Kinh nghiệm làm kế toán tiền lương cho các bạn mới vào nghề

Kế toán tiền lương là một công việc rất quan trọng đối với kế toán mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng yêu cầu và không cho phép xảy ra bất kỳ sai sót nào vì nó sẽ gây ra ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động trong doanh nghiệp hoặc thất thoát cho công ty.

Tuy nhiên, nếu như bạn mới bước vào nghề, bạn không biết mình cần có những kỹ năng, kinh nghiệm nào để hoàn thành tốt công việc kế toán tiền lương?

Trong bài viết dưới đây, các kế toán trưởng của Kế toán Lê Ánh sẽ chia sẻ với các bạn chi tiết về kế toán tiền lương là gì và một số kinh nghiệm về kế toán tiền lương trong doanh nghiệp.

»»» Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Online

1. Những Điều Bạn Cần Biết Về Kế Toán Tiền Lương

Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương là việc hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố chính như: bảng chấm công, ngày giờ tăng ca, phụ cấp, hợp đồng khoán,... để thanh toán lương và bảo hiểm cho người lao động trong doanh nghiệp.

Vai trò của người làm kế toán tiền lương?

Người làm kế toán tiền lương đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp vì phải đảm bảo được quyền bình đẳng cho tất cả mọi người. Công việc này yêu cầu người đảm nhận sự cẩn thận, nhanh nhay, hạn chế tối đa sai xót, đặc biệt là những trường hợp xảy ra thất thoát thu nhập của người lao động.

Yêu cầu cần có đối với người làm kế toán tiền lương?

Để làm tốt công việc của nhân viên kế toán tiền lương, bạn phải là người am hiểu các chính sách về nhân sự và tiền lương. Các bạn cần dựa vào bảng lương, danh sách nhân viên, hợp đồng lao động, chính sách thưởng, chứng từ chuyển tiền và bảng tính thuế thu nhập cá nhân để có căn cứ kiểm tra chi phí lương.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần trang bị cho mình những kiến thức về các mảng nghiệp vụ khác của kế toán để có thể phối hợp tốt với công việc khác như Kế toán thuế, Kế toán công nợ,...

2. Các Chứng Từ Cần Sử Dụng Khi Làm Kế Toán Tiền Lương

- Bảng chấm công

- Bảng tạm ứng lương công ty

- Phiếu tạm ứng lương nhân viên

- Bảng thanh toán lương và BHXH

- Bảng kê chi tiết phụ cấp

- Phiếu lương nhân viên

- Bảng lương thanh toán qua ngân hàng

- Báo cáo quyết toán thuế TNCN

- Các biểu mẫu báo cáo BHXH

Tham khảo: 

• Mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc
• Cách lập Mẫu TK1-TS Tờ khai tham gia BHXH lần đầu

3. Công Việc Của Người Làm Kế Toán Tiền Lương

Quản lý kỳ lương chính: Người làm kế toán tiền lương trong doanh nghiệp cần đảm bảo việc quản lý kỳ lương chính.

Các công việc kế toán tiền lương cụ thể như sau:

• Ghi chép và phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
• Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
• Xây dựng kỳ tính lương với nhiều thông số chi tiết như loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu và kết thúc kỳ lương, trị giá cơ bản để tính,...
• Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, chi phí công đoàn vào chi phí sản xuất kinh doanh
• Tính các khoản thu nhập/ giảm trừ lương cuối kỳ để áp dụng cho một nhóm nhân viên hoặc cho một nhân viên cụ thể.
• Áp dụng các tỷ giá hối đoái mới nhất để đảm bảo tính lương chính xác.
• Đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương dựa trên thông tin lương nhân viên, thông tin kỳ lương và dữ liệu chấm công.
• Tính các chỉ tiêu nghĩa vụ với nhà nước theo lương như thuế TNCN, BHXH, BHYT đầy đủ và chính xác.
• Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
• Quản lý và theo dõi các khoản quỹ của nhân viên, tự động trừ lương vào quỹ, theo dõi các chỉ tiêu quỹ.
• Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để quyết toán thuế TNCN cuối năm.

Quản lý việc tạm ứng lương:

• Quản lý các đợt tạm ứng lương trong tháng của công ty.
• Tính tạm ứng lương cho toàn thể công ty, cho một nhóm nhân viên hoặc cho một nhân viên.
• Xây dựng mức tạm ứng lương linh hoạt như: số % lương cơ bản hoặc giá trị tiền riêng cho từng nhân viên.

Yêu cầu bắt buộc đối với người làm kế toán tiền lương:

• Bảng chấm công cần đảm bảo phải thật chuẩn xác học xuất nhập khẩu ở đâu
• Điền mức lương cơ bản (hoặc mức lương theo ngày) theo quy định của công ty nơi bạn làm việc hoặc theo ý giám đốc,...
• Nếu làm trên excel nên chú ý công thức, cách tính phải thật chính xác, đặc biệt là các chỉ tiêu lương của từng người và tổng lương của toàn công ty.
• Nếu kiêm chi lương thì phải đếm tiền thật cẩn thận.
• Nếu làm lương cho công nhân theo sản phẩm thì hạn chế làm tròn vì người lao động ăn theo sản phẩm rất khổ, dù bớt một chút để làm tròn thôi cũng thiệt cho họ.
• Nếu tính lương trên phần mềm kế toán, người làm kế toán cần nhập dữ liệu chính xác và kiểm tra, đối chiếu lại báo cáo.

Tham khảo: Khóa Học Kế Toán Online - Tương Tác Trực Tiếp Với Giảng Viên Kế Toán Trưởng Trên 10 Năm Kinh Nghiệm

4. Một Số Lưu Ý Về Kế Toán Tiền Lương Khi Quyết Toán Thuế

- Tìm hiểu các thông tin về lương, phụ cấp của nhân viên, các nhân tố ảnh hưởng đến phụ cấp

- Chú ý đến những lao động thời vụ, thử việc, cách tính lương, mức khấu trừ trước khi trả lương

- Biết cách tính và khai báo các khoản phụ cấp, thu nhập và các khoản khấu trừ

- Tìm hiểu các khoản thu nhập chịu thuế, không chịu thuế TNCN, các khoản giảm trừ...

- Tìm hiểu thủ tục đăng ký tham gia BHXH cho nhân viên.

- Cập nhật về tỷ lệ các khoản trích theo lương mới nhất.

Hiểu biết các yếu tố có ảnh hưởng đến nghiệp vụ nhân sự và tính lương của doanh nghiệp

Ví dụ: Kỳ tính lương, số ngày/giờ làm việc trong tháng, cách tính lương có thay đổi trong kì, mức bảo hiểm phải đóng bắt buộc, các thông số thuế TNCN…

- Biết cách tính thuế thu nhập cá nhân và kê khai thuế thu nhập cá nhân...

Hồ sơ, chứng từ của kế toán tiền lương cần chuẩn bị khi quyết toán thuế:

Chúng ta đã biết rằng, với cơ quan thuế thì cho dù khoản chi của doanh nghiệp là có thật và chính xác 100% nhưng không có đủ chứng từ chứng mình thì khoản chi đó vẫn không được trừ.

Vì thế, khi hạch toán chi phí tiền lương, kế toán cần tập hợp đủ các hồ sơ, chứng từ cơ bản như:

• Hợp đồng lao động
• Bảng chấm công, bảng theo dõi làm thêm giờ
• Bảng thanh toán tiền lương
• Phiếu chi lương (hoặc chứng từ phản ánh chi lương)
• Bảng ký nhận lương của nhân viên.

Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau sẽ không được trừ:

Thứ nhất: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau:

• Hợp đồng lao động;
• Thoả ước lao động tập thể;
• Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn;
• Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Thứ hai: Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

Có thể thấy rằng công việc của kế toán tiền lương mặc dù không quá khó, tuy nhiên, lại đòi hỏi độ chính xác cao, phải thường xuyên cập nhật các chính sách, những điều chình của Nhà nước qua mỗi năm.

Trên đây là những kinh nghiệm làm kế toán tiền lương cho các bạn mới vào nghề được chia sẻ từ các anh chị kế toán trưởng hiện đang làm việc tại các tổ chức lớn, uy tín và đang tham gia giảng dạy tại lớp học kế toán thực hành Lê Ánh. Mong rằng những kinh nghiệm trên đây có thể giúp ích được cho các bạn.

Tham khảo thêm bài viết: 

• Bảng Thanh Toán Tiền Lương - Tổng Hợp Mẫu Và Cách Lập
• Cách Tính Lương Hưu Theo Quy Định Mới Nhất
• Mức Lương Tối Thiểu Vùng Cập Nhật Mới Nhất
• Lương Cơ Sở Là Gì?
• Lương Cơ Bản Là Gì?
• Các cách tính lương cho người lao động trong Doanh Nghiệp

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp online/ offline, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích báo cáo tài chính... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh