Mẫu Sổ Nhật Ký Chi Tiền Theo TT 99/2025/TT-BTC
Sổ Nhật Ký Chi Tiền là một trong những sổ kế toán quan trọng, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ chi tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, việc lập và ghi chép Sổ Nhật Ký Chi Tiền không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu tuân thủ pháp luật kế toán mà còn đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát dòng tiền và quản trị nội bộ.
Việc nắm rõ mẫu sổ, cách lập và các nguyên tắc ghi sổ theo TT 99 sẽ giúp kế toán hạn chế sai sót, đảm bảo số liệu chính xác và phục vụ hiệu quả cho công tác kiểm tra, quyết toán. Trong bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết Mẫu Sổ Nhật Ký Chi Tiền theo TT 99/2025/TT-BTC và những lưu ý cần thiết khi áp dụng trong thực tế.
Mục lục
- 1. Khái quát về Sổ Nhật Ký Chi Tiền theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
- 2. Quy định mới về Sổ Nhật Ký Chi Tiền theo TT 99/2025/TT-BTC
- 3. Mẫu Sổ Nhật Ký Chi Tiền theo TT 99/2025/TT-BTC
- 4. Cách lập Sổ Nhật Ký Chi Tiền theo đúng quy định TT 99
- 5. Những lỗi thường gặp khi lập Sổ Nhật Ký Chi Tiền theo TT 99/2025/TT-BTC
1. Khái quát về Sổ Nhật Ký Chi Tiền theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Trong hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp, Sổ Nhật Ký Chi Tiền là sổ phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ chi tiền phát sinh trong kỳ kế toán. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, sổ này không chỉ mang tính ghi chép mà còn là công cụ quan trọng phục vụ quản lý tài chính và kiểm soát nội bộ.
1.1. Sổ Nhật Ký Chi Tiền là gì?
Khái niệm: Sổ Nhật Ký Chi Tiền là sổ kế toán dùng để ghi chép theo trình tự thời gian tất cả các khoản chi tiền của doanh nghiệp, bao gồm chi tiền mặt và các khoản chi liên quan đến tiền gửi ngân hàng (trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký). Mỗi nghiệp vụ chi tiền được ghi nhận căn cứ trên chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ.
Vai trò trong hệ thống sổ kế toán theo TT 99
Theo TT 99/2025/TT-BTC, Sổ Nhật Ký Chi Tiền giữ vai trò là sổ ghi chép ban đầu, làm cơ sở để đối chiếu, tổng hợp số liệu lên sổ cái và các báo cáo tài chính liên quan. Sổ giúp kế toán theo dõi chi tiết dòng tiền ra, đảm bảo số liệu về tiền được phản ánh kịp thời, chính xác và nhất quán giữa các sổ kế toán.
1.2. Tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải lập Sổ Nhật Ký Chi Tiền?
Căn cứ pháp lý theo Thông tư 99
Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trong đó, các nghiệp vụ chi tiền bắt buộc phải được ghi nhận trên Sổ Nhật Ký Chi Tiền hoặc sổ kế toán tương đương theo hình thức sổ mà doanh nghiệp lựa chọn.
Mối liên hệ với kiểm soát nội bộ và minh bạch dòng tiền
Việc lập Sổ Nhật Ký Chi Tiền giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khoản chi, hạn chế rủi ro thất thoát và gian lận tài chính. Thông qua sổ, doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu giữa chứng từ, sổ quỹ, sổ tiền gửi và sổ cái, từ đó nâng cao tính minh bạch dòng tiền và phục vụ hiệu quả cho công tác kiểm tra, thanh tra và kiểm toán.
1.3. Các trường hợp doanh nghiệp phải lập sổ
Theo quy định của TT 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp phải lập Sổ Nhật Ký Chi Tiền trong các trường hợp sau:
– Chi tiền mặt
Ghi nhận các khoản chi tiền mặt phát sinh tại quỹ như thanh toán chi phí, chi mua hàng hóa, chi trả lương, chi tạm ứng cho người lao động…
– Chi qua ngân hàng
Trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng mô hình sổ Nhật ký theo TT 99, các khoản chi qua tài khoản ngân hàng cũng được ghi nhận trên Sổ Nhật Ký Chi Tiền để theo dõi tập trung dòng tiền chi ra.
– Các khoản chi tạm ứng, chi hoàn ứng, chi mua sắm
Bao gồm các khoản chi tạm ứng cho cá nhân, hoàn ứng sau khi quyết toán, chi mua sắm tài sản, công cụ dụng cụ và các khoản chi khác phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
2. Quy định mới về Sổ Nhật Ký Chi Tiền theo TT 99/2025/TT-BTC
Thông tư 99/2025/TT-BTC được ban hành nhằm hoàn thiện khung pháp lý về tổ chức hệ thống kế toán và tăng cường kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Theo đó, quy định về Sổ Nhật Ký Chi Tiền có nhiều điểm được chuẩn hóa và chặt chẽ hơn so với các thông tư trước đây, đặc biệt là Thông tư 200.
2.1. Những thay đổi so với Thông tư 200
So với Thông tư 200/2014/TT-BTC, quy định về Sổ Nhật Ký Chi Tiền theo TT 99 có một số điểm điều chỉnh đáng chú ý:
– Về cấu trúc sổ
Sổ Nhật Ký Chi Tiền được yêu cầu trình bày rõ ràng theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ, phản ánh đầy đủ các thông tin: ngày ghi sổ, số chứng từ, nội dung chi, tài khoản đối ứng và số tiền chi. Cấu trúc sổ phải đảm bảo khả năng đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng và sổ cái liên quan.
– Về yêu cầu kiểm soát
TT 99 nhấn mạnh vai trò của Sổ Nhật Ký Chi Tiền trong kiểm soát dòng tiền. Các nghiệp vụ chi tiền phải được ghi nhận kịp thời, có căn cứ chứng từ hợp lệ và được kiểm tra, đối chiếu định kỳ. Việc ghi sổ mang tính hình thức, không gắn với kiểm soát thực tế sẽ không đáp ứng yêu cầu của Thông tư mới.
– Về chữ ký và phê duyệt
Sổ Nhật Ký Chi Tiền phải thể hiện rõ trách nhiệm của các cá nhân liên quan. Tùy theo mô hình quản lý của doanh nghiệp, sổ cần có chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) và người có thẩm quyền phê duyệt theo quy định nội bộ. Đây là điểm được siết chặt nhằm tăng trách nhiệm và hạn chế rủi ro gian lận.
– Về yêu cầu gắn với chứng từ gốc
Mỗi nghiệp vụ chi tiền ghi trên Sổ Nhật Ký Chi Tiền phải gắn liền với chứng từ gốc hợp pháp như phiếu chi, hóa đơn, giấy đề nghị thanh toán, bảng kê chi tiết… Việc ghi sổ không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ sẽ không được chấp nhận khi kiểm tra, thanh tra hoặc kiểm toán.
>>> Xem thêm: Danh Mục Và Biểu Mẫu Chứng Từ Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
2.2. Hình thức thể hiện sổ (giấy – điện tử)
Theo TT 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp được lựa chọn lập Sổ Nhật Ký Chi Tiền dưới hình thức sổ giấy hoặc sổ kế toán điện tử, miễn là đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý.
– Yêu cầu tối thiểu khi lập sổ điện tử
Sổ kế toán điện tử phải đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, không bị sửa đổi trái phép và có khả năng truy xuất dữ liệu khi cần thiết. Dữ liệu ghi sổ phải được khóa sổ đúng kỳ kế toán và có cơ chế phân quyền rõ ràng giữa người lập, người kiểm soát và người phê duyệt.
– Bảo quản, lưu trữ và in sao khi cần
Dù lập sổ dưới hình thức điện tử, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo việc lưu trữ dữ liệu kế toán theo đúng thời hạn quy định của pháp luật. Trong trường hợp cơ quan quản lý, kiểm toán hoặc thanh tra yêu cầu, doanh nghiệp phải có khả năng in sổ ra giấy đầy đủ, rõ ràng và khớp đúng với dữ liệu đã ghi nhận trên hệ thống.
3. Mẫu Sổ Nhật Ký Chi Tiền theo TT 99/2025/TT-BTC
3.1. Trình bày mẫu sổ chuẩn
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Sổ Nhật Ký Chi Tiền được lập nhằm phản ánh toàn bộ các khoản chi tiền phát sinh trong kỳ, căn cứ trực tiếp vào chứng từ kế toán hợp pháp.
Mẫu sổ chuẩn cần đảm bảo:
- Trình bày theo hình thức sổ Nhật ký.
- Ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ chi tiền.
- Có đầy đủ các yếu tố bắt buộc theo chế độ kế toán hiện hành.
Các cột thông tin bắt buộc trong Sổ Nhật Ký Chi Tiền:
- Ngày ghi sổ
- Số hiệu chứng từ
- Ngày chứng từ
- Diễn giải nội dung nghiệp vụ chi tiền
- Tài khoản đối ứng
- Số tiền chi
- Ghi chú (nếu có)
- Chữ ký theo quy định
3.2. Giải thích ý nghĩa từng cột trong Sổ Nhật Ký Chi Tiền
Để ghi sổ đúng và thống nhất, kế toán cần hiểu rõ ý nghĩa từng cột thông tin:
Ngày, số chứng từ:
- Ghi ngày phát sinh nghiệp vụ chi tiền và số hiệu của chứng từ gốc (phiếu chi, ủy nhiệm chi, hóa đơn…).
Nội dung nghiệp vụ:
- Mô tả ngắn gọn, rõ ràng lý do chi tiền, phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tài khoản đối ứng:
- Ghi tài khoản kế toán đối ứng với tài khoản tiền (tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng), phù hợp với nghiệp vụ chi.
Số tiền chi:
- Ghi số tiền thực tế đã chi theo chứng từ, bằng số, đảm bảo khớp đúng với chứng từ và các sổ liên quan.
- Chữ ký của người lập, kế toán trưởng, giám đốc (nếu yêu cầu):
Thể hiện trách nhiệm và tính pháp lý của sổ kế toán. Việc ký duyệt thực hiện theo quy định nội bộ và quy định của TT 99.
3.3. Hướng dẫn tải mẫu Sổ Nhật Ký Chi Tiền
Tải Mẫu Sổ Nhật Ký Chi Tiền Theo TT 99/2025/TT-BTC
4. Cách lập Sổ Nhật Ký Chi Tiền theo đúng quy định TT 99
4.1. Chuẩn bị chứng từ đầu vào
Trước khi ghi Sổ Nhật Ký Chi Tiền, kế toán cần tập hợp đầy đủ chứng từ kế toán hợp lệ làm căn cứ ghi sổ. Các chứng từ thường gặp gồm:
Phiếu chi:
Là chứng từ bắt buộc đối với các khoản chi tiền mặt, có đầy đủ chữ ký theo quy định.
Hóa đơn:
Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến khoản chi, đảm bảo hợp pháp, hợp lệ.
Bảng kê:
Áp dụng với các khoản chi có nhiều chứng từ phát sinh hoặc chi theo danh sách.
Giấy đề nghị thanh toán / Giấy đề nghị tạm ứng:
Là căn cứ nội bộ để thực hiện chi tiền, đặc biệt với các khoản chi tạm ứng, hoàn ứng.
Chứng từ đầu vào cần được kiểm tra, sắp xếp theo trình tự thời gian để thuận tiện cho việc ghi sổ.
4.2. Quy trình ghi Sổ Nhật Ký Chi Tiền từng bước
Để lập Sổ Nhật Ký Chi Tiền đúng quy định, kế toán thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ
Xác định chứng từ có đầy đủ nội dung bắt buộc, chữ ký, dấu (nếu có), đúng thẩm quyền phê duyệt và phù hợp với nghiệp vụ chi tiền.
Bước 2: Xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Làm rõ nội dung chi tiền: chi cho hoạt động nào, mục đích gì, liên quan đến bộ phận hay khoản mục chi phí nào.
Bước 3: Định khoản kế toán
Xác định tài khoản tiền (111/112) và tài khoản đối ứng phù hợp với nghiệp vụ chi, đảm bảo đúng bản chất kinh tế.
Bước 4: Ghi Sổ Nhật Ký Chi Tiền
Căn cứ chứng từ đã kiểm tra và định khoản, ghi đầy đủ các thông tin vào sổ: ngày chứng từ, số chứng từ, nội dung chi, tài khoản đối ứng, số tiền chi.
Bước 5: Đối chiếu cuối ngày/tuần/tháng
Đối chiếu số liệu giữa Sổ Nhật Ký Chi Tiền với chứng từ gốc và các sổ liên quan để kịp thời phát hiện sai lệch.
4.3. Liên kết Sổ Nhật Ký Chi Tiền với các sổ kế toán khác
Sổ Nhật Ký Chi Tiền không tồn tại độc lập mà cần được đối chiếu, liên kết chặt chẽ với các sổ kế toán khác:
Sổ cái TK 111/112:
Số phát sinh chi trên Sổ Nhật Ký Chi Tiền phải khớp với số phát sinh bên Có của tài khoản tiền trên Sổ Cái.
Sổ quỹ tiền mặt:
Các khoản chi tiền mặt cần được đối chiếu thường xuyên để đảm bảo số dư quỹ thực tế và sổ sách trùng khớp.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ:
Số liệu chi tiền là căn cứ quan trọng để lập và kiểm tra Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp phù hợp.
Việc liên kết và đối chiếu định kỳ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, hạn chế sai sót và đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra.
5. Những lỗi thường gặp khi lập Sổ Nhật Ký Chi Tiền theo TT 99/2025/TT-BTC
Trong quá trình ghi Sổ Nhật Ký Chi Tiền, nhiều doanh nghiệp và kế toán vẫn mắc các lỗi cơ bản sau. Việc nhận diện sớm giúp hạn chế rủi ro khi kiểm tra, thanh tra.
5.1. Ghi sổ không căn cứ đầy đủ chứng từ hợp lệ
- Chi tiền nhưng thiếu phiếu chi, hóa đơn hoặc giấy đề nghị thanh toán.
- Chứng từ không đầy đủ chữ ký theo quy định nội bộ.
→ Dễ bị loại chi phí, ảnh hưởng tính hợp lệ của sổ kế toán.
5.2. Ghi nội dung nghiệp vụ không rõ ràng
- Diễn giải quá ngắn, chung chung, không phản ánh đúng bản chất khoản chi.
- Không thể hiện rõ mục đích chi tiền, bộ phận liên quan.
→ Khó đối chiếu, khó giải trình khi kiểm tra.
5.3. Định khoản sai tài khoản đối ứng
- Nhầm lẫn giữa các tài khoản chi phí, tạm ứng, công nợ.
- Không thống nhất định khoản giữa Sổ Nhật Ký Chi Tiền và Sổ Cái.
→ Dẫn đến sai lệch số liệu tổng hợp và báo cáo tài chính.
5.4. Không đối chiếu định kỳ với các sổ liên quan
- Không đối chiếu với Sổ quỹ tiền mặt, Sổ Cái TK 111/112.
- Để sai lệch tồn quỹ kéo dài mới phát hiện.
→ Rủi ro thất thoát tiền và sai số liệu báo cáo.
5.5. Thiếu chữ ký hoặc phê duyệt theo quy định
- Sổ không có chữ ký của người lập, kế toán trưởng hoặc người có thẩm quyền.
- Ký không đúng thời điểm hoặc ký thay không đúng quy định.
→ Ảnh hưởng giá trị pháp lý của sổ kế toán.
5.6. Lập sổ nhưng không gắn với kiểm soát nội bộ
- Ghi sổ chỉ mang tính hình thức, không phục vụ quản lý dòng tiền.
- Không phân công rõ trách nhiệm giữa người lập – người duyệt – người giữ quỹ.
→ Không phát huy vai trò kiểm soát của Sổ Nhật Ký Chi Tiền theo TT 99.
Sổ Nhật Ký Chi Tiền là một trong những sổ kế toán quan trọng, phản ánh trực tiếp các khoản chi tiền phát sinh trong doanh nghiệp. Việc lập và ghi sổ đúng quy định theo Thông tư 99/2025/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ dòng tiền, mà còn hạn chế rủi ro khi kiểm tra, thanh tra kế toán – thuế.
Để áp dụng hiệu quả, kế toán cần nắm rõ mẫu sổ chuẩn, quy trình ghi sổ và các lỗi thường gặp, đồng thời thực hiện đối chiếu định kỳ với các sổ kế toán liên quan. Trong trường hợp chưa tự tin triển khai, việc sử dụng mẫu Sổ Nhật Ký Chi Tiền chuẩn và được hướng dẫn thực hành sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Người đọc có thể tải miễn phí mẫu Sổ Nhật Ký Chi Tiền theo TT 99/2025/TT-BTC tại Kế toán Lê Ánh để sử dụng ngay cho công tác kế toán tại đơn vị mình.
>>> Tham khảo các khóa học tại Kế toán Lê Ánh:
