Mẫu Sổ Nhật Ký Mua Hàng Theo TT 99/2025/TT-BTC
Trong quá trình làm kế toán, Sổ Nhật Ký Mua Hàng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là sổ quan trọng để theo dõi các nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong kỳ. Nếu không nắm rõ cách ghi và sử dụng đúng mẫu, kế toán rất dễ gặp sai sót khi đối chiếu số liệu và lập báo cáo.
Từ 01/01/2026, doanh nghiệp áp dụng TT 99/2025/TT-BTC cần cập nhật đúng mẫu S03a3-DN theo quy định mới. Bài viết này của Kế toán Lê Ánh chia sẻ cách hiểu đúng – dùng đúng – tải đúng Mẫu Sổ Nhật Ký Mua Hàng, giúp kế toán áp dụng thuận lợi vào công việc thực tế.
Mục lục
- 1. Mẫu Sổ Nhật Ký Mua Hàng theo TT 99/2025/TT-BTC (S03a3-DN)
- 2. Kết cấu và nội dung của Mẫu Sổ Nhật Ký Mua Hàng S03a3-DN
- 3. Sổ Nhật Ký Mua Hàng là gì? (Bản chất kế toán cần hiểu)
- 4. Vai trò của Sổ Nhật Ký Mua Hàng trong công tác kế toán
- 5. Vị trí của Sổ Nhật Ký Mua Hàng trong hình thức Nhật ký – Sổ cái
- 6. Hướng dẫn ghi Mẫu Sổ Nhật Ký Mua Hàng theo TT 99/2025/TT-BTC
- 7. Những lưu ý khi sử dụng Mẫu S03a3-DN
1. Mẫu Sổ Nhật Ký Mua Hàng theo TT 99/2025/TT-BTC (S03a3-DN)
Tải Mẫu Sổ Nhật Ký Mua Hàng theo TT 99/2025/TT-BTC (S03a3-DN)
2. Kết cấu và nội dung của Mẫu Sổ Nhật Ký Mua Hàng S03a3-DN
Mẫu Sổ Nhật Ký Mua Hàng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC được thiết kế theo nguyên tắc ghi sổ kế toán thống nhất, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong kỳ theo trình tự thời gian. Việc nắm rõ kết cấu và nội dung của mẫu sổ giúp kế toán ghi chép đúng ngay từ đầu, hạn chế sai sót khi tổng hợp số liệu cuối kỳ.
Kết cấu tổng thể của mẫu sổ
Về kết cấu, Sổ Nhật Ký Mua Hàng S03a3-DN gồm các phần chính:
- Phần thông tin chung: tên doanh nghiệp, tên sổ, kỳ kế toán, ngày mở sổ
- Phần nội dung ghi sổ: phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ mua hàng phát sinh
- Phần cộng số liệu cuối kỳ và ký xác nhận theo quy định
Các nghiệp vụ mua hàng được ghi theo trình tự thời gian phát sinh, căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp như hóa đơn, phiếu nhập kho, hợp đồng, chứng từ thanh toán.
Các cột thông tin chính trên Sổ Nhật Ký Mua Hàng
Mẫu S03a3-DN bao gồm các cột thông tin cơ bản sau:
- Ngày, số chứng từ: ghi ngày lập chứng từ và số hiệu hóa đơn, phiếu nhập kho hoặc chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng.
- Tên người bán, nội dung mua hàng: ghi rõ tên nhà cung cấp và nội dung hàng hóa, dịch vụ mua vào để thuận tiện cho việc đối chiếu sau này.
- Tài khoản đối ứng: phản ánh tài khoản kế toán liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, làm căn cứ ghi vào Sổ Cái.
- Giá trị mua chưa thuế: ghi giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào chưa bao gồm thuế GTGT.
- Thuế GTGT: ghi số thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn mua hàng hợp pháp.
- Tổng giá thanh toán: phản ánh tổng giá trị phải thanh toán cho người bán, bao gồm cả thuế GTGT.
Việc ghi đầy đủ và chính xác các cột thông tin này giúp kế toán dễ dàng đối chiếu công nợ, kiểm soát thuế GTGT đầu vào và tổng hợp số liệu cuối kỳ.
