nhất trong toàn bộ hệ thống sổ kế toán.

Trước hết, số liệu ghi trên Sổ Cái phải được lấy từ Sổ Nhật ký chung và các sổ kế toán liên quan, không ghi trực tiếp từ chứng từ gốc để tránh sai sót và trùng lặp. Mỗi nghiệp vụ chỉ được ghi một lần vào Sổ Cái, đúng tài khoản và đúng chiều Nợ – Có.

Khi lập Sổ Cái bằng Excel hoặc phần mềm kế toán, kế toán cần kiểm tra kỹ công thức, liên kết dữ liệu và tài khoản sử dụng, đảm bảo số phát sinh và số dư trên Sổ Cái khớp với sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết.

Cuối kỳ kế toán, Sổ Cái phải được cộng số phát sinh, xác định số dư, in sổ, ký xác nhận và lưu trữ theo đúng quy định về sổ kế toán, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và kiểm tra, quyết toán thuế.

Mẫu Sổ Cái S03b-DN theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là sổ kế toán trung tâm trong hình thức Nhật ký chung, đóng vai trò tổng hợp toàn bộ số phát sinh và số dư của từng tài khoản. Việc lập và ghi Sổ Cái đúng quy định giúp doanh nghiệp kiểm soát số liệu kế toán chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác khi lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế.

Để hiểu rõ bản chất, nắm chắc cách ghi và vận hành đồng bộ hệ thống sổ kế toán theo TT 99/2025/TT-BTC, kế toán có thể tham khảo Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành tại Kế toán Lê Ánh. Tại đây, học viên được kế toán trưởng và chuyên gia thực tế hướng dẫn chi tiết từng sổ kế toán, thực hành trực tiếp trên chứng từ và tình huống doanh nghiệp thực tế.