Yêu cầu trình bày và ghi chép theo TT 99/2025/TT-BTC
>>> Xem thêm: Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
Khi lập và ghi Mẫu Sổ Nhật Ký Mua Hàng S03a3-DN, kế toán cần lưu ý:
- Ghi sổ liên tục, rõ ràng, không tẩy xóa, đảm bảo phản ánh trung thực nghiệp vụ phát sinh.
- Thông tin trên sổ phải phù hợp với chứng từ kế toán gốc và số liệu trên các sổ kế toán liên quan.
- Cuối kỳ, sổ phải được cộng số liệu, đối chiếu và ký xác nhận theo đúng quy định của Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Việc tuân thủ đúng yêu cầu trình bày và ghi chép sẽ giúp Sổ Nhật Ký Mua Hàng đáp ứng yêu cầu quản lý nội bộ và thuận lợi khi kiểm tra, quyết toán.
3. Sổ Nhật Ký Mua Hàng là gì? (Bản chất kế toán cần hiểu)
Sổ Nhật Ký Mua Hàng là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong kỳ theo trình tự thời gian, căn cứ vào hóa đơn và chứng từ hợp pháp. Đây là sổ giúp kế toán theo dõi toàn bộ hoạt động mua vào của doanh nghiệp ngay từ khi nghiệp vụ phát sinh.
Trên sổ này, kế toán phản ánh các nghiệp vụ như mua hàng hóa, nguyên vật liệu, mua dịch vụ, mua hàng nhập khẩu phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh. Việc ghi chép đầy đủ giúp kiểm soát chi phí, công nợ phải trả và thuế GTGT đầu vào.
Cần phân biệt Sổ Nhật Ký Mua Hàng với các sổ chi tiết khác. Sổ Nhật Ký Mua Hàng dùng để ghi nhận nghiệp vụ theo thời gian và làm căn cứ ghi Sổ Cái, trong khi các sổ chi tiết mua hàng hoặc công nợ chỉ phục vụ theo dõi chi tiết theo từng đối tượng quản lý.
>>> Xem thêm: Danh Mục Và Biểu Mẫu Chứng Từ Kế Toán Theo Thông Tư 99/2025/TT-BTC
4. Vai trò của Sổ Nhật Ký Mua Hàng trong công tác kế toán
Sổ Nhật Ký Mua Hàng giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát các nghiệp vụ mua vào của doanh nghiệp. Thông qua sổ này, kế toán có thể theo dõi đầy đủ các nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong kỳ, đảm bảo ghi nhận kịp thời, không bỏ sót chứng từ.
Bên cạnh đó, Sổ Nhật Ký Mua Hàng là căn cứ để đối chiếu công nợ phải trả và thuế GTGT đầu vào, giúp kế toán kiểm soát số liệu giữa hóa đơn, chứng từ và sổ kế toán, hạn chế sai sót khi kê khai thuế.
Số liệu trên sổ còn được sử dụng để ghi Sổ Cái và lập báo cáo tài chính, phản ánh chính xác tình hình mua hàng và chi phí của doanh nghiệp trong kỳ. Đồng thời, việc ghi chép đầy đủ và đúng quy định cũng hỗ trợ kế toán thuận lợi khi kiểm tra, đối chiếu và quyết toán thuế.
5. Vị trí của Sổ Nhật Ký Mua Hàng trong hình thức Nhật ký – Sổ cái
Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái, Sổ Nhật Ký Mua Hàng là sổ nhật ký chuyên dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong kỳ theo trình tự thời gian. Số liệu trên sổ là cơ sở để kế toán ghi vào các sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết liên quan.
Trong hệ thống sổ kế toán, Sổ Nhật Ký Mua Hàng có mối liên hệ chặt chẽ với Sổ Cái, là căn cứ để ghi nhận các tài khoản liên quan đến mua hàng, chi phí, thuế và công nợ phải trả. Đồng thời, số liệu trên sổ được sử dụng để đối chiếu với sổ chi tiết công nợ phải trả theo từng nhà cung cấp và sổ thuế GTGT đầu vào phục vụ kê khai thuế.
Việc ghi chép đầy đủ và chính xác Sổ Nhật Ký Mua Hàng giúp kế toán kiểm soát tốt số liệu cuối kỳ, đảm bảo sự thống nhất giữa các sổ kế toán và hạn chế sai lệch khi lập báo cáo tài chính hoặc quyết toán thuế.
6. Hướng dẫn ghi Mẫu Sổ Nhật Ký Mua Hàng theo TT 99/2025/TT-BTC
Khi ghi Mẫu Sổ Nhật Ký Mua Hàng theo TT 99/2025/TT-BTC, kế toán cần tuân thủ đúng nguyên tắc ghi sổ kế toán, đảm bảo phản ánh trung thực, đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ mua hàng phát sinh. Mọi thông tin ghi trên sổ phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp, ghi rõ ràng, liên tục, không tẩy xóa.
Thời điểm ghi nhận nghiệp vụ mua hàng
Nghiệp vụ mua hàng được ghi vào Sổ Nhật Ký Mua Hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, căn cứ vào hóa đơn và chứng từ liên quan. Việc ghi nhận kịp thời giúp kế toán kiểm soát tốt chi phí, công nợ và thuế GTGT đầu vào ngay trong kỳ.
Cách ghi Sổ Nhật Ký Mua Hàng trong các trường hợp phổ biến
- Mua hàng hóa trong nước: ghi theo hóa đơn mua hàng, phản ánh rõ giá trị chưa thuế, thuế GTGT và tổng giá thanh toán.
- Mua dịch vụ: ghi căn cứ vào hóa đơn dịch vụ, lưu ý nội dung mua dịch vụ và tài khoản kế toán liên quan.
- Mua hàng nhập khẩu: ghi căn cứ vào bộ chứng từ nhập khẩu hợp lệ, phản ánh đầy đủ giá trị hàng mua và các khoản thuế liên quan theo quy định.
7. Những lưu ý khi sử dụng Mẫu S03a3-DN
Khi sử dụng Mẫu Sổ Nhật Ký Mua Hàng S03a3-DN theo TT 99/2025/TT-BTC, kế toán cần lưu ý một số điểm quan trọng để hạn chế sai sót trong quá trình ghi sổ.
- Thứ nhất, chỉ ghi sổ khi có đầy đủ chứng từ kế toán hợp pháp như hóa đơn, hợp đồng, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán. Thông tin trên sổ phải phù hợp với chứng từ gốc và các sổ kế toán liên quan.
- Thứ hai, cần ghi sổ kịp thời, liên tục, tránh để dồn chứng từ đến cuối kỳ mới ghi, dễ gây nhầm lẫn và sai lệch số liệu khi đối chiếu công nợ và thuế GTGT đầu vào.
- Thứ ba, khi ghi sổ bằng Excel hoặc phần mềm kế toán, kế toán nên kiểm tra kỹ công thức, tài khoản đối ứng và số liệu tổng hợp để đảm bảo số liệu trên Sổ Nhật Ký Mua Hàng khớp với Sổ Cái, sổ chi tiết công nợ phải trả và sổ thuế GTGT đầu vào.
Cuối cùng, cuối kỳ kế toán, sổ phải được cộng số liệu, đối chiếu và ký xác nhận theo đúng quy định, đảm bảo phục vụ tốt cho việc lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế.
Việc sử dụng đúng Mẫu Sổ Nhật Ký Mua Hàng S03a3-DN theo TT 99/2025/TT-BTC giúp kế toán ghi nhận đầy đủ nghiệp vụ mua hàng, kiểm soát công nợ, thuế GTGT đầu vào và hạn chế sai sót khi lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế.
Để hiểu và áp dụng toàn bộ hệ thống sổ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC một cách bài bản, bạn có thể tham khảo Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành tại Kế toán Lê Ánh, nơi học viên được hướng dẫn trực tiếp bởi kế toán trưởng và chuyên gia thực tế.
>>> Tham khảo các khóa học tại Kế toán Lê Ánh:
